Cuando un negocio despega, lo normal es pensar que el siguiente paso es centrarse en escalar y hacerlo crecer. En ese punto, pocos emprendedores se plantean crear sistemas y procesos, porque lo consideran irrelevante en comparación con la montaña de tareas que tienen que atender en su día a día.
Los sistemas y procesos se convierten en algo de lo que han oído hablar, que al parecer es recomendable, pero que está en el último puesto en su lista de tareas.
El trabajo con los clientes, responder emails, publicar posts en el blog, gestionar las redes sociales, preparar presupuestos y facturas… Todo eso son tareas que requieren tu atención, así que en esa espiral de “mil cosas por hacer”, no tienes tiempo para dedicarte a lo que sabes que es importante de verdad.
Consecuencia: los clientes no paran de llamar a tu puerta y el tiempo que requiere gestionar un mayor volumen de trabajo hace que poco a poco entres en cuellos de botella que te atrapan.
Resulta paradójico, pero la mayoría de los emprendedores que consiguen arrancar bien sus proyectos, se convierten en el freno que impide su propio crecimiento.
[Tweet «¿Estás siendo el freno de tu propio negocio? #emprender»]
Así que si tu negocio ha crecido y te va bien, me alegro, pero déjame advertirte de que sin sistemas y procesos corres el riesgo de morir de éxito, algo que no es nada guay y puede convertirse en un verdadero sufrimiento.
Por eso, aunque ahora te encargues tú de todo, empezar a crear tus propios sistemas y procesos es la mejor manera de desarrollar la mentalidad emprendedora adecuada para conseguir que tu negocio crezca de forma consistente en el tiempo.
Y para ayudarte, en este post queremos compartir contigo nuestra experiencia y darte las claves para que puedas empezar a aplicar este modo de trabajar desde hoy mismo.
Índice de Contenidos
Qué son los sistemas y procesos
Como te decía, más allá de perfeccionar tus productos o servicios, pensar en formar equipo o cómo mejorar tu rentabilidad, como líder de tu negocio una de tus principales prioridades debe ser construir tu propia sistematización de procesos.
Para ello, es fundamental comprender estos conceptos.
Un sistema es un conjunto de elementos que trabajan juntos para generar un resultado.
En el ámbito de los negocios online, un sistema lo componen las herramientas y recursos necesarios para que funcione correctamente un área concreta del negocio.
Por ejemplo, ¿has pensado cómo gestionas los posibles nuevos clientes?
¿Tienes un formulario de contacto?
¿Usas una aplicación para que reserven una sesión de primer contacto contigo?
¿O te reúnes con ellos a través de Skype?
¿Cómo les envías el presupuesto?
¿Cómo comienzas el proceso de trabajo una vez que aceptan tu propuesta?
Todo esto serían los elementos del sistema. Así que sistematizar es tener claros esos elementos para proceder siempre de la misma manera ante una situación recurrente.
[Tweet «Necesitas sistematizar los procesos de tu negocio #emprender»]
¿Qué es un proceso, entonces?
Los procesos son el paso a paso para ejecutar esos sistemas.
Siguiendo con el ejemplo anterior, el proceso de gestión de nuevos clientes sería:
- Cuando un nuevo cliente contacta a través de mi formulario de contacto, le respondo con una plantilla de email con el enlace a mi cuenta de youcanbook.me para que reserve una primera sesión conmigo.
- Cuando reserva, se queda guardada la cita en Google Calendar y el potencial cliente recibe un email con los datos de la confirmación de la sesión.
- Un día antes se le envía un recordatorio de la cita.
- Durante la reunión, tengo un documento con una lista de preguntas predefinidas que me sirven para guiar la conversación y anotar todo lo que el posible cliente necesita.
- Tras la reunión, le envio el presupuesto por email (del que ya existe una plantilla)
- Si en 3 días no ha contestado, le vuelvo a mandar un email.
Esto sería un ejemplo del proceso de admisión de clientes, pero debes crear sistemas y procesos por cada una de las áreas que integra tu negocio:
- Redacción y maquetación de un post un el blog.
