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Comentarios

  1. Hey que tal Isa, saludos a tí y a Juanmi desde El Salvador.

    Esta excelente tu nuevo artículo y es una de los detalles en los que más pretendo enfocarme y sin duda el resto de emprendedores también ya que simplifica absolutamente todo, mejora la productividad y por supuesto habla bien de cada uno de nosotros ya que se notará que somos ordenados.

    TRABAJA MÁS EN MEJORAR TU NEGOCIO QUE EN EL PROPIO NEGOCIO dijo Raimon Samsó en EL CODIGO DEL DINERO. Y por supuesto en ese mismo libro expresa la inmensa importancia de un sistema.

    A pesar de que las opciones para guardar en la nube toda nuestra documentación esta genial (probaré la segunda), también se puede considerar a Word como una fantástica opción.
    Veras, yo la utilizo y simplemente es como si nunca cambio de pc, aunque normalmente utilizo 3 dispositivos en el día, mi portátil, el ordenador de la empresa donde trabajo y mi celular.
    Lo cierto es que para los que estamos más familiarizados a Microsoft Office nos puede venir de las mil maravillas.

    Si creas una cuenta en https://signup.live.com/signup podrás tener acceso a Office Online que incluye, entre otros servicios, Excel, Word, PowerPoint y ya casi todo el mundo conoce el resto.
    Puedes trabajar completamente online y desde cualquier parte del mundo de manera súper cómoda.

    Algo que me gusta muchísimo y facilita en gran medida mi trabajo es utilizar la extensión Office Online para Google Chrome. Con ella inicias sesión, puedes ver los archivos utilizados recientemente y puedes crear cualquier archivo que necesites ya sea en Excel o Word, una presentación en PowerPoint y demás en unos simples clics.

    Otra manera genial de trabajar es que, si no se te antoja trabajar en tu navegador y tienes instalado Office 2013 o aún mejor Office 2016, puedes iniciar sección en tu Word de toda la vida en tu ordenador, luego podrás abrir cualquier archivo alojado en tu nube de OneDrive de Microsoft desde tu pc, modificarlo a tu antojo y guardar esos cambios directamente en tu nube, sin bajar ni subir archivos, sencillo y practico.

    Cabe mencionar que al crear una cuenta tendremos 5GB de almacenamiento en la nube, es solo 1 tercio de lo que nos regala Google, pero ya son 5GB mas que tienes y puedes utilizar de manera eficiente. Además, si solo lo utilizas para documentación que compartirás con tu equipo de trabajo costará mucho llegar a utilizar todo el espacio.

    Para resaltarlo un poco mejor, claro que puedes compartir tus archivos con todos tus colaboradores que también utilicen los servicios de Microsoft y trabajar todos en conjunto sobre un mismo archivo.

    Cosas que si hay que tomar en cuenta.

    A mí me pasa que de repente la interfaz online cambia de idioma, no he determinado a que se debe, si es configuración de mi cuenta o lo que sea. Pero imagino que casi para nadie esto sería un problema, yo no hablo inglés, pero estoy bastante relacionado con el idioma que puedo traducir muchas palabras en mi mente y ya con eso tengo una idea muy cercana a lo que dice en realidad, además de que nunca me falta mi extensión de traductor jajaja.

    Otro detallito es que, si vas a trabajar con tus colaboradores al mismo tiempo en algún documento, solo será permitido si todos están conectados desde la web a dicho documento. Microsoft no te dejará hacerlo si inicias sección en tu instalación Word local.

    Y si te descargas la aplicación en tu Android podrás seguir trabajando en tu archivo desde tu móvil. A veces resulta un poco incómodo y más si tienes un móvil pequeño, pero como hoy en día están de moda los Smartphone grandes no supondrá un gran obstáculo trabajar desde ahí. Además, lo utilizarías para cosas sencillas como revisar si no te has equivocado o has incluido todo en el documento, ver los cambios de tus colaboradores con los que has compartido el archivo y cosas así.

    En definitiva, utilizar Word para documentar tus procesos internos y hasta la receta secreta de tu café de la mañana es una opción que recomiendo ampliamente.

    Cuídense mucho los dos. Un placer estar en su lista de suscriptores.

