Elaborar un plan y asegurar el éxito es una de las mayores satisfacciones que una persona inteligente puede experimentar.
– Henry Fayol
¿Conoces a Henri Fayol?
La historia lo ubica como el padre de la administración y de la gestión de proyectos, gracias a los principios básicos y a las funciones de gestión que estableció allá por los inicios del siglo XX.
Este francés entró a dirigir una empresa de metalurgia que estaba en una situación muy delicada, y, 30 años después, la entregó a su sucesor con una gran estabilidad.
Fayol es quizá la imagen de la importancia de gestionar los proyectos adecuadamente.
¿Por qué?
Porque cuando tienes un proyecto no es suficiente con liarte a hacer tareas sin ton ni son, y ejemplos como el de la empresa metalúrgica de Fayol son la prueba de que saber gestionar un proyecto es la clave para que tenga éxito y no se vaya a pique.
Gestionar bien tu negocio te llevará a conseguir tus objetivos, y tendrá una notable repercusión en los niveles de productividad.
Y aquí vienen las preguntas del millón: ¿de qué va eso de la gestión de proyectos? ¿Hay métodos específicos? ¿Funciona también para emprendedores, además de para empresas grandes?
O mejor todavía: ¿cómo mejorar la gestión de tus proyectos?
Pues vamos al lío, que para resolver esto estamos hoy aquí. 😉
Índice de Contenidos
1. POR QUÉ APLICAR GESTIÓN DE PROYECTOS
Antes de explicar por qué gestionar un proyecto, vamos a lo básico: explicar qué es un proyecto.
Un proyecto es un “conjunto de tareas interrelacionadas con una fecha de inicio y fin, unos recursos asociados y un resultado esperado.”
Sin embargo, cuando utilizamos la palabra proyecto, necesariamente tenemos que trabajar también la palabra “objetivo”.
Y ahora vamos a ver por qué.
Un objetivo SMART es una meta:
- Specific (Específica)
- Measurable (Medible)
- Achievable (Alcanzable)
- Relevant (Relevante)
- Time-Bound (Con tiempo limitado)
Esto quiere decir que es posible saber cuándo has llegado hasta él y no perder el rumbo de hacia dónde vas. Sin embargo, lo que no puedes controlar es cómo llegas.
Y aquí aparece la importancia de los proyectos.
Si los objetivos te dicen el por qué, los proyectos te dicen el cómo.
Y sin el cómo, no hay forma de llegar al por qué.
Los objetivos te comprometen con un resultado y los proyectos te comprometen con una fecha. Y ya sabes lo que pasa: sin fechas… No suele haber resultados.
Podríamos decir algo así como que el proyecto es la llave maestra que te acercará a tus objetivos. Así que te interesa gestionar bien al primero para conseguir los segundos, ¿no te parece?
Según Wikipedia, solamente el 44% de los proyectos terminan a tiempo, mientras que el 70% no consigue lo que se propuso, y el 30% tira la toalla, cancelando antes de su finalización.
Cuando tú emprendes un proyecto para acercarte a unos objetivos, lo haces porque realmente quieres conseguirlos. Sin embargo, ¿cómo piensas gestionar tus recursos para lograr los resultados esperados?
Es decir, ¿cómo piensas gestionar tus proyectos?
Esto no es ninguna tontería, porque de ello depende, en gran medida, que consigas lo que te has propuesto.
#1 ¿Por qué gestionar tu proyecto con criterio?
Gestionando correctamente tu proyecto conseguirás:
- Saber hacia dónde vas.
- Mantener el foco diario.
- Detectar las desviaciones y corregirlas.
- Subsanar y aprender de los errores.
- Detectar qué necesitas mejorar.
- Saber cuál es el siguiente paso.
- Mantener la motivación necesaria para trabajar en ello cada día.
Si alguna vez has sentido el peso del negocio sobre los hombros y has tenido que hacer un esfuerzo para entender por qué hacías lo que hacías, sabrás de lo que te estoy hablando.
Cuando gestionas tu proyecto con criterio, no solamente trabajas más tranquilo porque sabes hacia dónde vas, sino que consigues los objetivos que te has propuesto, en lugar de ir a salto de mata haciendo todo lo que por ahí dicen que “tienes que hacer” con tu negocio.
#2 ¿Cómo aplicar la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos nace de aplicar la planificación de las obras de ingeniería a la función de dirección.
