11 herramientas top para gestión de proyectos con las que mantener tu negocio bajo control

Si llevas a cabo tus propios proyectos, quizá te planteas cosas como:

• ¿Cómo puedo tenerlo todo a mano y a la vista?
• ¿Cómo sé que voy bien y que no se me olvida nada importante?

O lo que es lo mismo: ¿qué herramientas de gestión de proyectos necesitas para controlar cómo van los objetivos, cuál es la siguiente tarea que viene y cómo mides o estimas el tiempo que te toma cada una?

Haces bien en plantearte estas cuestiones.

Gestionar tu tiempo, tus recursos y los del equipo, y organizarte con buen criterio es fundamental para que tu proyecto no se salga de madre y sepas hacia dónde vas y qué pasos te restan hasta la meta.

[Tweet «Gestionar tu tiempo y organizar las tareas con buen criterio es fundamental para saber hacia dónde vas y qué pasos te restan hasta la meta. #emprender»]

Con una buena organización, sabrás en qué punto está cada tarea, cuáles son las prioritarias y las no prioritarias y qué rumbo lleva el trabajo que te traes entre manos.

Hoy le vamos a dar un repasito a algunas herramientas (11, en total) de gestión de proyectos, para que elijas por ti mismo la que más de guste y se te resuelvan todas las dudas.

¿Arrancamos? 🙂

Las herramientas para gestión de proyectos que mantienen viva el alma de tu negocio

Un negocio es un proyecto que se hizo viable y que funcionó en un mercado.

Podríamos decir que gestionar un negocio es gestionar un proyecto que ha escalado y evolucionado hacia la rentabilidad, ¿verdad?

Para hacer tu proyecto o negocio no solamente rentable, sino también productivo, es vital que tengas en cuenta los factores que intervienen en su rendimiento, y los niveles en los que tú puedes actuar.

Me refiero, con esto, a la combinación de PROYECTO + TAREAS + TIEMPO.

[Tweet «Para hacer tu proyecto rentable y productivo es vital tener en cuenta los factores que intervienen en su rendimiento y los niveles en los que tú puedes actuar #emprender»]

Manejar estas puntadas marcará la diferencia entre conseguir tus objetivos y que tu negocio tenga vida o, sencillamente, quedarte en el intento.

Interesante, ¿verdad?

Pues comencemos con la chicha del asunto. 😉

#1 Herramientas para gestión de proyectos

Cuando hablamos de tu proyecto, hablamos de la visión global.

Hablamos de hacia dónde vas.

De cuáles son tus objetivos.

De qué te queda para cumplirlos.

O de qué necesitas añadir, ajustar o eliminar.

¿Qué opciones tenemos para controlar cómo vamos con ello?

Pon ojo, que vienen ahora.

1. Trello: el ideal para empezar

Trello te permite una organización personalizada, sencilla y fácil.

Su estructura se basa en tableros. Cada tablero puede ser un proyecto, por ejemplo, donde creas listas de tareas que vas cumpliendo y pasando, con el método Kanban, de PENDIENTE a EN PROCESO, y luego, a HECHO.

Puedes añadir etiquetas, colores, fechas límite y lo que la convierte en una herramienta de gestión de proyectos de equipo: la posibilidad de trabajar de forma colaborativa entre varios miembros.

Además, permite adjuntar archivos e integrarse con otras aplicaciones.

Trello es una opción visualmente sencilla, fácil e intuitiva. Gratuita, es ideal para empezar.

2. Asana: la evolución del trabajo en equipo

Asana funciona como Trello, aunque es un poco más difícil de utilizar, sobre todo al principio.

En Asana sí puedes crear proyectos, en lugar de tableros, y asignar miembros al mismo, lo que también es un plus para el trabajo colaborativo, que define esta categoría de software de gestión de proyectos.

También tiene una versión gratuita que soporta bastante trabajo.

Cuando te familiarices con Trello o se te quede corta, posiblemente Asana sea una buena opción. Si no vas primero a por Asana, claro.

3. KanbanFlow: la integración de las 4 llaves

Con la metodología Kanban, Kanbanflow separa por estados los flujos de trabajo en TO DO, DOING, DONE (pendiente de hacer, en proceso, hecho).

Así, de un solo vistazo, controlas el estado del proyecto, sabes en qué punto estás y en qué tarea necesitas un refuerzo.

La aplicación KanbanFlow es estupenda porque no solo te ubica el flujo de trabajo en que está el proyecto, sino que también te permite medir el tiempo que te toma cada tarea.

Y medir el tiempo que te supone cada tarea es vital para luego afinar en tus estimaciones y organizarte mejor.

[Tweet «Medir el tiempo que te supone cada tarea es vital para luego afinar en tus estimaciones y organizarte mejor. #emprender»]

Kanban también permite el trabajo colaborativo, por lo que es una opción ideal para trabajos de equipo. Esta es con la que trabajamos nosotros, y nos encanta, porque nos permite llevar el control del tiempo incurrido.