    • ¡Excelente comentario, Anderson! Te agradecemos muchísimo toda la información de calidad que has aportado al post con este comentario.

      Un abrazo!!

  2. Genial el post Juanmi. Me alegro de que se empiece a hablar sobre documentar procesos y acercarlo más al día a día de los emprendedores que aún trabajan en solitario 👌🏻

    A mis clientes en el mentoring les digo que “si aún crees que no necesitas un Manual de Procesos es porque estás en el momento perfecto para comenzar a crearlo”. Porque si esperan a echarlo en falta ya será demasiado tarde y estarán probablemente explotando de agobio y tareas.

    Una forma sencilla de redactar un proceso es dejar abierta en el navegador la herramienta que se use para documentar, e ir anotando los pasos cada vez que hacemos una tarea diferente.
    ¿Vas a pagar una factura a un proveedor por transferencia? ¿vas a añadir un banner en el blog? ¿vas a elaborar un presupuesto?… aprovecha cualquier oportunidad para tomar nota de cómo haces algo, llega un momento que ya documentas casi en piloto automático 😅

    Un abrazo a los dos!

  3. Hola wapa!!

    Mil gracias por pasarte a comentar.
    Nosotros lo hemos vivido en nuestras propias carnes. Primero en empresa privada y desde hace unos años como emprendedores digitales. Documentar puede parecer pesado al principio, pero te hace mucho más fácil el proceso de delegación.
    Una vez que tienes montado el esqueleto de sistemas y procesos el propio equipo debe ser el encargado de hacer que el Manual de Operaciones (Procesos, Sistemas o Wiki 🙂 ) siga creciendo y esté vivo.

    Jajaja me ha encantado tu frase: “si aún crees que no necesitas un Manual de Procesos es porque estás en el momento perfecto para comenzar a crearlo”.
    ¡100% de acuerdo!

    Ese “como haces algo” que comentas es básico para luchar contra el síndrome de “nadie hace las cosas mejor que yo” jejeje y para eso Loom nos ha ayudado mucho!

    Me alegro de que te haya gustado el artículo 🙂

    Un abrazo enorme y seguimos en contacto!!

    PD: ¿me decías que eras contratable o no? jejeje

    • uy… el síndrome de “esto nadie lo hace como yo”, dímelo a mí, que soy ultraperfeccionista y luego resulta que le dejas tu proceso al profesional que contratas y te lo mejora en un pis-pás porque das con alguien realmente bueno.

      Loom la conozco y sé que es genial, yo uso Monosnap o Droplr. Cualquier día tendríamos que hacer como los adictos a comprar zapatos y confesar cuántas herramientas tenemos 😅

      Abrazos y besos!

      PD. wapo…. ni puse página de “servicios” en mi web para no liarme, pero no dejan de surgirme propuestas súper interesantes a las que no sé decir que no 😄
      Lo que se os ocurra a vosotros para hacer juntos contadme, yo siempre estoy encantada de colaborar con gente interesante 🤘🏻

  4. ¡Brutal post Juanmi!

    Voy a empezar a implementarlo ya mismo. Ya hacía algo parecido al redactar posts, tenía como un “template” en el que tengo distribuidos diferentes puntos y una pequeña idea de lo que tengo que poner en cada sección. Pero todo en un word.

    No tenía ni idea que eso que estaba haciendo eran sistemas y procesos. ¡Gracias a tu post me he iluminado jaja!

    Ahora empezaré a tope, primero enumerando todos los sistemas más importantes de mi negocio y explicándolos paso a paso.

    ¡Mil gracias por compartir tus conocimientos Juanmi! y a Isa también 😉

    • Muchas gracias por tu comentario, Ester. Aunque ya estabas aplicando sistemas y procesos, también notarás una mejoría considerable al documentarlos. Ya nos contarás qué tal.

      Un abrazo!!

  5. Tengo una aclaración que hacer. Los procedimientos no se documentan ellos se establecen en el mapa de procesos, lo que se debe documentar es el procedimiento de como lo realizo pero no en extensión, para eso estan los instructivos para actividades y los manuales de tareas. Lógicamente en el mundo virtual las cosas son mas sencillas pero cuando manejamos definiciones de management es bueno tener claro los conceptos.
    saludos y muy buena iniciativa

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