Es decir: tenemos X presupuesto, para conseguir X resultados, y disponemos de X tiempo.
¿Cómo lo hacemos?
El camino más óptimo que te lleve hasta tu resultado-objetivo redundará en el éxito de tu propósito.
Henri Fayol, como te decía más arriba, propone un proceso de administración de proyectos que consiste en:
- Planificar. ¿Qué objetivos? ¿Qué estrategia?
- Organizar. ¿Qué sistema? ¿Qué decisiones?
- Dirigir. ¿Qué coordinación entre tiempo, personas y recursos materiales?
- Controlar. ¿Cómo evoluciona el proyecto tras ponerlo en marcha?
- Prever. ¿Qué aprender para adelantarse?
Estas funciones marcaron en su tiempo un antes y un después, y, si te fijas, son las raíces de la gestión de proyectos actual.
Date cuenta de que la clave está en el inicio: la clave está en planificar.
Y la pregunta mágica es una sola: ¿adónde quieres llegar?
Es fundamental que respondas a esto de forma medible, realista, alcanzable, específica y temporal, para desglosarlo en proyectos que sí puedas controlar y que te acerquen a tus objetivos.
2. MÉTODOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Ahora viene lo bueno: ¿cómo controlar lo que afecta a tu proyecto para poder actuar en consecuencia y acercarte adonde quieres llegar?
Después de estudios, investigaciones y mucho, mucho ensayo, hay una cantidad considerable de ciencia expresamente trabajada para bajar a tierra la teoría y poner en práctica la técnica.
Veamos cómo puedes desarrollar la gestión de tus proyectos según los siguientes métodos conocidos.
#1 Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una gráfica que combina el tiempo que inviertes con las actividades en las que trabajas. Así, de un solo vistazo, tienes una idea rápida y concisa de cómo planeas ejecutar un proyecto.
Lo mejor de Gantt: es simple, muy visual y establece por primera vez una previsión de tiempo.
Lo peor de Gantt: no establece prioridades, por lo que no facilita la toma de decisiones y requiere actualizarlo cada dos por tres conforme el proyecto se va desarrollando. Al ser tan simple, tampoco establece relaciones entre las actividades paralelas, con lo cual no existe interdependencia entre unas y otras.
El diagrama de Gantt es la directriz de más de un curso de gestión de proyectos que puedes encontrar en el mercado, y sienta las bases de la planificación del tiempo.
#2 PERT-CPM
El método PERT establece un proceso para alcanzar los objetivos considerando tres escenarios posibles según se cumpla el tiempo planificado. Estos tres escenarios pueden ser: optimista, realista y pesimista.
Esto implica que hay tres posibilidades para conseguir los objetivos, según el tiempo que requiera cada actividad paralela y cómo se relacionen y dependan entre ellas.
El método CPM o de la “ruta crítica” añade al PERT lo que cuesta llevar a cabo cada actividad.
Esto hace que de la combinación de ambos nazca un método bastante completo.
Lo mejor de PERT-CPM: estima el tiempo de ejecución, considera las actividades secuenciales y las conecta, detecta desviaciones en factor tiempo y considera la incertidumbre.
Lo peor de PERT-CPM: Considera los recursos ilimitados. O lo que es lo mismo, no considera qué presupuesto tienes, sin sujetarse a sus posibilidades.
#3 Cadena Crítica de Goldratt
Este método se basa en la Teoría de las Restricciones o Limitaciones, expuesta por el físico israelí Eliyahu M. Goldratt.
¿Y de qué va esto de las limitaciones?
Pues estriba, precisamente, en lo que les falta a los métodos anteriores: la limitación de recursos.
Ni tienes todo el tiempo del mundo, ni dispones de todo el presupuesto del mundo.
Dispones de X.
Y tienes que ajustar tu proyecto a los recursos de los que dispones.
Así de sencillo.
Entonces, ¿cómo funciona la cadena crítica?
Goldratt descubrió que, en la mayoría de las ocasiones, los proyectos se alargaban hasta completar el tiempo más o menos estimado para ellas. De hecho, la mayoría no finalizaba y se pasaba de plazo.
Esto se debía tanto al llamado síndrome del estudiante (dejarlo todo para última hora) como a la ley de Parkinson (el cerebro se adapta al tiempo del que dispone para una tarea).