Proyecto, tarea, tiempo, y equipo. Es difícil encontrar una más completa. 🙂

4. BaseCamp: el grande de los equipos

Esta herramienta para gestión de proyectos incluye el 95% lo que un gran proyecto requiere para su desarrollo.

Elimina la necesidad de los e-mails, las nubes y las aplicaciones de tareas. Lo integra TODO, a excepción del seguimiento del tiempo invertido.

El email pierde protagonismo a través de la comunicación interna del equipo dentro de la misma plataforma.

Cada proyecto tiene un área de miembros, otra de comunicaciones, otra de tareas, otra de documentos, otra de vencimientos… Y todo se conecta de forma instantánea.

En definitiva, en un solo lugar lo tienes (casi) todo a mano. Es ideal para equipos de trabajo abiertos. Muy visual, se recomienda para equipos grandes.

La única cosa por la que no destaca es por carecer del control del tiempo que se invierte.

Ah, y porque todavía está solamente en inglés.

#2 Herramientas para gestión de tareas y notas

Las tareas son un nivel más bajo.

Son las piezas del puzzle que componen un proyecto.

Y las notas ayudan a las tareas.

Pasemos a por ellas.

1. Wunderlist

En cuanto a funcionalidades para tareas, se asemeja a Trello.

¿Por qué es solo de tareas y no de proyectos? Muy sencillo.

No admite asignación de miembros ni trabajo colaborativo.

Podrás compartir las tareas. Sin embargo, nada de adjuntar archivos.

Si eres olvidadizo, te ayudará con recordatorios a la gestión diaria de cualquier tipo de tarea, tanto personal como profesional.

2. Evernote

Evernote gestiona tus tareas de forma similar a Wunderlist. Y, además, con ella puedes agendar notas y capturar tus mejores descubrimientos.

Un auténtico swipe file. 😉

De nuevo, si quieres trabajar en equipo necesitarás irte a una herramienta de proyectos del punto 1, porque Evernote es de uso unilateral.

Esta herramienta ha conquistado a muchos usuarios por sus valiosas funciones de gestión de tareas como priorizar, anotar recordatorios y enviar por correo. Y es un bloc de notas capaz de guardar todo lo que te encuentres por la red.

¿Qué te parece a ti?

3.Workflowy

Este gestor de notas y tareas es la simplicidad en una aplicación.

Visualmente minimalista, sencilla e intuitiva, te permite mantener tus tareas más pequeñas del día a día organizadas y a la mano.

A nosotros nos gusta porque también conecta con la idea minimalista de la vida que compartimos.

4. Google Keep

Gestor de notas tipo post-it dentro de la plataforma de Google. Es la favorita de nuestra Project Manager 😉 Etiquetas, compartes, hay listas colaborativas, colores… Se integra genial con todo, puedes incluso pasar una nota a un Google Doc.

Perfecto para la vida del negocio, pero también para la vida personal. Puedes guardar fotos, la lista de la compra, y ¡dibujar a mano!

#3 Herramientas para gestión del tiempo

Completa las herramientas de gestión de proyectos con una buena aplicación que haga un seguimiento del tiempo que se lleva cada una.

O, dicho en inglés, que practique tracking time.

1. Toggl

Toggl es una herramienta estrella por su facilidad de usar, su interfaz intuitiva y con la súper ventaja de que se integra fácilmente a través de una extensión de Chrome.

Puedes incorporar un extra de productividad con la técnica Pomodoro, al mismo tiempo que registra el tiempo según tu actividad y te recuerda cuando no lo has activado.

2. Google Calendar

Sácale partido a Google Calendar, también, utilizando otra técnica de productividad conocida como Time Blocking.

El Time Blocking bloquea el tiempo en el calendario para que cada cosa tenga su lugar y tus días tengan tiempo para todo.

Si también quieres mejorar la gestión de tu tiempo para ser más productivo, este artículo te interesa.

3. RescueTime

RescueTime es una aplicación que instalas en tu ordenador o  en tu móvil y traquea el tiempo en segundo plano: es decir, controla en qué gastas tu tiempo, y al final del día te pega el susto: Te has tirado 3 horas contestando emails y 2 horas en redes sociales. ¡Casi media jornada!

Es perfecto para controlar en qué se te va el tiempo cuando «crees» que lo controlas.

Conclusión

Como puedes ver, hay bastantes herramientas para la buena gestión de tus proyectos.

Tenerlo todo bajo control y que cada tarea tenga sentido es clave para conseguir lo que te propones.

¿Cuáles de estas herramientas para la gestión de proyectos conocías? ¿Cuáles utilizas y te parecen más productivas?

Te espero en los comentarios. 😉