5 técnicas de planificación para mejorar la productividad, dominar el tiempo y conseguir tus objetivos

Que levante la mano quien no quiera mejorar la productividad.

A ver… Al fondo veo una mano… Ah, no. ¿Nadie?

No me extraña. Mejorar la productividad es la batalla constante de los emprendedores.

Todos queremos saber cuál es la mejor forma de organizar el horario para alcanzar el máximo rendimiento. Y a pesar de que se han escrito infinidad de libros y artículos que aseguran conocer el secreto del horario perfecto, lo cierto es que no existe un único método infalible y válido para todo el mundo.

Cada uno tenemos nuestras fortalezas y nuestras debilidades, de modo que lo que funciona para una persona, puede resultar un absoluto desastre para otra.

Por eso hay quien encuentra en las primeras horas del día su mejor momento para alcanzar un alto rendimiento mientras que otros prefieren las tardes o las madrugadas.

Así que para ayudarte a encontrar el método que mejor funciona para ti, hemos seleccionado 5 rutinas diarias que han demostrado ser efectivas para mejorar la productividad.

Aviso a navegantes: algunas de las estrategias que vas a descubrir te convencerán a la primera y otras no tanto. Antes de decantarte por una o por otra, ponlas en práctica para tener conclusiones sólidas.

¿Trato hecho?

Cae un mito: no existe una receta mágica para mejorar la productividad

Esto es un hecho como te adelantaba al principio.

Incluso la Historia lo ha demostrado y los grandes personajes que se ganaron la fama de ser muy productivos seguían unas rutinas u otras dependiendo de sus circunstancias, personalidad y niveles de energía.

Por ejemplo, Winston Churchill se concentraba mejor de noche, mientras que Toni Morrison prefería madrugar y empezar a escribir antes del amanecer.

No existe una única forma de organizar el horario para mejorar la productividad, así que no queda más remedio que experimentar con diversas técnicas para encontrar la perfecta para  ti.

[Tweet «¿Qué técnica de productividad prefieres de estas 5?#emprender»]

5 métodos que te ayudarán a mejorar la productividad

Las rutinas que te propongo no son las únicas que existen, pero sí las que más se han probado y se ha demostrado su eficacia.

Juanmi y yo hemos probado todas (salvo la última) y a nosotros nos han funcionado.

Veamos cada una de ellas.

1. Trabajar por bloques de tiempo

Este método consiste en planificar con antelación lo que harás el día siguiente y dedicar unas horas específicas a completar una tarea bloqueando ciertas horas en tu agenda.

Para aplicar esta técnica, es esencial saber de antemano qué quieres conseguir y cuándo. Una vez que tienes clara la tarea y el tiempo que necesitas para terminarla, inclúyela en tu calendario y trabaja en ella durante el tiempo que has establecido.

Cuando organices tu trabajo siguiendo esta técnica, recuerda bloquear intervalos proactivos y reactivos.

«¿Bloques reactivos y proactivos?»

Te explico. 🙂

Los bloques de tiempo proactivos se refieren a aquellos en los que te centras en las tareas importantes que debes acabar y los reactivos son los intervalos de tiempo en los que atiendes el email, las redes sociales o las reuniones.

Por ejemplo, podrías bloquear las primeras 2 horas del día para dedicarlas a las tareas más complejas del día y revisar el correo electrónico por la tarde, cuando los niveles de energía han bajado.

Además de mejorar la productividad porque aprovechas en tareas importantes tus horas de mayor concentración y rendimiento, esta estrategia te permite trabajar sin interrupciones sabiendo que no dejarás de atender otras cosas.

El método de los bloques de tiempo tiene otra ventaja: te ayuda a saber exactamente cómo usarás el tiempo y cuándo terminarás tareas específicas.

[Tweet «Trabajar por bloques de tiempo te ayuda a aprovechar mejor el tiempo #emprender»]

A diferencia de las listas de tareas en las que solo aparecen las acciones que en algún momento tienes que hacer, los bloques de tiempo te permiten saber qué hacer y cuándo hacerlo.

Además, al obligarte a trabajar dentro de un horario rígido y a conseguir un objetivo en un plazo determinado, te fuerzas a ti mismo a concentrarte más en cada actividad que hagas.

Cal Newport, experto en productividad, define así los beneficios del método de trabajar por bloques de tiempo para mejorar la productividad:

A veces la gente me pregunta por qué me molesto en planificar mi tiempo con tanto detalle. Mi respuesta es simple: me proporciona una gran productividad. Una semana laboral de 40 horas organizadas por bloques de tiempo produce la misma productividad que una de más de 60 horas sin estructura.