- Procedimiento de pagos.
- Cómo se comparte en redes sociales.
- Desarrollo de cada uno de tus servicios.
- El flujo de revisión y archivo de información administrativa y financiera.
Todo.
En realidad, crear sistemas y procesos es más sencillo de lo que imaginas. Tú ya haces las cosas de una manera determinada, lo que pasa es que no lo tienes documentado.
«Claro, porque tengo un negocio unipersonal, yo me encargo de todo y me basta con tener la información en la cabeza».
¡Error!
Pensar que crear sistemas y procesos es algo de lo que solo deben preocuparse los que ya tienen un equipo y trabajan de forma habitual con colaboradores es un error de base.
Incluso si estás solo, los sistemas y procesos te van a beneficiar mucho.
Para qué sirven los sistemas y procesos en un negocio
Voy a contarte las utilidades de los sistemas y procesos para que veas claramente por qué crear los tuyos debe pasar a ser una prioridad en tu lista de tareas.
Ahorrar tiempo
Lo sistemas y procesos te ayudan a mejorar la gestión del tiempo y ser más rápido.
Como ya sabes exactamente cómo se desarrolla cada área, no tienes que reinventar la rueda cada vez que ejecutes acciones recurrentes.
Incluso para tareas no tan habituales, como puede ser la creación de un curso o un lanzamiento, ¿no sería genial saber exactamente cómo lo hiciste la última vez para no empezar de cero?
O sino dime, ¿cuántas veces te has encontrado haciéndote estas preguntas?
«¿Cómo hice aquella campaña de Facebook que funcionó tan bien?»
«¿Qué publicación compartí para esta afiliación? ¡Ahora tengo que volver a redactarla!»
«¿Qué aplicación usé para cambiar el tamaño de las imágenes?»
Si tienes todo documentado, no tendrás que perder tiempo cada vez.
Y, si ahorras tiempo, podrás recuperar horas para dedicarlas a tareas de planificación o de desarrollo que te ayudarán a conseguir objetivos.
Resultados predecibles
Al hacer siempre las cosas de la misma forma, los resultados serán similares.
Por ejemplo, si defines un proceso para la creación de los artículos de tu blog, sabrás cómo abordar la fase de documentación, cuáles son los pasos para redactar y optimizar el contenido, qué criterios hay que seguir a la hora de maquetar, cómo revisar el post antes de publicarlo o cómo preparar la imagen destacada.
En el caso de la ejecución de un servicio, podrás definir la bienvenida, los primeros pasos, el desarrollo del trabajo y la finalización. Nunca se te olvidará nada y tendrás la tranquilidad de que se cumplen los estándares de calidad que persigues y prometes.
Además de trabajar de forma más eficiente, los sistemas y procesos minimizan los imprevistos, te permiten tener el negocio (casi) siempre bajo control y serás más productivo.
Lo que nos lleva al punto siguiente.
Delegar es más fácil
Con sistemas y procesos bien definidos, se acabaron las típicas excusas de:
«No tengo tiempo para formar a nadie»
«Es que nadie lo va a hacer como yo…»
Al tenerlo todo documentado tal y como quieres que se haga, da igual que lo hagas tú u otra persona porque el resultado es predecible. 😉
Te pongo un ejemplo de Más y Mejor.
¿Que aportamos nosotros para el crecimiento del negocio maquetando un artículo?
Nada.
Sin embargo, si le explicamos a alguien cómo lo hacemos y queremos que se haga puede maquetarlo igual o mejor. O incluso más rápido.
Y durante ese rato que hemos liberado, podemos avanzar en áreas más estratégicas.
En nuestro caso, la gestión del blog no podemos delegarla al 100%, porque en los vídeos somos insustituibles. 😉
Por lo tanto, como ves, aunque tú hoy te encargues de todo, si tienes tus sistemas y procesos detallados, formar a tu equipo es sencillo y rápido, porque solo tienes que remitir a la persona que será responsable de esa tarea al documento correspondiente.
