Sistemas y procesos: cómo conseguir que tu negocio crezca sin morir de éxito ni sucumbir al caos por el camino

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Cuando un negocio despega, lo normal es pensar que el siguiente paso es centrarse en escalar y hacerlo crecer. En ese punto, pocos emprendedores se plantean crear sistemas y procesos, porque lo consideran irrelevante en comparación con la montaña de tareas que tienen que atender en su día a día.

Los sistemas y procesos se convierten en algo de lo que han oído hablar, que al parecer es recomendable, pero que está en el último puesto en su lista de tareas.

El trabajo con los clientes, responder emails, publicar posts en el blog, gestionar las redes sociales, preparar presupuestos y facturas… Todo eso son tareas que requieren tu atención, así que en esa espiral de “mil cosas por hacer”, no tienes tiempo para dedicarte a lo que sabes que es importante de verdad.

Consecuencia: los clientes no paran de llamar a tu puerta y el tiempo que requiere gestionar un mayor volumen de trabajo hace que poco a poco entres en cuellos de botella que te atrapan.

Resulta paradójico, pero la mayoría de los emprendedores que consiguen arrancar bien sus proyectos, se convierten en el freno que impide su propio crecimiento.

Así que si tu negocio ha crecido y te va bien, me alegro, pero déjame advertirte de que sin sistemas y procesos corres el riesgo de morir de éxito, algo que no es nada guay y puede convertirse en un verdadero sufrimiento.

Por eso, aunque ahora te encargues tú de todo, empezar a crear tus propios sistemas y procesos es la mejor manera de desarrollar la mentalidad emprendedora adecuada para conseguir que tu negocio crezca de forma consistente en el tiempo.

Y para ayudarte, en este post queremos compartir contigo nuestra experiencia y darte las claves para que puedas empezar a aplicar este modo de trabajar desde hoy mismo.

Qué son los sistemas y procesos

Como te decía, más allá de perfeccionar tus productos o servicios, pensar en formar equipo o cómo mejorar tu rentabilidad, como líder de tu negocio una de tus principales prioridades debe ser construir tu propia sistematización de procesos.

Para ello, es fundamental comprender estos conceptos.

Un sistema es un conjunto de elementos que trabajan juntos para generar un resultado.

En el ámbito de los negocios online, un sistema lo componen las herramientas y recursos necesarios para que funcione correctamente un área concreta del negocio.

Por ejemplo, ¿has pensado cómo gestionas los posibles nuevos clientes?

¿Tienes un formulario de contacto?

¿Usas una aplicación para que reserven una sesión de primer contacto contigo?

¿O te reúnes con ellos a través de Skype?

¿Cómo les envías el presupuesto?

¿Cómo comienzas el proceso de trabajo una vez que aceptan tu propuesta?

Todo esto serían los elementos del sistema. Así que sistematizar es tener claros esos elementos para proceder siempre de la misma manera ante una situación recurrente.

¿Qué es un proceso, entonces?

Los procesos son el paso a paso para ejecutar esos sistemas.

Siguiendo con el ejemplo anterior, el proceso de gestión de nuevos clientes sería:

  1. Cuando un nuevo cliente contacta a través de mi formulario de contacto, le respondo con una plantilla de email con el enlace a mi cuenta de youcanbook.me para que reserve una primera sesión conmigo.
  2. Cuando reserva, se queda guardada la cita en Google Calendar y el potencial cliente recibe un email con los datos de la confirmación de la sesión.
  3. Un día antes se le envía un recordatorio de la cita.
  4. Durante la reunión, tengo un documento con una lista de preguntas predefinidas que me sirven para guiar la conversación y anotar todo lo que el posible cliente necesita.
  5. Tras la reunión, le envio el presupuesto por email (del que ya existe una plantilla)
  6. Si en 3 días no ha contestado, le vuelvo a mandar un email.