[Tweet «40 horas bien organizadas cunden más que 60 sin organizar #emprender»]

El desafío de trabajar por bloques de tiempo es que hay veces en las que las interrupciones son inevitables.

Y cuando una tarea se interrumpe, hay que reestructurar el horario para esa tarea o dejarla hasta el día siguiente. Además, solemos subestimar el tiempo que llevará una tarea, por lo que no es raro que el tiempo pensado para una, acabe pisando a la siguiente.

Por eso, hay expertos que prefieren no usar el calendario como una lista de tareas. Como dice David Allen en su libro Getting Things Done: «Intentar mantener una lista de tareas en el calendario que hay que reubicar en otro día si no se terminan es desmoralizador y una pérdida de tiempo.

No obstante, planificar el día con antelación con el calendario te puede ayudar a centrarte en las tareas más importantes que tienes que llevar a cabo y mejorar la productividad.

2. Poner el foco en lo prioritario

El método MIT (Most Important Task) consiste en centrarse en lo esencial e importante.

En lugar de escribir una lista interminable de tareas e intentar conseguir todas, determina un máximo de 3 que son prioritarias y trabaja en ellas durante todo el día.

[Tweet «Deja de perseguir mil objetivos. Elige 3 y céntrate en ellos #emprender»]

No quiero decir que debas solo hacer 3 cosas en cada día, sino que no empieces ninguna otra tarea hasta que hayas terminado por completo las 3 más importantes.

La realidad es que 3 suenan a poco porque tendemos a considerar que toda la lista es importante. Sí, hay muchas voces reclamando nuestra atención, pero en realidad la mayoría no son cruciales. Y aquí hablamos de esas tareas absolutamente prioritarias.

De verdad, las notificaciones del teléfono y del email pueden esperar.

Si eres capaz de terminar entre una y 3 tareas esenciales, te darás cuenta de la cantidad de acciones que son secundarias o incluso innecesarias. 😉

Esta es la premisa que defienden Gary Keller y Jaya Papasan en su libro The ONE Thing:

¿Cuál es la ÚNICA cosa que puedes hacer esta semana y que si la completas hará más fácil la ejecución del resto de tareas o incluso las convierte en irrelevantes?

Una vez que defines estas 3 tareas fundamentales, debes agendarlas como prioritarias en tu orden del día. De este modo, avanzarás en lo importante antes de que te bombardeen las distracciones y habrás conseguido mejorar la productividad.

Créeme, cuando adquieres el hábito de centrarte casi de forma obsesiva en las tareas fundamentales o complejas, cada día es productivo y abandonas la sensación de haber perdido tiempo con tareas de poca importancia.

El experto en productividad James Clear lo expone así:

Si lo primero que haces cada día es ejecutar las tareas esenciales, siempre tendrás algo importante hecho. Hay días  en los que pierdo muchas horas saltando de una tarea a otra y no dedico ninguna a la que de verdad merece mi atención

Para ayudarte a gestionar la importancia de tareas, puedes utilizar alguna aplicación como:

• OmniFocus
• Things
• Todoist

[Tweet «Descubre 3 aplicaciones para priorizar tareas en tu día a día #emprender»]

3. Técnica de Pomodoro

De la técnica de Pomodoro para mejorar la productividad ya hemos hablado en otras ocasiones. Básicamente consiste en trabajar en pequeños y ultraproductivos intervalos de  tiempo y hacer breves descansos entre ellos.

Es increíblemente simple, porque todo lo que necesitas es un temporizador para partir en pequeños tareas un proyecto grande.

Así es como funciona:

• Elige una tarea.
• Pon el temporizador en 25 minutos.
• Trabaja en la tarea hasta que se acabe el tiempo.
• Descansa durante 5 minutos.
• Cada 4 intervalos de Pomodoro, toma un descanso de entre 15 y 30 minutos.

Esta técnica te permite centrarte y avanzar en tus objetivos sin darte palizas y dando un respiro a la mente y al cuerpo.

El hecho de que los intervalos de tiempo sean cortos tiene un motivo: concentrarte profundamente sin sentir fatiga mental.

Hay mucha gente que sigue esta técnica; entre ellos nosotros, aunque en nuestro caso alargamos los intervalos a 50 minutos en lugar de mantenerlos en 25.

Puede que en alguna de las sesiones se vea interrumpida; pero aun así, seguro que a lo largo del día has sacado 50 minutos de máximo provecho en los que avanzas de forma increíble en las tareas esenciales.