Cómo y dónde documentar procesos
Documentar sistemas y procesos no es más que poner por escrito los pasos de cómo hacer algo dentro de tu negocio.
Otra opción es grabarlo en vídeo o puedes crear un documento de texto y apoyarlo con vídeos explicativos o fotos.
De una u otra forma, lo harás una vez y no tendrás que repetirlo, solo dedicar tiempo a repasarlo y optimizarlo cuando sea necesario.
¿Cómo se documentan los sistemas y procesos?
Es tan sencillo como seguir 5 pasos:
1. Enumera todos los sistemas de tu negocio: administración, redacción y maquetación de un post, maquetación de landing pages, gestión de las redes sociales, servicio X, atención al cliente, lanzamiento de un curso…
2. Explica paso a paso cada proceso: no obvies nada. Piensa que una persona que no conoce de nada tu negocio tendría que ser capaz de ejecutar esa tarea a partir únicamente de ese documento. Como te comenté antes, puedes crear un texto, un vídeo, incluir fotos… Lo importante es que quede todo claro.
3. Incluye todos los materiales y recursos necesarios: contraseñas, plantillas, acceso a aplicaciones…
4. Especifica el resultado final: a través de ejemplos, para poder comprobar que se ha conseguido el objetivo ideal con ese proceso.
5. Pon a prueba tu propio proceso: la próxima vez que vayas a ejecutar esa tarea, guíate por el documento y fíjate si puedes completarlo o está bien.
Ahora que sabes cómo hacerlo, la pregunta es: ¿dónde guardas los documentos de tus procesos?
Aunque las herramientas no son lo más importante (a pesar de que nos encantan), es esencial que tengas en cuenta que debe ser un documento vivo que se actualiza de forma periódica y al que deberían tener acceso todos los colaboradores con los que trabajes.
Por eso, te recomendamos que esté en la nube, ya que es la forma más sencilla de que puedan tener acceso varias personas en el caso de que tengas un equipo o intención de formarlo en el futuro.
Como imaginarás, esto quiere decir que un documento en Word está descartado; así que te recomendamos herramientas como:
- Un documento en Google Drive: tan sencillo como abrir una carpeta por cada sistema y un Google Doc para definir el proceso correspondiente.
- Una wiki en Google Sites: es la opción que usamos nosotros. Es una pequeña wikipedia, pero específica de las áreas del negocio.
- Herramientas más avanzadas y de pago: como Notion o Sweet Process. Ambas son útiles y te permiten organizar la documentación de tus procesos.
Como has podido comprobar, documentar tus procesos no es complejo y te proporciona muchos beneficios.
Piensa en si fueras una multinacional que abre una nueva sucursal, ¿cómo te asegurarías de que en esa nueva sede se consiguen los mismos resultados que en el resto de oficinas?
A través de un manual interno de operaciones; es decir, a través de tus sistemas y procesos.
Empieza hoy y no seas perfeccionista
Como en casi todo, lo más importante es empezar y y aplicar la estrategia MVP desde el principio.
Cuando crees tus primeros sistemas y procesos, te costará, te resultará algo difícil y seguramente no te parezca algo muy divertido, pero te prometo que poco a poco le irás cogiendo el truco.
Del mismo modo, no pretendas dejar mañana todos los procesos de tu negocio creados. Piensa en las acciones que realices con más frecuencia y documéntalas.
Puede que solo anotes 3 pasos, pero con la práctica irás mejorando y detallando todo mucho más y mejor. En lugar de pensar que no está perfecto, piensa que has dado un paso muy inteligente para facilitar el crecimiento de tu proyecto.
¿Qué área de tu negocio vas a documentar primero? ¿Dónde vas a almacenar tus sistemas y procesos? ¿Has creado ya alguno? Me encantará escucharte en los comentarios.
Hey que tal Isa, saludos a tí y a Juanmi desde El Salvador.
Esta excelente tu nuevo artículo y es una de los detalles en los que más pretendo enfocarme y sin duda el resto de emprendedores también ya que simplifica absolutamente todo, mejora la productividad y por supuesto habla bien de cada uno de nosotros ya que se notará que somos ordenados.
