Si tu también eres de los que siempre está haciendo malabares con su tiempo para conseguir hacer todo lo que quieres, seguro que la productividad te interesa. No solo se trata hacer más cosas en menos tiempo, automatizar y delegar, sino también de sentir que tienes el control y estás dando los pasos correctos hacia tus objetivos.
Mantenerse organizado, enfocado y motivado, a veces puede resultar muy dificil pero no es imposible. La productividad nos dice que se puede, y a continuación os queremos enseñar las principales aplicaciones online que nosotros usamos para ser más productivos y sin las que no podríamos vivir hoy en día.
1. Kanban Flow
El método Kanban creado por David J. Anderson, se usa sobre todo en el desarrollo de software y consiste en dividir el proceso en fases bien delimitadas que se tienen que finalizar por completo antes de pasar a la siguiente, garantizando así la calidad del producto final y evitando cuellos de botella.
Han surgido en los últimos años numerosas aplicaciones de gestión de proyectos basadas en este método y la verdad que a Juanmi y a mí nos encanta por lo ágil, sencillo y a la vez potente que es para gestionar cualquier tipo de proyecto.
De todas las que hay, la que estamos usando actualmente es KanbanFlow por varios motivos:
- Tiene una versión gratuita bastante completa que hemos estado usando hasta hace poco.
- Varios usuarios, ilimitados proyectos, diferentes colores para las tareas.
- En la versión de pago (5$ al mes por usuario), puedes trackear el tiempo que estás con cada tarea, simplemente con activar un timer.
Nosotros la utilizamos para gestionar las tareas de los proyectos comunes y lo que más nos gusta es tener siempre de un vistazo todas las siguientes tareas y quien las tiene que hacer. Puedes organizar los paneles como quieras, por ejemplo en tareas pendientes de empezar, en curso y hechas, te dará una visión global de toda la actividad de tu proyecto.
2. Google Drive
¿Quien no conoce Google Drive a estas alturas? Empezamos usándolo hace mucho tiempo como herramienta para crear documentos compartidos y colaborar entre varias personas, pero ahora lo usamos para casi todo.
Todos la información de nuestros distintos proyectos la tenemos organizada en Google Drive: Guiones de videos, estudios SEO de palabras clave, siguientes artículos…
Estas son algunos de los motivos por los que nos gusta:
- Todo disponible en un único lugar y accesible desde cualquier ordenador o dispositivo móvil.
- Todo tipo de documentos. Desde documentos normales y hojas de calculo hasta presentaciones.
- Organizado en carpetas para poder tener todos los proyectos que necesites.
- Compartir documentos con quien quieras en un click.
Y no, Google no nos paga comisión, no lo necesita 😉
3. Multiples usuarios de Google Chrome
Desde que descubrimos esta funcionalidad (antes extensión) de Google Chrome, ya no podemos vivir sin ella. Quizás sea una de esas herramientas online par ser mas productivo que poca gente conoce pero que te cambia tu forma de pensar y actuar cuando la usas.
Es una manera de poder tener distintos usuarios cada uno asociado a una cuenta de gmail y no tener que estar saliendo y entrando cada vez que quieras cambiar.
Pero no solo eso, lo potente de esto es utilizarlo combinado con los marcadores. Nosotros tenemos para cada usuario y cuenta gmail un montón de marcadores que te ayudan a tenerlo todo a mano cada vez que entras a esa cuenta. De esta forma es muy fácil cambiar de proyecto.
Por ejemplo, en mi cuenta personal tengo marcadores con Gmail, KanbanFlow, Facebook, Twitter, Analytics, Google Plus, etc. Así tengo a un sólo click las webs y herramientas que utilizo a diario.
4. Evernote
Es un error pretender tenerlo todo en tu cabeza. Estar siempre pendiente de que no se te olvide nada de lo que tienes que hacer es un estrés continuo.
Evernote puede que sea la herramienta de productividad más recomendada. Sirve como entorno en el que anotar, almacenar, escribir, buscar. Todo organizado con carpetas y tags, de manera que lo puedas encontrar rápido cuando lo necesites.
Además ahora permite compartir y colaborar con otros usuarios.