[Tweet «Descubre cómo aplicar la técnica de Pomodoro de forma eficaz #emprender»]

Ahora bien, este método también tiene su lado oscuro.

Y es que se supone que los intervalos de Pomodoro son periodo de tiempo de concentración sin interrupciones, lo que significa que no puedes hacer una pausa en mitad de una sesión y volver sobre ella después.

Es decir que si alguien o algo reclama tu atención en ese momento, solo tienes 2 opciones: declinar o parar la sesión completa.

No obstante, cuando te acostumbras a trabajar de este modo, compruebas que de verdad es una buena forma de gestionar el tiempo y mejorar la productividad.

Si poner el temporizador del móvil te parece un latazo, puedes ayudarte de herramientas como Focus Booster, Pomo Done o Marinara Timer.

Si quieres conocer más herramientas para mejorar la productividad, aquí tienes una buena selección:

> 10 herramientas online para ser más productivo

4. Trabajar en intervalos de 90 minutos

El cuerpo humano se rige por los llamados ritmos ultradianos. Durante estos ciclos, se producen picos de máxima actividad (cuando tenemos más energía) y de mínima actividad (cuando estamos más cansados).

Pues bien, la técnica de los 90 minutos se basa en estos ciclos para aprovechar los picos de mayor energía que se producen durante el día: trabajar durante 90 minutos y descansar durante 20-30 minutos.

En un estudio sobre los ciclos ultradianos realizado en 1993, Anders Ericcson señaló los beneficios de este método, en el que destacó que esos periodos de descanso entre las sesiones de trabajo intenso son esenciales para conseguir un rendimiento más alto.

Por lo tanto, no vale aplicar esta técnica a medias y trabajar a tope durante 90 minutos y descansar solo 5 minutos. Si lo haces, hazlo bien. 😉

Esta técnica para mejorar la productividad es interesante porque la mayoría de nosotros apenas prestamos atención a los ritmos naturales del cuerpo y utilizamos estimulantes como el café para compensar los periodos de baja energía.

Esto se traduce en un bajón inevitable en torno a las 2:30 p. m., que, casualmente, se corresponde con un bajón de los ciclos ultradianos.

¿Qué pasaría si escucháramos más nuestro reloj interno? Exacto: aprovecharíamos mejor los niveles de máxima energía y mejoraríamos la productividad.

En definitiva, se trata de trabajar con tu cuerpo y no contra él.

[Tweet «Aprende a trabajar en sintonía con tu cuerpo, no contra él #emprender»]

Como dice Tom Gibson (especialista en estrategia digital):

Necesitamos empezar a pensar en términos de productividad y resultados de acuerdo con nuestros ciclos más que en términos lineales. Mucha gente reconoce que experimenta picos a lo largo del día en los que son mejores ejecutando. En otros momentos son mejores pensadores; en otros, son buenos viendo series en Netflix.

Buena observación, esta última. 😀

El problema de base es que desde pequeños nos educan para afrontar jornadas de 8 horas y se presume que podemos trabajar de 8 a 5 con un único descanso a la hora de comer.

Y este viejo sistema es terrible para la productividad.

Por supuesto, esta técnica tiene sus desventajas.

Por ejemplo, si tu jefe te pilla echándote una siesta en la oficina, es muy posible que no le guste, aunque le expliques que no estás vagueando, sino trabajando de acuerdo con tus ritmos ultradianos. 😀

Eso por no mencionar los plazos que muchas veces hay que cumplir y que hacen que sea inevitable pegar la nariz a la pantalla del ordenador y obviar las señales de cansancio que envía el cuerpo (el estrés ultradiano).

Pero nosotros somos emprendedores, ¿no?

Eso quiere decir que no somos esclavos de un horario y podemos tener en cuenta los ciclos naturales, decidir en qué horas trabajar a tope y ajustar nuestro horario.

Pero como esto no es una cuestión matemática, mi consejo para mejorar la productividad es que monitorices tus niveles de energía a lo largo del día durante varias semanas y encuentres el patrón que mejor se adapte a ti.

[Tweet «Tú también tienes ciclos ultradianos y debes escucharlos para conseguir tus objetivos #emprender»]

5. El método del sueño polifásico

Esta técnica para mejorar la productividad es un poco rara, la ciencia ha llegado a cuestionarla por los peligros intrínsecos que tiene para la salud y puede que solo sea eficaz para algunas personas (así que no te empeñes en seguirla si ves que no va contigo).

Sin embargo, si la pruebas y ves que te funciona, puedes conseguir unos niveles de rendimiento extraordinarios.

¿En qué consiste?

Para explicártelo, antes tenemos que hablar un poco sobre los hábitos del sueño.