TRABAJA MÁS EN MEJORAR TU NEGOCIO QUE EN EL PROPIO NEGOCIO dijo Raimon Samsó en EL CODIGO DEL DINERO. Y por supuesto en ese mismo libro expresa la inmensa importancia de un sistema.
A pesar de que las opciones para guardar en la nube toda nuestra documentación esta genial (probaré la segunda), también se puede considerar a Word como una fantástica opción.
Veras, yo la utilizo y simplemente es como si nunca cambio de pc, aunque normalmente utilizo 3 dispositivos en el día, mi portátil, el ordenador de la empresa donde trabajo y mi celular.
Lo cierto es que para los que estamos más familiarizados a Microsoft Office nos puede venir de las mil maravillas.
Si creas una cuenta en https://signup.live.com/signup podrás tener acceso a Office Online que incluye, entre otros servicios, Excel, Word, PowerPoint y ya casi todo el mundo conoce el resto.
Puedes trabajar completamente online y desde cualquier parte del mundo de manera súper cómoda.
Algo que me gusta muchísimo y facilita en gran medida mi trabajo es utilizar la extensión Office Online para Google Chrome. Con ella inicias sesión, puedes ver los archivos utilizados recientemente y puedes crear cualquier archivo que necesites ya sea en Excel o Word, una presentación en PowerPoint y demás en unos simples clics.
Otra manera genial de trabajar es que, si no se te antoja trabajar en tu navegador y tienes instalado Office 2013 o aún mejor Office 2016, puedes iniciar sección en tu Word de toda la vida en tu ordenador, luego podrás abrir cualquier archivo alojado en tu nube de OneDrive de Microsoft desde tu pc, modificarlo a tu antojo y guardar esos cambios directamente en tu nube, sin bajar ni subir archivos, sencillo y practico.
Cabe mencionar que al crear una cuenta tendremos 5GB de almacenamiento en la nube, es solo 1 tercio de lo que nos regala Google, pero ya son 5GB mas que tienes y puedes utilizar de manera eficiente. Además, si solo lo utilizas para documentación que compartirás con tu equipo de trabajo costará mucho llegar a utilizar todo el espacio.
Para resaltarlo un poco mejor, claro que puedes compartir tus archivos con todos tus colaboradores que también utilicen los servicios de Microsoft y trabajar todos en conjunto sobre un mismo archivo.
Cosas que si hay que tomar en cuenta.
A mí me pasa que de repente la interfaz online cambia de idioma, no he determinado a que se debe, si es configuración de mi cuenta o lo que sea. Pero imagino que casi para nadie esto sería un problema, yo no hablo inglés, pero estoy bastante relacionado con el idioma que puedo traducir muchas palabras en mi mente y ya con eso tengo una idea muy cercana a lo que dice en realidad, además de que nunca me falta mi extensión de traductor jajaja.
Otro detallito es que, si vas a trabajar con tus colaboradores al mismo tiempo en algún documento, solo será permitido si todos están conectados desde la web a dicho documento. Microsoft no te dejará hacerlo si inicias sección en tu instalación Word local.
Y si te descargas la aplicación en tu Android podrás seguir trabajando en tu archivo desde tu móvil. A veces resulta un poco incómodo y más si tienes un móvil pequeño, pero como hoy en día están de moda los Smartphone grandes no supondrá un gran obstáculo trabajar desde ahí. Además, lo utilizarías para cosas sencillas como revisar si no te has equivocado o has incluido todo en el documento, ver los cambios de tus colaboradores con los que has compartido el archivo y cosas así.
En definitiva, utilizar Word para documentar tus procesos internos y hasta la receta secreta de tu café de la mañana es una opción que recomiendo ampliamente.
Cuídense mucho los dos. Un placer estar en su lista de suscriptores.
¡Excelente comentario, Anderson! Te agradecemos muchísimo toda la información de calidad que has aportado al post con este comentario.
Un abrazo!!
