Asistente virtual, la navaja suiza que todo emprendedor online necesita

Asistente Virtual: la herramienta definitiva

Un Asistente Virtual es algo básico para todo Emprendedor y hoy os traemos un post que ha preparado para nosotros una persona al a que tenemos mucho cariño.

Amante del Balonmano, Malagueño con corazón viajero y buena gente, Javier Santos está al frente del blog Administración Virtual y conoce de primera mano las necesidades que un emprendedor digital tiene cuando su negocio empieza a crecer y se plantea la opción de delegar.

En este post vamos a ver, qué es un asistente virtual y por qué lo necesitas, qué tareas son las primeras que puedes delegar, cómo es trabajar día a día con él, algunas de las reglas más importantes para delegar tareas y una de las preguntas más importantes que nos ha hecho mucha gente en los últimos meses: ¿Cuánto cuesta tener un asistente virtual?

Os dejo con una persona que me sacó una sonrisa en el evento de Hotmart en Madrid cuando me dio un abrazo (Juanmi) en medio de nuestra ponencia, con un “tío grande” como decimos en Andalucía, por fuera y sobre todo por dentro. Una de esas personas que merece la pena conocer.

¡Todo tuyo Javier!


¿Alguna vez has deseado tener una mano amiga que te ayude a abarcar todas las tareas que haces a diario en tu proyecto? Sin saberlo, has pensado en un asistente virtual.

Todos sabemos que, como emprendedores, muchas veces parecemos auténticas personas orquesta. Hacemos absolutamente de todo para sacar adelante nuestro negocio online. Y no me entiendas mal: esto a veces tiene su parte positiva, pero llega un momento en todo proyecto en el que es prácticamente imposible afrontarlo todo nosotros solos sin correr el riesgo de morir de éxito.

Reconócelo.

A menudo te vuelves loco queriendo usar la última herramienta que ha salido para hacer tal o cual cosa. Incluso si no eres víctima de esa fiebre, probablemente sí que estés usando docenas de herramientas para realizar muchas de tus tareas diarias.

Es cierto que usar los recursos adecuados nos puede ayudar mucho con nuestro trabajo y mejorar nuestra productividad emprendedora, pero tenemos que ser conscientes de que no podemos hacerlo todo nosotros y que hay una “herramienta” que nos puede ayudar mucho.

Por eso, hoy quiero presentarte la que para mi debería ser la herramienta que todo emprendedor debería tener en mente utilizar. Vale que quizás aún no estás en el momento de necesitarla, pero te aseguro que si haces las cosas bien, llegará un momento en el que te resulte imprescindible. Estoy hablando de la figura del asistente virtual.

1. Delega o acabarás quemado

¿Tus jornadas de trabajo son interminables? ¿En la mayoría de las ocasiones estás tú solo para remar adelante en tu proyecto? ¿No ves el final de tu lista de tareas pendientes, a pesar de llevar trabajando a tope durante muchas horas?

En serio, necesitas delegar porque corres el riesgo de acabar quemado.

Delegar es una de las mejores decisiones que puedes tomar como emprendedor, porque supone un antes y un después en el desarrollo de tu negocio.

Sé que al principio puede dar un poco de miedo. Crees que nadie va a entender tu proyecto mejor que tú y que nadie va a hacer las tareas como tú sabes hacerlas.

Debes quitarte ese miedo y probar a delegar algunas en otra persona: en un asistente virtual.

Hagamos una prueba. Dime si usas más de una de estas herramientas:

  • WordPress para gestionar tu web.
  • Documentos y hojas de cálculo para tener controladas tus cuentas (y otras muchas cosas).
  • Gestor de correo electrónico.
  • Algún programa de edición de imágenes.
  • Redes sociales para difundir tu proyecto.

Y muchas más, como por ejemplo estas 10 herramientas online para ser más productivos que nos enseñaban Isa y Juanmi.

Genial. Pero es que, cuando ya tienes más o menos controladas muchas de estas herramientas, lees que existen otras que son la caña y que te ayudarán con tu proyecto, como por ejemplo:

  • Canva para crear imágenes atractivas.
  • Screencast-o-matic para grabar vídeos de tu pantalla.
  • Plataformas de email marketing.
  • Herramientas de programación de redes sociales.
  • Por no hablar de los miles de plugins disponibles para WordPress que nos pueden ayudar a implementar en nuestra web una infinidad de funcionalidades más que interesantes.