Y claro, suponía un sobrecoste tanto en tiempo como en dinero.
Así que Goldratt le dio la vuelta a la situación, y formuló la siguiente propuesta.
- Estima los recursos mínimos y ajústate a esas limitaciones. – Goldratt
Al acotar la restricción, el proyecto camina con realismo y con empuje. Porque cuando existen limitaciones, el cerebro humano responde antes.
Establecer el límite antes de comenzar con el proyecto según esta teoría demostró lo que Goldratt afirmaba: era posible cumplir con el plazo acordado e, incluso, entregarlo antes y tardar menos.
Para tener en cuenta el factor de la incertidumbre, el método utiliza lo que se denomina “amortiguadores”.
O lo que es lo mismo: considera la posibilidad de que existan imprevistos, por lo que si algo falla, lo demás no se desbarata. Se dejan espacios suficientes en los tiempos: los considerados “amortiguadores”.
Las fases del método de la Cadena Crítica de Goldratt (o CCPM) son:
1 Planificación.
Piensa en tus objetivos y enfócalos a tus limitaciones. ¿Qué quieres conseguir? ¿Cuál es el mínimo tiempo que necesitas para lograrlo? Ajústate y planifica tus acciones en base a ello.
Te pongo un ejemplo.
Imagina que quieres escribir un artículo en tu blog cada 7 días durante 3 meses. Podrías pasar hasta 5 horas escribiendo cada uno e invertir 60 horas en total, ¿verdad?
Sin embargo, ¿podrías hacerlo en 3… y conseguir sacar tu calendario trimestral en 36 horas en lugar de 60? Si ajustas tu mente al tiempo limitado que dispongas, es probable que tardes menos de 5 horas es escribir cada artículo. Aquí la Ley de Parkinson aparece de nuevo.
Pues así plantea Goldratt planificar tu cadena crítica para llegar a tus objetivos.
2 Seguimiento y control.
Esta etapa es la ejecución de la anterior. Y entra el pleno juego la productividad, dejando a un lado (aunque sin olvidarla) la tradicional importancia de los plazos.
Aquí es donde Isa y yo le damos caña a la importancia de la ejecución de las tareas, para que te hagas una idea. (Nos podemos pasar horas hablando de la importancia de acabar las tareas que hay empezadas antes de comenzar con las siguientes, jeje).
Y hay más.
En la fase de seguimiento y control, la cadena crítica enfatiza en el foco y en trabajar en una sola tarea.
Por tanto, está totalmente prohibida la multitarea, porque hace que la productividad baje, la procrastinación toque a la puerta con facilidad y las distracciones digan “hola, estoy aquí”.
Por otra parte, el seguimiento y el control de la ejecución de lo planificado te ayuda a detectar los fallos y las desviaciones, y, una vez detectados, es súper fácil saber en qué punto puedes -y debes- mejorar al emprender.
La cadena crítica requiere que tu equipo y tú cultivéis una cultura, una comunicación y una capacidad de asumir responsabilidades que se alinean en objetivos y en estrategia dentro del proyecto.
Lo mejor del método de la cadena crítica para la gestión de proyectos es que reduce los plazos, aumenta la fluidez del trabajo y fomenta tanto la concentración como el foco del equipo.
Lo innovador de la cadena crítica respecto a los métodos anteriores es que no puedes disponer de los recursos que quieras: tienes limitaciones. Por lo tanto, necesitas considerar, dentro del tiempo de ejecución, lo que realmente puedes utilizar, planificando a lo mínimo para tener margen de maniobra.
Si nos conoces desde hace tiempo, te habrás dado cuenta de que nuestra filosofía y nuestro método de trabajo sintonizan mucho con la cadena crítica de Goldratt. 😉
#4 PDCA: Plan, Do, Check, Act
El método PDCA se traduce al español como Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar.
Es un proceso sencillo en el que planificas adónde quieres llegar, lo pones en práctica tal como lo has planeado, y compruebas cómo te ha ido.
¿Funciona, no funciona?
Si ha ido bien, es entonces cuando lo implementas como mejora.
Si no ha ido bien, el proceso vuelve a empezar y planificas nuevas acciones hasta dar con aquello que lo haga.
Este proceso iterativo te ayuda a mantener la vista siempre en los objetivos y en las mejoras, con una constante revisión de lo que avanzas y lo que necesitas.