Los humanos nos caracterizamos por tener un sueño monofásico. Es decir, que solo dormimos una vez cada 24 horas (por norma general, por la noche).

Y esto es así no solo por costumbre, sino por los ciclos circadianos, que son los ciclos naturales del organismo que regulan aspectos como la temperatura, el apetito o el sueño.

¿Te has fijado que cuando tienes fiebre sube a unas horas determinadas y baja a otras? Pues se debe a los ciclos circadianos.

Pero el sueño monofásico no es el único posible. De hecho, hay personas con sueño bifásico (reparten las 8 horas de descanso en 2 sesiones de sueño de 4 horas cada una) y sueño polifásico.

Llegamos al meollo de la cuestión.

¿Qué es el sueño polifásico?

Resumiendo mucho, podríamos definirlo como el método de descanso que lleva el sueño bifásico al extremo con la intención de reducir al máximo las horas de sueño.

Profesionales como pilotos, astronautas o militares suelen entrenarse para adquirir este hábito porque favorece el estado de alerta. Pero no son los únicos: las personas mayores y los bebés suelen tener de forma natural este tipo de sueño.

El término «sueño polifásico» fue acuñado a principios del siglo XX por el psicólogo J. S. Szymanski, tras comprobar que algunos patrones fisiológicos varían de forma más o menos regular a lo largo del día.

Pues bien, el método del sueño polifásico propone dormir pequeñas siestas de 20 o 30 minutos cada 6 horas en lugar de las 8 horas nocturnas.

Si haces cuentas verás que de este modo se reducen bastante las horas dedicadas al sueño. Y puesto que existe una privación de sueño, la ciencia cuestiona que realmente sea saludable a largo plazo.

Sin embargo, eso no quita para que haya firmes defensores del sueño polifásico como estrategia para mejorar la productividad.

Es el caso del ruso Eugene Dubovoy que, según cuenta, solo duerme 4,5 horas al día. Como resultado, dice que tiene más tiempo para hacer tareas y conseguir sus objetivos.

Según contó en una entrevista, el mayor beneficio es que consigue es ganar 2 meses extra de tiempo cada año.

Otros seguidores de esta técnica afirman que el sueño polifásico les hace estar más alerta, se sienten más sanos, descansan más cuando duermen y han mejorado la productividad.

Sin embargo, aparte de las posibles consecuencias que pueda tener en la salud, este método tiene otras desventajas, como la dificultad de conciliar este ritmo con una vida familiar normal o romper el descanso del día si se pierde alguno de los intervalos de sueño.

Si quieres recuperar cada semana una media de 28 horas, quizá debas probarla (pero con cuidado, ¿eh?).

[Tweet «¿Serías capaz de dormir solo 4 horas al día durante 2 años? #emprender»]

El reto para encontrar la solución perfecta y mejorar tu productividad en 7 semanas

Como ves, no existe una fórmula mágica para dar con el horario óptimo y mejorar la productividad. De hecho, es posible que se necesario crear un sistema híbrido que englobe varias de estas técnicas.

Por ejemplo, el método MIT funciona bien con el de bloques de tiempo. Tres Pomodoros se acercan a la sesiones de 90 minutos. Y el sistema de sueño polifásico… bueno, este lo dejamos solo para los más valientes. 🙂

Elijas la técnica que elijas, lo importante es que planifiques tu día y tus horarios, que respetes las horas que tu organismo necesite para reponerse y puedas avanzar en tus proyectos sin dejar de lado otras parcelas de tu vida.

El objetivo final es que consigas las metas que te propongas. Y… ¿no estamos aquí para eso?

Bueno, pues para ayudarte en el camino, te propongo un reto.

En realidad son 7 retos, que ya hemos empezado a lanzar en el grupo de Facebook de Más y Mejor. Bajo el hasthag #RetoMasyMejor, cada semana, durante 7 semanas, plantearemos un reto para que entre todos vayamos adquiriendo hábitos de productividad saludables.

¿Te apuntas? Además de la satisfacción personal de dar pequeños pasos para ser una mejor versión de ti mismo, hay ganadores semanales ¡y premios!

>>Accede ahora al grupo de Emprendedores de Más y Mejor y súmate al reto

Y tras visitar el grupo, vuelve y cuéntame: ¿te atreves a probar el método del sueño polifásico? ¿Alguna vez te has parado a observar tu cuerpo para saber cuándo aumenta tu productividad? ¿Has puesto alguna de estas 5 técnicas en práctica? Seguimos en los comentarios. ¡Te espero!

Imagen de pathdoc, Shutterstock