¿Sabes el tiempo que te lleva aprender todas estas herramientas y estar a la última en cada una de ellas?

Ya te lo digo yo: un tiempo que no tienes.

Por eso es posible que haya llegado el momento de incorporar a tu negocio un asistente virtual. Y para ayudarte a tomar la decisión, voy a explicarte quién es, qué hace y cómo puedes trabajar con uno.

2. ¿Qué es un asistente virtual y por qué lo necesitas?

Un asistente virtual es una persona en la que puedes delegar tareas de tu proyecto para que las haga por ti.

Así de simple.

Vale, es cierto que hay matices, que hay asistentes virtuales especializados en tal o cual cosa y que deberás buscar a uno que encaje con el tipo de tareas que tú necesitas quitarte de encima para aprovechar mejor tu tiempo.

Pero en principio, el concepto es bastante sencillo: un asistente virtual es una persona a la que puedo encargarle algunas de las tareas que yo realizo personalmente para así poder centrarme en otras, ya sea a nivel profesional o para disfrutar un poco de la vida.

Estoy casi seguro de que decidiste emprender para sentirte más libre, así que…

Al empezar a trabajar con un asistente virtual dispondrás, de manera inmediata, de más tiempo para dedicarlo a las cosas realmente relevantes, que bien puede ser aquello que supone tu “core business” o disponer de algo de tiempo para ti mismo o para las personas importantes de tu vida: familia, amigos, etc.

3. Tareas que puedes delegar en un asistente virtual

Las tareas concretas que puedes delegar en un asistente virtual dependerán mucho de ti y de tu proyecto. Pero en todos, absolutamente en todos los negocios, se realizan tareas rutinarias que no es imprescindible que lleves a cabo tú mismo.

Pongamos como ejemplo a Diana.

Ella es coach de desarrollo profesional y tiene una web en la que ofrece sus servicios.

Diana es una excelente coach a la que le encanta ayudar a las personas, tiene una gran capacidad para conectar con ellas y disfruta muchísimo con su trabajo. La cosa no le va mal y tiene unos cuantos clientes, pero le gustaría poder ayudar a más gente. El problema es que no tiene más tiempo disponible.

Diana se encarga de todo en su proyecto y, además de tratar directamente con los clientes, también produce contenido para su blog, donde intenta ayudar y captar posibles clientes.

Diana también se encarga de gestionar su página web. Ya sabes lo que esto implica: búsqueda de plugins que hagan la funcionalidad que ella quiere implementar en su web, configuración del mismo, resolver posibles fallos de compatibilidad con otros plugins, etc.

Puesto que es tan buena como coach, sus clientes están empezando a recomendarla y otras personas también quieren saber si puede ayudarles. Por lo tanto, Diana recibe cientos de emails a la semana, algunos pidiendo información de sus servicios, otros agradeciéndole la información que comparte en su blog y otros simplemente proponiéndole algún tipo de colaboración.

Ella estaría encantada de afrontar nuevos proyectos, pero, siendo realista, es consciente de que no puede afrontar ni una sola cosa más que aumente su lista de tareas.

Diana estaba un poco agobiada porque, a pesar de que le iba bien, tenía jornadas de trabajo interminables y pasaba más horas trabajando ahora que cuando estaba en su antiguo trabajo por cuenta ajena.

Esto no le importaba porque realmente ama lo que hace. El problema era que de esa jornada interminable, solo dedicaba un par de horas a trabajar con sus clientes de coaching. El resto del tiempo lo estaba empleando en tareas que son necesarias, pero no le motivaban, no le gustaban y la alejaban de las partes más importantes del negocio.

3.1. Una persona en la que delegar tareas

Llegado el momento, Diana decidió formar equipo y contar con un asistente virtual.

Lo primero que hizo fue delegar toda la parte técnica. Se acabaron las peleas con WordPress, plugins, themes, actualizaciones y demás.

Todas las tareas técnicas se las pasaba a su asistente virtual, el cual se encargaba de implementar en la web de Diana todas las mejoras que ella necesitaba, pero sin tener que dedicarle tantísimas horas como antes.

Lo siguiente fue la gestión del email.

Diana tenía ciertos reparos con esta parte porque veía su bandeja de entrada como una parte muy personal de su proyecto, pero era consciente de que perdía muchas horas al día contestando infinidad de correos, así que decidió probar durante una semana a ver qué pasaba.