Revisar y repetir para activar o descartar una propuesta es el alma de este método de gestión de proyectos, más corto que la cadena crítica pero muy sencillo de implementar.
#5 Mejora Continua
Más que un método de gestión de proyectos, la mejora continua es una filosofía de trabajo que aplicar para que el trabajo fluya y se entienda sin dificultad.
Principios básicos como el “keep it simple” (manténlo simple), “trust, but verify” (confiamos en ello, pero vamos a verificarlo) o el poderoso “if you can't measure it, you can't manage it” (si no lo puedes medir, no lo podrás gestionar) son clave para que la gestión de los proyectos mejore con los procesos y estimule la creatividad y la actitud del equipo.
Y tú, ¿conoces algún principio más de mejora continua? 😉
3. CÓMO MEJORAR LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Si gestionas tu propio proyecto, es probable que tu principal objetivo sea lograrlo en el plazo que te has propuesto, evitando el mayor número de desviaciones y enfocándote en los resultados que te harán avanzar.
Si es así, haces muy bien.
Si no lo es… este post te interesa.
Con los métodos que te vengo contando, te habrás dado cuenta de que el principal punto que tienen en común es la importancia que se le da al factor TIEMPO.
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Todas las metodologías consideran la ejecución dentro de una fecha prevista. Si hay desviaciones, se ajustan. Si hay imprevistos, se amortiguan.
Y todo se dirige a una única cosa: conseguir los objetivos propuestos, materializándolos en resultados medibles y reales.
Formarte con un curso de gestión de proyectos también es una opción muy interesante para practicar una metodología que ponga en valor el potencial de tu proyecto y que te acerque a tus objetivos en el mínimo tiempo posible.
Si estás pensando en cómo aprender gestión de proyectos aplicando una buena dosis de productividad que te lance a por tus objetivos, puedes pasarte por Productividad Emprendedora, donde trabajamos el compendio de varios de estos métodos y lo adaptamos al emprendimiento.
Porque la gestión del tiempo es súper importante, y contar con un buen plan de acción resulta imprescindible para conseguir los resultados que te lleven adonde quieres llegar.
¿Cuántas veces te has puesto objetivos anuales al empezar el año y no has conseguido ni la mitad?
Pues posiblemente bastantes. Y déjame decirte que con un plan de acción… esto no te pasaría. 🙂
Para mejorar la gestión de proyectos, lo mejor que puedes hacer es informarte, documentarte -como estás haciendo ahora- y tomar acción para ponerlo en práctica cuanto antes..
4. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Si has llegado hasta aquí, ya te haces una idea de la cantidad de variables y recursos que influyen en un proyecto. Tiempo, equipo, presupuesto, plazos…
Y estos recursos hay que gestionarlos con tino y con unas buenas herramientas.
Entonces, la pregunta sería una.
¿Qué software utilizar como herramienta para la gestión de proyectos?
Hay bastantes, pero solo una respuesta correcta.
Y es que ese software es el que mejor se adapte a ti y a tu proyecto.
En Productividad Emprendedora trabajamos con KanbanFlow, pero puedes encontrar aquí una buena lista de herramientas para gestión de proyectos con las que poner orden y prioridad en lo que trabajas.
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Gestionar un proyecto de forma óptima exige conocer cómo funcionan las variables que influyen en él como la palma de tu mano.
El tiempo puede ser una buena clave para empezar. 😉
Si trabajas online, te dejo por aquí un artículo sobre los tres indicadores clave de tu negocio del que tienes provecho que sacar. 😉
5. CONCLUSIÓN
La gestión de proyectos nació de la ingeniería civil y de la construcción, Fayol la aplicó a la dirección y a la administración de empresas grandes y hoy día cuentas con un buen listado de los métodos derivados de este proceso.
Concluyendo:
- Diagrama de Gantt. Simple, visual y sencillo de entender.
- PERT-CPM. Con sus tres posibles escenarios y lo que cuesta cada uno.
- Cadena crítica de Goldratt. Añadiendo los recursos limitados para ajustarte a tu presupuesto.
- PDCA o Plan, Do, Check, Act. Planifica, Haz, Verifica y Actúa si la mejora probada es válida.
- Mejora continua. Revisa constantemente tus procesos para pulir tu productividad.
Si eres emprendedor y buscas un método que reúna lo mejor de estas metodologías para ponerte tus propios objetivos, ponte ya con ello.
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