Esto sería un ejemplo del proceso de admisión de clientes, pero debes crear sistemas y procesos por cada una de las áreas que integra tu negocio:

  • Redacción y maquetación de un post un el blog.
  • Procedimiento de pagos.
  • Cómo se comparte en redes sociales.
  • Desarrollo de cada uno de tus servicios.
  • El flujo de revisión y archivo de información administrativa y financiera.

Todo.

En realidad, crear sistemas y procesos es más sencillo de lo que imaginas. Tú ya haces las cosas de una manera determinada, lo que pasa es que no lo tienes documentado.

“Claro, porque tengo un negocio unipersonal, yo me encargo de todo y me basta con tener la información en la cabeza”.

¡Error!

Pensar que crear sistemas y procesos es algo de lo que solo deben preocuparse los que ya tienen un equipo y trabajan de forma habitual con colaboradores es un error de base.

Incluso si estás solo, los sistemas y procesos te van a beneficiar mucho.

Para qué sirven los sistemas y procesos en un negocio

Voy a contarte las utilidades de los sistemas y procesos para que veas claramente por qué crear los tuyos debe pasar a ser una prioridad en tu lista de tareas.

Ahorrar tiempo

Lo sistemas y procesos te ayudan a mejorar la gestión del tiempo y ser más rápido.

Como ya sabes exactamente cómo se desarrolla cada área, no tienes que reinventar la rueda cada vez que ejecutes acciones recurrentes.

Incluso para tareas no tan habituales, como puede ser la creación de un curso o un lanzamiento, ¿no sería genial saber exactamente cómo lo hiciste la última vez para no empezar de cero?

O sino dime, ¿cuántas veces te has encontrado haciéndote estas preguntas?

“¿Cómo hice aquella campaña de Facebook que funcionó tan bien?”

“¿Qué publicación compartí para esta afiliación? ¡Ahora tengo que volver a redactarla!”

“¿Qué aplicación usé para cambiar el tamaño de las imágenes?”

Si tienes todo documentado, no tendrás que perder tiempo cada vez.

Y, si ahorras tiempo, podrás recuperar horas para dedicarlas a tareas de planificación o de desarrollo que te ayudarán a conseguir objetivos.

Resultados predecibles

Al hacer siempre las cosas de la misma forma, los resultados serán similares.

Por ejemplo, si defines un proceso para la creación de los artículos de tu blog, sabrás cómo abordar la fase de documentación, cuáles son los pasos para redactar y optimizar el contenido, qué criterios hay que seguir a la hora de maquetar, cómo revisar el post antes de publicarlo o cómo preparar la imagen destacada.

En el caso de la ejecución de un servicio, podrás definir la bienvenida, los primeros pasos, el desarrollo del trabajo y la finalización. Nunca se te olvidará nada y tendrás la tranquilidad de que se cumplen los estándares de calidad que persigues y prometes.

Además de trabajar de forma más eficiente, los sistemas y procesos minimizan los imprevistos, te permiten tener el negocio (casi) siempre bajo control y serás más productivo.

Lo que nos lleva al punto siguiente.

Delegar es más fácil

Con sistemas y procesos bien definidos, se acabaron las típicas excusas de:

“No tengo tiempo para formar a nadie”

“Es que nadie lo va a hacer como yo…”

Al tenerlo todo documentado tal y como quieres que se haga, da igual que lo hagas tú u otra persona porque el resultado es predecible. 😉

Te pongo un ejemplo de Más y Mejor.

¿Que aportamos nosotros para el crecimiento del negocio maquetando un artículo?

Nada.

Sin embargo, si le explicamos a alguien cómo lo hacemos y queremos que se haga puede maquetarlo igual o mejor. O incluso más rápido.

Y durante ese rato que hemos liberado, podemos avanzar en áreas más estratégicas.

En nuestro caso, la gestión del blog no podemos delegarla al 100%, porque en los vídeos somos insustituibles. 😉

Por lo tanto, como ves, aunque tú hoy te encargues de todo, si tienes tus sistemas y procesos detallados, formar a tu equipo es sencillo y rápido, porque solo tienes que remitir a la persona que será responsable de esa tarea al documento correspondiente.