Lo habló con su asistente virtual y acordaron unas sencillas reglas en función de las cuales el asistente podría determinar qué correos eran importantes y tendría que contestar Diana directamente, qué correos se podían contestar en base a una plantilla o a una lista de respuestas habituales y qué correos podían borrarse porque simplemente eran basura.

¿Imaginas lo que ocurrió?

Diana pasó de gestionar ella misma cientos de emails a encargarse de 10 o 12. Y las personas seguían estando perfectamente atendidas y todas tenían su respuesta.

Es más, su tiempo de respuesta disminuyó y los clientes empezaron a percibir una mayor profesionalidad por parte de Diana.

Durante todo este proceso, además, Diana había conseguido liberar un importante número de horas de su jornada laboral. Así que pudo dedicarse a las 2 cosas más importantes para su negocio y que solo ella podía hacer: producir contenido para su blog y tratar directamente con sus clientes de coaching.

Al producir más y mejores contenidos, los clientes empezaron a aumentar y, al liberar horas en su agenda, Diana pudo empezar a aceptar a más clientes y sus ingresos aumentaron proporcionalmente.

Además Diana, ahora, dedica la mayoría de su jornada a hacer lo que realmente le gusta y ha dejado las tareas que le provocan grandes dolores de cabeza en manos de su asistente virtual.

El beneficio es obvio, ¿no?

4. ¿Cómo es trabajar día a día con un asistente virtual?

La organización del trabajo dependerá mucho de tus preferencias y del sistema de trabajo que ya tengas implementado. Pero estoy seguro de que, si decides dar el paso, cualquier asistente virtual intentará adaptarse a ti y no imponerte su sistema.

Es cierto que, por su experiencia, el asistente virtual te dará algunos consejos para mejorar tu rutina de trabajo: escúchalo e intentar adoptar las propuestas de mejora que te proponga.

Hoy en día existen multitud de herramientas que facilitan el trabajo colaborativo y remoto, por lo que solo será cuestión de encontrar el sistema que mejor se adapte a tus necesidades para trabajar mano a mano con él.

Seguramente será muy útil tener una carpeta compartida en Google Drive donde colocar documentación a la que es necesario acceder o donde se podrán almacenar los documentos resultantes del trabajo de tu asistente virtual.

Contar con un gestor de tareas también suele facilitar el trabajo en equipo.

Yo suelo recomendar Asana, pero existen otros muchos y además no es imprescindible que uses uno.

Es muy posible que tu asistente lo utilice para organizarse el trabajo, pero si tú no quieres complicarte más, simplemente mándale las tareas a través del email o del sistema de mensajería que hayáis acordado y tu asistente se encargará del resto.

4.1. Reglas para delegar tareas en un asistente virtual

Cuando delegamos una tarea, es importante que tengamos en cuenta que la otra persona puede no conocer ciertos detalles que resulten importantes.

Por eso es fundamental que exista una buena comunicación, que transmitas toda la información necesaria a tu asistente y que confíes en su profesionalidad.

También es fundamental marcar una fecha límite para la tarea si es que la tiene. Así tu asistente sabrá exactamente cuándo la necesitas y priorizará en consecuencia.

En este punto es importantísimo que seas razonable. No todo puede ser para ya. Debes tener una buena organización que permita ir sacando adelante las tareas con suficiente antelación para evitar prisas de última hora.

Es cierto que a veces pueden surgir imprevistos que conviertan una tarea concreta en una urgencia, pero estas deben ser situaciones puntuales, no la tónica general.

5. Trabajar con un asistente virtual suena bien, pero yo no me lo puedo permitir

Creo que después de todo lo leído hasta el momento ya te haces una buena idea de lo que implica poder contar con un asistente virtual que te ayude en tu trabajo y dejar de hacerlo todo tú mismo en plan “do it yourself”, pero quizás te preocupe el tema económico.

Vamos a darle una vuelta.

Sé que, cuando llega el momento de pagarle a otra persona para que haga tareas que hasta ahora haces tú, puede asustar bastante por todo lo que implica.

¿Piensas que no generas los suficientes ingresos como para poder afrontar ese gasto? Plantéate si no lo generas porque en realidad no dedicas más tiempo a lo que de verdad te hace ganar dinero.

Todas las horas al día que pasas ejecutando tareas rutinarias de tu negocio para que siga en marcha son horas en las que no estás generando ingresos.