Genial el post Juanmi. Me alegro de que se empiece a hablar sobre documentar procesos y acercarlo más al día a día de los emprendedores que aún trabajan en solitario 👌🏻
A mis clientes en el mentoring les digo que «si aún crees que no necesitas un Manual de Procesos es porque estás en el momento perfecto para comenzar a crearlo». Porque si esperan a echarlo en falta ya será demasiado tarde y estarán probablemente explotando de agobio y tareas.
Una forma sencilla de redactar un proceso es dejar abierta en el navegador la herramienta que se use para documentar, e ir anotando los pasos cada vez que hacemos una tarea diferente.
¿Vas a pagar una factura a un proveedor por transferencia? ¿vas a añadir un banner en el blog? ¿vas a elaborar un presupuesto?… aprovecha cualquier oportunidad para tomar nota de cómo haces algo, llega un momento que ya documentas casi en piloto automático 😅
Un abrazo a los dos!
Hola wapa!!
Mil gracias por pasarte a comentar.
Nosotros lo hemos vivido en nuestras propias carnes. Primero en empresa privada y desde hace unos años como emprendedores digitales. Documentar puede parecer pesado al principio, pero te hace mucho más fácil el proceso de delegación.
Una vez que tienes montado el esqueleto de sistemas y procesos el propio equipo debe ser el encargado de hacer que el Manual de Operaciones (Procesos, Sistemas o Wiki 🙂 ) siga creciendo y esté vivo.
Jajaja me ha encantado tu frase: “si aún crees que no necesitas un Manual de Procesos es porque estás en el momento perfecto para comenzar a crearlo”.
¡100% de acuerdo!
Ese «como haces algo» que comentas es básico para luchar contra el síndrome de «nadie hace las cosas mejor que yo» jejeje y para eso Loom nos ha ayudado mucho!
Me alegro de que te haya gustado el artículo 🙂
Un abrazo enorme y seguimos en contacto!!
PD: ¿me decías que eras contratable o no? jejeje
uy… el síndrome de «esto nadie lo hace como yo», dímelo a mí, que soy ultraperfeccionista y luego resulta que le dejas tu proceso al profesional que contratas y te lo mejora en un pis-pás porque das con alguien realmente bueno.
Loom la conozco y sé que es genial, yo uso Monosnap o Droplr. Cualquier día tendríamos que hacer como los adictos a comprar zapatos y confesar cuántas herramientas tenemos 😅
Abrazos y besos!
PD. wapo…. ni puse página de «servicios» en mi web para no liarme, pero no dejan de surgirme propuestas súper interesantes a las que no sé decir que no 😄
Lo que se os ocurra a vosotros para hacer juntos contadme, yo siempre estoy encantada de colaborar con gente interesante 🤘🏻
¡Brutal post Juanmi!
Voy a empezar a implementarlo ya mismo. Ya hacía algo parecido al redactar posts, tenía como un «template» en el que tengo distribuidos diferentes puntos y una pequeña idea de lo que tengo que poner en cada sección. Pero todo en un word.
No tenía ni idea que eso que estaba haciendo eran sistemas y procesos. ¡Gracias a tu post me he iluminado jaja!
Ahora empezaré a tope, primero enumerando todos los sistemas más importantes de mi negocio y explicándolos paso a paso.
¡Mil gracias por compartir tus conocimientos Juanmi! y a Isa también 😉
Muchas gracias por tu comentario, Ester. Aunque ya estabas aplicando sistemas y procesos, también notarás una mejoría considerable al documentarlos. Ya nos contarás qué tal.
Un abrazo!!
Tengo una aclaración que hacer. Los procedimientos no se documentan ellos se establecen en el mapa de procesos, lo que se debe documentar es el procedimiento de como lo realizo pero no en extensión, para eso estan los instructivos para actividades y los manuales de tareas. Lógicamente en el mundo virtual las cosas son mas sencillas pero cuando manejamos definiciones de management es bueno tener claro los conceptos.
saludos y muy buena iniciativa
Muchas gracias por tu aclaración, Carlos. Un abrazo!!