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¿Cuánto tiempo dedicas a la semana a responder y gestionar el email?
Es posible que nunca lo hayas calculado, así que te doy yo la cifra: los emprendedores dedicamos el 28% del tiempo de trabajo de una semana a poner al día la bandeja de entrada y dedicamos una media de 3 horas al día a leer, responder y gestionar los emails.
Así que a los problemas de productividad de la falta de foco y la dispersión, hay que sumar la gestión del email, que es un importante talón de Aquiles de los emprendedores digitales y puede convertirse en un gran ladrón de productividad.
La verdad es que somos incapaces de ignorar las nuevas notificaciones y tenemos la (mala) costumbre de asomarnos al correo cada 5 minutos. Somos un poco adictos, y como en toda adicción, hay consecuencias: agobio, estrés y emails amontonados que esperan pacientes tu atención.
Si alguna vez has respondido un correo con la típica frase de “Perdona por no haber respondido antes”, quédate con nosotros porque vamos a contarte 7 trucos que utilizamos en Más y Mejor para tener el email bajo control, evitar el estrés y que puedas dedicar el tiempo a esas tareas importantes que de verdad generan resultados en tu negocio.
¿Quieres convertirte en un ninja del email?
Let´s go!
Cómo evitar que la gestión del email afecte a tu productividad
Desactivar las notificaciones, elegir un horario para responder emails y mantener cerrada la pestaña del correo fuera de esas horas son consejos básicos que te recomiendo poner en práctica YA.
Pero no son los únicos. Si quieres convertirte en un verdadero emprendedor-ninja del email, toma nota de estos 7 tips.
[Tweet «¿Te cuesta dejar la bandeja de entrada a cero? Prueba con estos 7 consejos #emprender»]
1. Desuscríbete de las listas que no te aportan valor
¿A cuántas newsletter estás suscrito? Es posible que en más de las que recuerdas haberte apuntado.
Es genial formar parte de comunidades que te aportan valor y te ayudan a crecer como emprendedor. El problema es que solemos darnos de alta en demasiadas listas; tantas, que no tenemos tiempo de revisar todas las actualizaciones.
Por eso, te recomiendo hacer un repaso de los blogs que sigues y pregúntate si de verdad continúas interesado en todos ellos.
Ten en cuenta que a medida que tu negocio evoluciona, tus intereses varían. Es algo normal, porque en función de la fase de negocio en la que estés, tus necesidades son unas u otras.
Por eso, no es raro ni malo darse de baja de listas y permanecer solo en aquellas que te siguen resultando útiles.
Si estás suscrito a un montón de blogs, no intentes darte de baja de forma manual porque es una pérdida de tiempo. Utiliza mejor herramientas como Unroll.me, que te desuscribe de forma automática de las newsletters que tú elijas. Una solución fácil, rápida y cómoda para hacer limpieza de emails que recibes. 😉
2. Evita el email como canal de comunicación con tus colaboradores
A todo negocio digital saludable le llega ese gran momento en el que se hace necesario vencer el miedo a delegar y formar equipo para seguir creciendo y que tú puedas dedicarte a tareas estratégicas de tu negocio y que generan resultados.
Y es posible que para organizar el trabajo con tus colaboradores pienses en utilizar el email como canal principal de comunicación.
¡Error!
Aunque sea una herramienta de comunicación básica en nuestro día a día, el correo electrónico es una de las peores opciones para comunicarte con tu equipo: los hilos de las conversaciones se hacen interminables, es fácil perder algún dato y obliga a tener que estar pendiente de nuevos mensajes cada dos por tres.
Existen mejores soluciones para la comunicación de equipos. Una de ellas (de las más populares) es Slack, especialmente diseñada para la comunicación entre equipos de trabajo en remoto.
Es la que utilizamos en Más y Mejor y la que nos ayuda a organizarnos con nuestro equipo de forma eficiente sin que la gestión del equipo se convierta en un ladrón de productividad.
Además, a diferencia del email, Slack permite integraciones con otras plataformas como Trello, Google Calendar o Drive.
En esencia: gracias a herramientas como Slack, reducirás la cantidad de emails que debes gestionar y aumentará el rendimiento de todos los miembros del equipo.
3. Usa la regla de “Un Clic”
Esta regla se basa en una norma sencilla de aplicar: email que abres, email que debes gestionar de principio a fin.
Seguro que más de una vez has abierto un email, lo has leído y has pensado “luego lo respondo”.
Y ese “luego” tarda bastante en llegar. 😉
Puede que lo dejes para más tarde porque tienes otra tarea entre manos (¡ya estamos con la multitarea!) o porque quieres dedicarle tiempo para preparar una buena respuesta.