En cambio, si ese tiempo lo inviertes en tareas facturables, el resultado cambia.

Pero claro, tampoco puedes dejar de lado la administración y la gestión interna. No, no puedes, es cierto. La clave está en que no tienes por qué hacerlas tú.

5.1. Aumento de los ingresos

Volvamos al caso de Diana y practiquemos un poco las matemáticas básicas.

La tarifa del servicio de coaching de Diana es de 50 €/hora. De las 8 horas que dedica a trabajar, solo 4 son para prestar sus servicios de coaching. El resto del tiempo lo dedica a tareas rutinarias, pero fundamentales para su negocio.

Pongamos que Diana decide buscar un asistente virtual que se encargue de la mayoría de las tareas en las que ella invierte las 4 horas que no está haciendo sesiones con sus clientes.

El primer beneficio será que su asistente posiblemente no tarde 4 horas, ya que posee experiencia y tiene un sistema de trabajo mucho más efectivo para todas esas tareas que a Diana no se le dan tan bien.

A veces la diferencia puede ser incluso del 50% o más, pero por ahora pensemos que el asistente necesitará 3 horas, en lugar de las 4 que invierte Diana.

Automáticamente, Diana dispone de 4 horas más al día para poder concertar sesiones con sus clientes de coaching.

Esto implica un aumento de los ingresos, ya que esta actividad sí produce beneficios directos.

Con solo cerrar 2 sesiones más, su facturación aumentaría 100 € .

5.2. ¿Cuánto cuesta tener un asistente virtual?

Las tarifas de un asistente virtual pueden variar en función de diferentes cuestiones, como la especialidad o el tipo de tareas, pero podríamos hablar, aproximadamente, de una tarifa de 20€/hora de media.

Es decir: tener a su asistente durante 3 horas de trabajo, a Diana le cuesta 60 €, pero ella ha aumentado su facturación en 100 € porque se está dedicando a lo realmente importante, y además, dispone de 2 horas libres para poder hacer lo que ella quiera: ir al gimnasio, disfrutar de la familia, quedar con amigos o incluso trabajar.

Aun eligiendo esta última opción, seguiría pasando el mismo número de horas en el trabajo, pero ganaría más dinero y estaría dedicando más horas a lo que realmente le gusta y para lo que empezó su proyecto.

El beneficio de trabajar así es evidente.

Los números pueden variar en tu caso, pero lo que quiero que veas es que se trata de una inversión que te permitirá poder centrarte en lo realmente importante; en aquello que de verdad tú y solo tú puedes hacer y que seguramente será lo que de verdad te haga ganar dinero, aportando valor a tus clientes.

Otra ventaja del asistente virtual es que es un freelance que colabora contigo, por lo tanto, no estáis unidos por una relación laboral. Si por lo que sea no encajas con su forma de trabajar, no tendrás que afrontar complejos procesos de despido.

Es un gasto variable que podrás modular en función de tus necesidades: si hay épocas de mayor carga de trabajo, podrás contratar más horas, pero si en otro momento tu carga de trabajo disminuye, puedes volver a reducir el número de horas de tu asistente.

Olvídate de gastos fijos de personal y de ataduras.

6. Conclusión

Espero haberte demostrado por qué un asistente virtual es la navaja suiza que todo emprendedor online necesita.

Te puede ayudar con multitud de tareas y no tendrás que aprender a manejar una herramienta específica para cada una.

¿Quieres dar un salto de calidad con tu proyecto?

Entonces, dedícate a lo realmente importante y delega el resto en un asistente virtual.

Ahora me encantaría conocer tu opinión acerca de trabajar con un asistente virtual. ¿Ya tienes a alguno que te ayude con tus tareas? ¿Crees que esta figura no se adaptaría a tu proyecto? ¿Por qué? Estoy deseando leer tu comentario e intentar mostrarte cómo podría ayudarte un asistente virtual en tu caso concreto.

About the author

Javier Santos

Soy asistente virtual en www.administracionvirtual.es y ayudo a emprendedores digitales a que deleguen en mí las tareas rutinarias del negocio para que ellos puedan dedicarse a aquello en lo que realmente aportan valor y hace crecer el proyecto. Si te preocupa tu productividad puedes realizar de manera gratuita mi Test de Productividad en el que te ayudo a identificar tu situación y te ofrezco consejos para mejorar y alcanzar el siguiente nivel.

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