Índice de Contenidos
¿Por qué los emprendedores de mayor éxito mundial son tan productivos? ¿Por qué John Lee Dumas es capaz de publicar una entrevista diferente cada día en su podcast mientras que otras personas a duras penas sacan tiempo para mantener actualizadas sus redes sociales? La respuesta se resume en 3 palabras: batching de tareas.
El «batching» es una técnica de gestión de tareas especialmente útil para los emprendedores, ya que nos ayuda a trabajar más concentrados, evitar la multitarea, mantener a raya las distracciones y avanzar hacia nuestros objetivos de forma más eficiente.
¿Imaginas ser capaz de hacer el doble de cosas en la mitad tiempo?
Pues este sueño de todo emprendedor es lo que te permite el batching de tareas. En este post vamos a contarte cómo aplicamos esta técnica en Más y Mejor (e incluso en nuestra vida personal) que nos permite exprimir al máximo el tiempo y liberar varias horas al mes.
Y es tan efectiva que si hoy la pones en práctica, HOY comprobarás resultados.
¿Realidad o ficción? Descúbrelo tú mismo. ¡Vamos a por ello!
Qué es el batching de tareas y cómo te ayuda a ser más productivo
El batching de tareas (o «lotes de tareas», que diríamos en español) no es un invento nuevo. Es una técnica recomendada por el método de productividad GTD que a Juanmi y a mí nos gusta mucho que consiste en agrupar tareas similares que requieren recursos los mismos recursos y abordarlas todas en el mismo bloque de tiempo.
[Tweet «¿Sabías que trabajar por lotes de tareas te ayuda a ser más productivo? Aquí verás cómo #emprender»]
Para entender bien por qué es una técnica tan efectiva, primero debemos hablar de los llamados cambios de contexto.
La importancia del cambio de contexto en el rendimiento
El cambio de contexto que implica pasar de una tarea a otra de diferente naturaleza y que requiere distintos recursos exige bastante tiempo y esfuerzo mental.
Fíjate si es así que el cerebro necesita entre 15 y 45 minutos para conseguir un nivel de concentración óptimo cuando realizamos una tarea, así que imagina la cantidad de tiempo que puedes llegar a perder cada día simplemente por los cambios de contexto que llevas a cabo a lo largo de la jornada.
[Tweet «El cerebro necesita entre 15 y 45 minutos para conseguir un nivel de concentración óptimo al realizar una tarea #emprender»]
Para que lo veas más claro, imagina que estás escribiendo un post para tu blog o creando una página de venta de tu nuevo curso. De pronto recibes una notificación del email y —como no puedes resistir la tentación de esperar a más tarde—, dejas de hacer lo que estabas haciendo y te pones a gestionar el email.
Pues bien, cuando quieras retomar la redacción del artículo o la página, necesitarás como mínimo 15 minutos para concentrarte y entrar de nuevo en flow.
En nuestro caso, cada vez que grabamos un vídeo para Youtube tenemos que preparar los focos, las tarjetas SD, los micrófonos, la cámara, ajustar el sonido, arreglarnos y ponernos guapos…
Tardamos bastante más en preparar todo que necesitamos para grabar que en grabar el vídeo en sí.
Por eso, en lugar de grabar un vídeo cada día (que implicaría mucho tiempo), reservamos días concretos al mes y grabamos del tirón varias horas seguidas. De este modo, el cambio de contexto que supone preparar los vídeos no nos afecta, trabajamos con más foco y aprovechamos mejor el tiempo. 🙂
Trabajar por lotes de tareas tiene aún más ventajas
A la concentración, el rendimiento y la mejor gestión del tiempo, al batching de tareas hay que sumarle otro beneficio, ya que ayuda a evitar 2 grandes problemas de productividad que solemos tener los emprendedores: la procrastinación y tener la sensación de estar ocupado, aunque no hayas avanzado en ninguna tarea de verdad importante.
Seguro que recuerdas más de un día en el que el email, las redes sociales, una llamada de teléfono por aquí y unas notificaciones por allá, llega la tarde y sientes que, a pesar de haber estado ocupado, el día no te ha cundido.
Pues bien, si aplicas el batching y agrupas todas las tareas similares en el mismo bloque de tiempo, les dedicarás el tiempo preciso necesario (y no más) y podrás dedicar tus horas de trabajo a tareas de alto nivel en tu negocio.
Por cierto, si descubres que pasas demasiado tiempo en acciones en las que no eres imprescindible, sabrás que ha llegado el momento enfrentarte al miedo a delegar y apoyarte en otros profesionales.
Ejemplos de batching de tareas y cómo organizarte para trabajar por lotes
Usar esta estrategia de gestión del tiempo te ayudará a ser más productivo y tener un mejor control de todas las tareas que debes atender, como grabar episodios de podcast, vídeos, escribir posts, responder emails, realizar las tareas de facturación o gestionar tus redes.
Y lo mejor de esta técnica es que nada más que empiezas a aplicarla ves los resultados. Solo tienes que asegurarte de que las tareas que incluyes en el lote son similares y requieren el mismo tipo de esfuerzo y los mismos recursos.
La verdad es que si haces un repaso a todo lo que tienes que hacer, verás que muchas de tus actividades diarias cumplen estas características.
Cómo organizar las tareas y aplicar el batching
Ahora que ya sabes en qué consiste trabajar por lotes de tareas y qué ventajas tiene, vamos a ver algunos ejemplos más para que te resulte más sencillo organizar tu día a día.
Analiza todas tus tareas y haz distintos grupos. Estas son algunas posibles sugerencias:
- Dar servicios a tus clientes.
- Responder correos electrónicos
- Gestionar tus redes sociales.
- Preparar contenido: pueden ser posts escritos, vídeos, podcasts, webinars o masterclasses.
- Emitir facturas.
- Llevar el control financiero del negocio.
Cada uno de estos grupos de tareas irá en el mismo bloque de tiempo. Así que una vez localizadas las actividades que harás en cada lote, decide el día y la hora que reservarás para ello y agéndalo.
Este último paso es esencial, porque si no lo incluyes en tu agenda de tareas diaria, es muy posible que se quede sin hacer.
[Tweet «Lo que no está en tu calendario, no existe #emprender»]
Utiliza también el batching de tareas para tu vida cotidiana
La forma de organizar tu vida y actividades domésticas también influye en tu vida laboral, y más cuando eres emprendedor y trabajas desde casa.
¿Sabes que también puedes aplicar el batching de tareas para organizar tu vida personal?
Por ejemplo, en lugar de salir a comprar varios días a la semana, elige una tarde (por ejemplo) y aprovecha para hacer todo lo que suponga estar fuera de casa: comprar en el supermercado, ir a la farmacia, pasarte por la ferretería, comprar algo de ropa que necesites…
Como ves, los cambios de contexto no solo influyen en el plano profesional, sino que también podemos tenerlos en cuenta en nuestra vida personal y aprovechar el tiempo aún más y mejor. 😉
Pon en práctica el batching de tareas y cuéntanos los resultados
¿Conocías el batching de tareas? ¿Crees que trabajar por lotes y bloques de tiempo te ayuda a ser más productivo? Te escucho en los comentarios.