Ojo con este segundo motivo, porque es muy habitual caer en el perfeccionismo y dediques a un correo un tiempo desproporcionado.
A partir de ahora, cuando abras un email, toma una decisión sobre él: responder, archivarlo o borrarlo. La idea es que “te prohíbas” abrir un correo y pasar al siguiente sin haberlo procesado.
[Tweet «Con la Regla de Un Clic dejarás de perder tiempo gestionando el correo. Descubre Aquí en qué consiste #emprender»]
Para hacerlo de forma más ágil, crea tus propios procesos de gestión del email en los que especifiques el protocolo de actuación para cada caso.
4. Aplica la regla de las 3 frases
Este consejo te resultará útil si tiendes a retocar una y mil veces los correos antes de enviarlos o le das a las teclas tanto que se tarda más en leer tus emails que El Quijote.
La regla de las 3 frases se basa en ser conciso, preciso y escueto para lograr responder tus emails con 3 frases (o menos).
Si necesitas más de 3 frases, plantéate hacer una llamada de teléfono. Muchas veces es más rápido y te ayuda a hacer una mejor gestión del tiempo.
Evidentemente, no todos los emails se pueden gestionar en 3 frases, pero creo que la idea esencial ha quedado clara: aplica la filosofía minimalista en el email, no te eternices respondiendo y escribiendo emails y cuando veas que será más rápido hablarlo por teléfono, usa este medio.
5. Revisa el email después de terminar una tarea importante del día
Los expertos coinciden: empezar el día revisando el correo es una mala idea que puede afectar de forma negativa en tu productividad.
Empezar el día revisando el email tiene 3 grandes riesgos:
- Empiezas el día con la agenda de otros en lugar de con tus tareas prioritarias.
- Responder todos los emails puede llevarte más tiempo del esperado (por lo que tu organización se va al traste)
- Un email de contenido inesperado tiene un gran potencial para romper tu planificación.
Por eso, lo ideal es que comiences el día con una tarea importante de tu proyecto y solo cuando la hayas completado del todo, podrás revisar el email.
[Tweet «¿Conoces los 3 grandes riesgos de empezar el día revisando el correo? #emprender»]
6. Evita los emails innecesarios y automatiza todo lo que puedas
Sí, aunque no lo creas o no seas consciente de ello, parte de la culpa de que tu bandeja de entrada esté petada siempre la tienes tú.
No todos los emails requieren una respuesta ni todos los correos requieren tu intervención directa.
Tómate un tiempo para analizar los emails que sueles escribir y automatiza todas las respuestas que puedas.
7. Deja de utilizar tu bandeja de entrada como tu lista de tareas por hacer
La bandeja de entrada no es un gestor de tareas, así que deja de usar el email como tal.
Los correos que implican realizar una tarea, respóndelos como debas y sácalos de la bandeja de entrada.
Y la tarea en sí anótala en la herramienta que utilices a diario: Trello, Kanban Flow, Asana, o tu agenda de papel de toda la vida. ¡Pero no uses la bandeja de entrada como una lista de cosas que hacer!
Ya estás listo para convertirte en un maestro ninja del email
Sin duda, atender el email es una tarea “roba-tiempo”, puede convertirse en un enemigo de tu rendimiento y que no sepas cómo ser más productivo.
Pero el email también es una herramienta básica de tu negocio, así que es vital contar con un sistema que te permita gestionarlo sin agobios y sin que suponga un lastre para conseguir tus objetivos.
Espero que estos 7 trucos te sirvan para poner orden en tu bandeja de entrada. Ponlos en práctica y mide cuántas horas recuperas al día si gestionas bien tus emails. 😉
Y si recibes verdaderas avalanchas de correos y ni con estos consejos consigues recuperar tiempo, planteáte que quizá ha llegado el momento de contar con un asistente virtual que se encargue de filtrar por ti y reducir así tu carga de trabajo en el email.
Pues bien, ahora toca ponerse manos a la obra: desactiva las notificaciones del email, decide las horas en las que atenderás el email y fuera de ese horario, ¡cierra la pestaña del correo! 😉
¿Qué trucos usas tú para tener el email bajo control? ¿Sientes que la gestión del correo afecta a tu productividad? ¿Alguna vez has medido las horas que pasas respondiendo correos cada semana? Seguro que tienes más de una buena anécdota relacionada con el email, así que ¡te espero en los comentarios!
Hola Isa!
genial las claves y consejos.
Por suerte, muchas las conocía y las llevo a la practica. Otras, sin embargo, aun puedo mejorar, como en la regla de un «clic'». A veces, por no gestionar ese email en el momento en el que he decidido meterle mano, se queda en la bandeja de entrada forever.