Tareas: Anota cualquier tarea que tengas pendiente hacer para que no se te olvide, por pequeña que parezca, saber que está ahí apuntada te liberará. Usamos Evernote como herramienta donde implementamos el método GTD de productividad, aunque estamos empezando con uno propio que daremos a conocer dentro de muy poco.
Ideas: Nunca sabes cuando se te va a ocurrir una idea que merezca la pena anotar (o no). Es una buena forma de dar rienda suelta a tu creatividad. Anota todo lo que se te pase por la cabeza para revisarlo cuando tengas tiempo.
Información: Facturas, accesos, contraseñas, paginas webs, libros. Cualquier información que necesites tener a mano en cualquier momento. Siempre sabrás que está todo ahí y esa es una tranquilidad increíble.
5. Fiverr
No puedes hacerlo todo tu. Uno de las premisas básicas que Tim Ferris propone en su libro La Semana Laboral de 4 Horas es delegar. Delegar todo lo que puedas en alguien que haga mejor que tu esa tarea y sobre todo más barato de lo que cuesta tu tiempo.
En Fiverr puedes encontrar desde gente que te ayude a redactar contenido para tu blog, logotipos por 5$, hasta intros de videos, como la nuestra que nos la hicieron aquí.
Para nuestro logotipo usamos otra plataforma especifica de diseño llamada 99Designs. Es bastante más cara pero muy interesante si no tienes la idea clara de lo que quieres, ya que tienes cientos de diseñadores proponiendo diseños para tu logo y puedes elegir el que más te guste.
6. Canva
No somos expertos en diseño, pero hoy en día con herramientas como Canva y un poco de buen gusto, se pueden hacer cosas medianamente decentes sin tener que ser un experto en Photoshop o Illustrator.
Lo mejor es que está pensado precisamente para diseños de Social Media, así que tienes ya las medidas correctas para publicaciones en Facebook, portadas de Twitter e incluso tarjetas de visita. Cuenta con una galería gratuita inmensa de iconos, formas y textos prediseñados. También tienen elementos de pago por 1$ la unidad si buscas cosas más especificas.
Nosotros siempre lo usamos para diseñar las portadas de los posts, banners o cualquier elemento visual que queramos compartir.
En su escuela de diseño encontrarás ejemplos y tutoriales gratuitos para mejorar tus habilidades en cuanto a diseño se refiere.
7. Feedly
Si te gusta seguir distintos blogs, un agregador de rss como Feedly no puede faltarte.
Puedes agrupar los diferentes blogs por categorías y estarás informado diariamente de cada nueva publicación en todos ellos.
Puedes buscar nuestro blog masymejor.com y añadirlo en tu Feedly. Así tendrás ahí todos los nuevos artículos ordenados.
Aun así, esto no sustituye a la opción de suscribirse por email en los blogs que verdaderamente te interesan, ya que en la newsletter normalmente recibirás contenido exclusivo que no se publica en el blog.
8. Kill News Feed
Hoy en día tenemos muchas fuentes de distracción en Internet. Facebook es una de ellas y si trabajas en el ordenador todo el día puede que lo tengas siempre abierto y cada vez que pases por esa pestaña no puedas evitar hacer click sobre el video de gatitos que aparece el primero en tu timeline 😉
Este plugin es la solución ya que bloquea las últimas noticias evitando así que te distraigas con cosas poco relevantes.
9. Momentum
Esta extensión de Chrome no es precisamente una herramienta de productividad, pero me gusta mucho porque una vez que la instalas, cuando abres una nueva pestaña te aparece una foto con una frase motivadora y la pregunta: ¿Cual es tu principal tarea para hoy? Una vez que la escribes, cada vez que abres una pestaña nueva te la recuerda.
Lo que más me gusta son las imágenes que van cambiando cada día y son todas espectaculares, así como las frases.
Me sirve para mantenerme inspirada y motivada 🙂
10. WiseMapping
Los mapas mentales son una herramienta imprescindible y muy potente para representar ideas, tareas, conceptos alrededor de una palabra clave.
Wisemapping es una aplicación online de mapas mentales que permite compartir y colaborar en ellos.
Nosotros la usamos para tener clara la visión de las distintas áreas en nuestro blog o para hacer un brainstorming de los diferentes temas para hablar en los posts o en los videos. Es muy visual y esquemático para tener las ideas claras.