Cómo y dónde documentar procesos

Documentar sistemas y procesos no es más que poner por escrito los pasos de cómo hacer algo dentro de tu negocio.

Otra opción es grabarlo en vídeo o puedes crear un documento de texto y apoyarlo con vídeos explicativos o fotos.

De una u otra forma, lo harás una vez y no tendrás que repetirlo, solo dedicar tiempo a repasarlo y optimizarlo cuando sea necesario.

¿Cómo se documentan los sistemas y procesos?

Es tan sencillo como seguir 5 pasos:

1. Enumera todos los sistemas de tu negocio: administración, redacción y maquetación de un post, maquetación de landing pages, gestión de las redes sociales, servicio X, atención al cliente, lanzamiento de un curso…

2. Explica paso a paso cada proceso: no obvies nada. Piensa que una persona que no conoce de nada tu negocio tendría que ser capaz de ejecutar esa tarea a partir únicamente de ese documento. Como te comenté antes, puedes crear un texto, un vídeo, incluir fotos… Lo importante es que quede todo claro.

3. Incluye todos los materiales y recursos necesarios: contraseñas, plantillas, acceso a aplicaciones…

4. Especifica el resultado final: a través de ejemplos, para poder comprobar que se ha conseguido el objetivo ideal con ese proceso.

5. Pon a prueba tu propio proceso: la próxima vez que vayas a ejecutar esa tarea, guíate por el documento y fíjate si puedes completarlo o está bien.

Ahora que sabes cómo hacerlo, la pregunta es: ¿dónde guardas los documentos de tus procesos?

Aunque las herramientas no son lo más importante (a pesar de que nos encantan), es esencial que tengas en cuenta que debe ser un documento vivo que se actualiza de forma periódica y al que deberían tener acceso todos los colaboradores con los que trabajes.

Por eso, te recomendamos que esté en la nube, ya que es la forma más sencilla de que puedan tener acceso varias personas en el caso de que tengas un equipo o intención de formarlo en el futuro.

Como imaginarás, esto quiere decir que un documento en Word está descartado; así que te recomendamos herramientas como:

  • Un documento en Google Drive: tan sencillo como abrir una carpeta por cada sistema y un Google Doc para definir el proceso correspondiente.
  • Una wiki en Google Sites: es la opción que usamos nosotros. Es una pequeña wikipedia, pero específica de las áreas del negocio.
  • Herramientas más avanzadas y de pago: como Notion o Sweet Process. Ambas son útiles y te permiten organizar la documentación de tus procesos.

Como has podido comprobar, documentar tus procesos no es complejo y te proporciona muchos beneficios.

Piensa en si fueras una multinacional que abre una nueva sucursal, ¿cómo te asegurarías de que en esa nueva sede se consiguen los mismos resultados que en el resto de oficinas?

A través de un manual interno de operaciones; es decir, a través de tus sistemas y procesos.

Empieza hoy y no seas perfeccionista

Como en casi todo, lo más importante es empezar y y aplicar la estrategia MVP desde el principio.

Cuando crees tus primeros sistemas y procesos, te costará, te resultará algo difícil y seguramente no te parezca algo muy divertido, pero te prometo que poco a poco le irás cogiendo el truco.

Del mismo modo, no pretendas dejar mañana todos los procesos de tu negocio creados. Piensa en las acciones que realices con más frecuencia y documéntalas.

Puede que solo anotes 3 pasos, pero con la práctica irás mejorando y detallando todo mucho más y mejor. En lugar de pensar que no está perfecto, piensa que has dado un paso muy inteligente para facilitar el crecimiento de tu proyecto.

¿Qué área de tu negocio vas a documentar primero? ¿Dónde vas a almacenar tus sistemas y procesos? ¿Has creado ya alguno? Me encantará escucharte en los comentarios.

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olivaresmerlos

Emprendedor de Alto Rendimiento en masymejor.com | Socio Co-Fundador de Coobis.com | Master en Project Management por la EEN | Amante del Baloncesto | Obsesionado con el Crecimiento Personal | Viajero Inconformista.

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