No sé si se da por sentado, pero quizás un consejo básico sería el de marcarte bloques de tiempo para revisar y trabajar el email. Es decir, si abres el email, que no se te vayan 2 horas si solo querías estar 1h.
Si tienes 50 emails y solo te da tiempo a contestar 40 en el tiempo que has destinado para tal, ya empezarás respondiendo al día siguiente a esos que han quedado pendientes. De otra manera, seremos esclavos del email y menguarán nuestro resultados diarios.
Fuerte abrazo!
Christian
Muchas gracias por tu comentario, Christian. Y también por tu consejo. Nosotros lo aplicamos a rajatabla y tenemos bloqueado en agenda el tiempo para responder emails. De lo contrario, como bien indicas, nos convertimos en esclavos, ya no del email, sino de la primera notificación que asome por nuestras vidas, jajaja.
Un abrazo!!
Hola Isa!
Tus 7 consejos son fabulosos y de veras que por más que lo intento y por más disciplina que me impongo, siempre, siempre, tengo la tentación de ver el correo antes de ponerme a trabajar… y suelo caer.
Sé que es un grave error que debo corregir, quizás este artículo me sirve como «tirón de orejas» jejeje.
Muchas gracias!
Un cordial saludo
Juan Carlos
Muchas gracias por pasarte a comentar, Juan Carlos. El objetivo del post era ese: Daros consejos para evitar lo que le ocurre a la inmensa mayoría de las personas. Y hablamos desde nuestra propia experiencia (nosotros también vivíamos esclavos del correo). Nos alegra que te sirva de ayuda. Un abrazo!!
Hola Isa
Otro consejo que ahorra mucho tiempo es atender el correo de arriba a abajo.
Al principio da un poco de miedo porque puedes tener la sensación de que puedes dejar algo urgente para más tarde. Con el tiempo, compruebas que la mayoría de los correos se resuelven solos.
Si es algo realmente importante, te suelen enviar un nuevo correo.
Un abrazo
Buen consejo, Jerby. Nosotros preferimos escanear primero y decidir la urgencia. Un abrazo!!
Hace tiempo que reservo un tiempo para gestionar el correo limitándolo a 15 min por la mañana y 15 min por la tarde.
Empezamdo a poner en práctica vuestros consejos, pbservo que Unroll.me no está disponible para UE. ¿Podríais aconsejarnos alguna otra aplicación para desinscribirnos, por favor? Realmente el proceso manual es una pérdida de tiempo la mayoría de las veces, aunque mejor que dejar que se nos llene el correo de información que no revisaremos ni ahora ni más tarde 😅
Hola, Sandra.
Lamento decirte que desde que entró en vigor la ley de protección de datos Unroll.me no está disponible en la UE. Siguiendo la línea de este motivo, no sabría decirte si existe alguna otra disponible.
Un abrazo
Aloha Isa,
Me encanta ese enfoque de productividad minimalista desde donde enfocáis vuestra empresa.
Gracias a este post, he decidido darme de baja en unas cuantas listas que ya no estaba utilizando y que me distraían de los emails realmente importantes. Y lo del email de 3 frases… que puntazo, ese me lo apunto porque no veas como me enrollo normalmente.
Ya había leído en otro artículo vuestro sobre la importancia de empezar el lunes con las tareas importantes, antes de nada. La verdad es que me cuesta no mirar el correo y el dichoso facebook, jejeje.
Muchas gracias por tanto, con todos estos consejos vamos a seguir creciendo más y mejor.
Un abrazo
Muchas gracias por tu comentario, Luis. Lo de no mirar el correo y facebook… es cosa solamente de fuerza de voluntad.
Un abrazo!!
Hola Isa,
Sencillo y práctico artículo. Felicidades!
Aplico casi todas las reglas que expones y realmente tu productividad se dispara. Al principio cuesta no echarle un ojo de vez en cuando, pero una vez que haces el hábito, es todo ventajas.
La única que no conocía es la de las 3 frases y me la quedo para probarla, porque tiene muy buena pinta. 😬
Para quien utilice Microsoft Outlook como gestor de email y planificador hay un recurso muy interesante que es elegir la opción de abrir o inicializar el programa siempre en el calendario en lugar del correo. Así lo primero que ves cada día son tus citas y tareas planificadas, lo que te ayuda a focalizarte en tus metas diarias y no distraerte en “apagar fuegos” de otros.
Abrazo
¡Muchas gracias por tu comentario, Yan! Genial tu consejo para los que utilicen Outlook (que seguro que no son pocas personas). Un abrazo!!
Fantástico artículo, me hacía mucha falta. Descargando e instalando Slack para comunicarme con mi equipo. ¡Gracias!
De nada Jordi, a darle caña al Slack, ya verás cómo mejoran tus comunicaciones. 😉
Un abrazo y gracias a ti.