Estas son algunas de nuestras herramientas online para ser mas productivo que nos ayudan en nuestro día a día. ¿Conocías todas estas aplicaciones? ¿Tienes alguna otra que consideres imprescindible? Estaremos encantados de recibir tus comentarios.
Añadiría un par de clásicos como son HipChat o Slack para gestión de proyectos y comunicación de equipos. Enhorabuena por la entrada
Hola Jose Maria!
Totalmente de acuerdo, conocemos los dos y usamos Slack también a diario 😉
Un saludo!
Excelente post! Voy a investigar Fiver para ofrecer mis servicios como redactora y Momentum, gracias!
Hola Laura!
Me alegro que te guste y espero te sea de utilidad, ya nos cuentas! 😉
Un abrazo
Qué coincidencia, yo utilizo casi todas estas herramientas también. En vez de Kanban Flow llevo unos meses trabajando con Trello, que es similar en algunas cosas y me va muy bien.
Me ha llamado la atención la herramienta de mapas mentales, tendré que probarla.
Hola Ana!
Me alegra ver que coincidimos 😉
También hemos probado Trello pero creo que lo que no tenia es el poder controlar el tiempo de las tareas y por eso elegimos la otra.
Los mapas mentales están muy bien cuando te acostumbras a usarlos.
Un abrazo!
Excelente trabajo! Gracias! Tengo que revisar algunas de estas herramientas para facilitarme mas el trabajo. A mí también me gusta el método Kanban para gestionar los proyectos pero uso otra herramienta que se llama Kanban Tool. Consta de un tablero que de forma muy sencilla permite tener el control sobre todas las fases del proyecto. Puedo ir compartiendo tareas, información al igual que añadir comentarios en tiempo real y desde cualquier dispositivo. Aparte de monitorizar el tiempo dispone de diagramas que visualizan el flujo de trabajo que resulta muy útil a la hora de mejorar la productividad. Adjunto un enlace con infografías por si le interesa a alguien: https://www.flickr.com/photos/kanban_tool
Genial recopilación, algunas ya las conocíamos y utilizamos en el día a día, otras no pero creo que les vamos a empezar a dar mucho uso, me ha molado la idea de Momentum ya la tengo instalada y ¡me encanta!
Gracias por esta recopilación genial.
Un abrazo.
Hola Silvia!
Me alegro que te guste 🙂
Creo que a todos los que nos gusta viajar nos encanta inspirarnos con fotos chulas y por eso Momentum mola 😉
Un abrazo!
Buenísimas todas 😀
Algunas las conocía de antes, como Evernote o Canva, pero algunas como Momentum y Kill News Feed me han dado la vida y las llevo implementando hace menos de un mes!!!!! 😀
Me encantan vuestros artículos, siempre dan consejos útiles y aplicables. Por cierto, estoy deseando ver vuestro nuevo material sobre productividad. ¿Será un curso? ¿Un programa? ¡Ay qué incertidumbre! 😉
Abrazos a los dos
Hola Ana!
jejeje si, a veces hacen falta aplicaciones que nos obliguen a no distraernos como Kills News Feed!
Muchas gracias por tu comentario y si, tenemos ahí un curso de productividad como siguiente objetivo 😉
Un abrazo!
Gran recopilación de herramientas online y todas muy útiles. Algunas no las conocía y desde yá las empezaré a utilizar.
Muchas gracias por el contenido.
Muy buenas herramientas!! Gracias por el contenido! Yo probare algunas que no conocia!
Muchísimas gracias!! Acabo de instalar Momentum y qué fotografías han salido por favor! Millones de gracias porque a mí también me inspiran cosas así y mucho. Voy a ponerme a usa Kanban Flow ahora mismo… Tengo que ponerme las pilas en esa aspecto tan importante y creo que me habéis dado la sugerencia perfecta. Os lo agradezco de corazón.
Un abrazo
Hola Ana!!
Momentum es genial! pero la mayoría de las veces viendo esos paisajes me entran unas ganas de viajar… jaja
Pues justo estamos preparando un training gratuito sobre productividad que te puede interesar: http://productividademprendedora.com/
Un abrazo!
Muy buen artículo! Yo añadiría kanbantool.com – sin duda una de las mejores aplicaciónes para alcanzar a ser más productivo 🙂 es muy simple de operar y efectos son inmediatos
Personalmente también recomendaría https://kanbantool.com/es/ . A mí también me parece una herramienta muy sencilla de aprender al mismo tiempo ofreciendo opciones muy avanzadas de organización y planificación de tareas. Su punto muy fuerte es posibilidad de colaboración con el equipo en tiempo real.
¡Hola Begoña!
Muchas gracias por dejarnos tu comentario en el blog 😉 Dejamos esta herramienta por aquí y la añadimos a la lista. Entre todos podemos aumentarla sin límites 😛 Gracias por la aportación, Begoña.
Un fuerte abrazo,
Isa.
Hola Isa & Juanmi,
Os estoy siguiendo desde hace poco tiempo pero, como sabeis, me siento identificado con vuestra experiencia y vuestro caso.
Y ahí va otra «casualidad» más: yo también uso el método GTD, pero implementado con la aplicación Wunderlist. Además, incorporo una serie de etiquetas al principio de cada tarea cuando llega el momento de procesarlas, para que pueda aprovechar mejor los momentos que tengo disponibles. Por ejemplo, una de las etiquetas es . ¿Qué significa? Pues que puedo identificar la energía que me llevará la tarea a realizar (E:A = energía alta; E:M = energía media o normal; E:B = energía baja). Al ser informático, la | la utilizo para indicar un OR (O lógico)… o sea, que signfica que puedo añadir a una tarea una «energía alta» o «energía media» o «energía baja»…
Otra etiqueta también muy útil para mi que utilizo es , que indica el tiempo aproximado de la tarea en minutos. Así por ejemplo, si tengo una reunión y la persona me avisa indicando que se retrasará 15 min, sólo tengo que ir al buscador de Wunderlist y filtrar por «T:10» para saber las tareas de aproximadamente 10 min que tengo pendientes… y puedo hacerlo mientras la persona llega.
En fin, un «método GTD con frikada incluída»… e implementada con Wunderlist en lugar de con Evernote (que también se podría).
Y además, también añadiría ZAPIER… ya que ayuda a automatizar procesos y ahorrarnos mucho tiempo gracias a la conexión entre aplicación online… desde que la descubrí… tengo un asistente automático que trabaja para mi ;-).
Gracias por vuestro artículo… ¡estamos en contacto!
Excelente trabajo. Gracias a ti. Qué coincidencia, yo uso casi todas estas herramientas también. Pero para la gestión de proyectos elijo ProofHub. Es la mejor herramienta para administrar el equipo, proyectar y ayudar a incrementar su productividad.
Muchas utilizo.. pero me gusta Evernote, me es muy util
Genial, al final se trata de encontrar la que mejor se adapte a ti. 🙂
Hola Isa Cariño Antes de todo estas muy Linda, Me Encanto mucho este arcticulo, Cres que me puedes sugerir alguna herramienta Indexar una Web. porfavor, te dejo un abrazo.
Hola Francisco, podrías utilizar Google Search Console o Sistrix, por ejemplo.
Muchas gracias por dejarnos tu comentario en el post 😉
Un abrazo,
Isa
De verdad que todas son muy útiles.. casi el 90% las he usado y si hay mejores pero esas son facil
¡Hola!
Muchas gracias por dejarnos tu comentario en el post 😉
Me alegro de que las herramientas que te hemos propuesto te gusten y te sean útiles.
Un abrazo,
Isa
a mi en lo personal no me gusta Feedly, creo que no es tan util, o pueden existir mejores.
¡Hola!
Muchas gracias por dejarnos tu comentario en el post.
En esto de la elección de herramientas, ya sabes, es probar y quedarnos con las que más se ajusten a nosotros y a nuestro trabajo. ¿Cuál usas tú? Así vamos haciendo la lista más grande 😉
Un abrazo,
Isa
Algunas de las herramientas que mencionas las vengo utilizando con éxito desde hace tiempo. Gracias por compartir.
¡Hola Carlos!
Me alegro mucho de que estés siendo más productivo con la ayuda de estas herramientas y de que nos hayas dejado tu comentario en el blog 😉
Un abrazo,
Isa.
en mi gusto personal canva es la mejor, sin embargo voy a probar alguna de las herramientas que nos recomiendas.
Canva nos gusta mucho a nosotros también 🙂
Las otras herramientas son para otras áreas, no para diseño, por lo que te pueden resultar muy útiles también.