Time Blocking: La técnica definitiva para ser más productivo usando bloques de tiempo

Índice de Contenidos

«Voy todo el día a salto de mata»

«Mi lista de tareas nunca acaba»»

«Me distraigo continuamente»»

«No paro de hacer cosas pero al final del día siento que no he avanzado»

Estas son algunas de las frases que escuchamos continuamente entre los emprendedores.

Nosotros también nos sentimos así durante mucho tiempo, cuando iniciamos nuestro negocio. Por eso, empezamos a probar cientos de métodos y técnicas de productividad hasta ir creando el que es nuestro sistema hoy en día.

Porque si hay algo que todos los emprendedores de éxito tienen en común, es que protegen su tiempo como su activo más valioso.

Y la realidad es que todos tenemos las mismas horas al día para hacer cosas increíbles, pero algunos las usan mejor que otros.

Por eso hoy te vamos a hablar de la estrategia que aplicamos desde hace varios años para sacar el máximo partido a nuestro día y asegurarnos de que avanzamos en lo que realmente es importante.

Hablamos de la técnica del time blocking.

Te vamos a contar todo sobre ella para que puedas empezar a utilizarla y ver tú mismo los resultados.

Sencillo e intuitivo, no requiere de ningún software específico y podrás ponerlo en práctica simplemente con Google Calendar o incluso una hoja de papel.

1. En qué consiste el Time Blocking

¿Recuerdas el horario que usábamos en el colegio?

Nos servía para saber qué asignaturas nos tocaban cada día y enfocarnos durante 1 hora (como mucho) en cada clase.

Sin saberlo ya estábamos haciendo time blocking 🙂

El Time Blocking es una técnica de productividad que consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas específicas.

Porque las listas de tareas infinitas no funcionan. Por el simple hecho de que siempre hay más cosas por hacer y te incitan a trabajar más y más.

Así que no solo es importante saber QUÉ tareas tienes que hacer, sino CUÁNDO vas a hacerlas.

[Tweet «No solo es importante saber QUÉ tareas hacer, sino CUÁNDO hacerlas. ¿Practicas el Time Blocking?» #emprender»]

Solo con este simple cambio conseguirás aumentar tu compromiso y disminuir la procrastinación.

Al tener que seguir esa estructura a lo largo del día y hacer tareas en determinados bloques de tiempo, te obligas a concentrarte mucho más en cada cosa.

Aquí un ejemplo de nuestro calendario usando time blocking:

Mucha gente nos pregunta que por qué tenemos una planificación tan detallada. La respuesta es simple: porque funciona y realmente aumenta nuestra productividad.

Los expertos dicen que una semana de 40 horas de trabajo usando time blocking equivale a una semana de más de 60 horas sin estructura ninguna.

Así que esta técnica puede incrementar tu productividad en un 150%.

Acostumbrarte a planificar todo cambia tu relación con el tiempo y te hace más consciente de en qué lo inviertes.

Ten en cuenta que si no está en tu calendario, no lo harás, porque no le has puesto fecha. Tu calendario dice quién eres y lo que quieres en la vida.

Protejo mi tiempo ferozmente y sin disculpas
Gary Keller

Vamos a ver ahora algunos consejos para usar bien esta técnica de gestión del tiempo.

2. Cómo hacer Time Blocking

2.1. Dedica un tiempo a la semana para planificar

Es el paso más obvio, pero también el que más cuesta dar.

“Estoy muy ocupado, no tengo tiempo de sentarme a bloquear mi tiempo.”

Sí, esa excusa ya nos la conocemos, pero si estás leyendo este artículo es porque te preocupa tu productividad y seguramente estás bastante ocupado y desbordado.

Y precisamente por eso necesitas parar y organizarte.

Hay que salir del piloto automático del día a día y parar de hacer cosas sin rumbo.

Necesitas un tiempo para reflexionar y planificar. Pensar en lo que quieres conseguir.

El objetivo es asegurarte de que avanzas en las tareas correctas y no te dejas llevar por las urgencias del día a día.

Así que el primer bloque de tiempo que debes tener en tu calendario es el tiempo de planificación semanal.

2.2. Juega al tetris, planifica todo

Lo que no está en tu planificación no existe.

Normalmente se utiliza el calendario para agendar reuniones o citas, pero con el time blocking vamos a sacarle mucho más partido.

Asegúrate de reservar bloques de tiempo no solo para las tareas de trabajo, sino también para otras áreas de tu vida que sean importantes.

Gary Keller dice en su libro The One Thing que lo primero para lo que debes reservar tiempo es para descansar y desconectar, ya que sino te cuidas no podrás rendir al 100%.

Y es que si no bloqueas el tiempo que quieres dedicar para hacer ejercicio, estar con tu familia o incluso dormir, es muy fácil que las cosas se alarguen más allá de lo que quisieras y no pongas límites.

Puedes usar diferentes colores para diferenciarlas mejor y de esta forma tendrás un bonito calendario visual que te permitirá tener más control sobre el tiempo del que dispones para cada cosa.

2.3. Bloquea tareas proactivas y reactivas

Las tareas proactivas son tareas de foco que te hacen avanzar en determinados proyectos de tu negocio. Estas son sin duda las más importantes y las primeras que deberás bloquear.

Pero en el día a día también tenemos tareas reactivas como revisar el email, reuniones, llamadas… y para las que será necesario reservar tiempo también.

De hecho, agrupar este tipo de tareas en un único bloque, haciendo batching de tareas, también una técnica de productividad que ayuda a optimizar mucho más el tiempo y ser más efectivo.

Ya sabes: en vez de estar todo el día con la bandeja del correo abierta mirándolo cada dos por tres, establece dos momentos al día en los que lo vas a revisar y atender.

2.4. Gestiona tu energía: lo más importante, lo primero

A la hora de hacer tu planificación en bloques de tiempo, ten en cuenta cómo cambia tu energía a lo largo del día.

Normalmente en las primeras horas de la mañana tenemos más claridad y estamos más enfocados, así que aprovecha para planificar las tareas más difíciles e importantes en ese momento.

Por ejemplo, reserva las dos primeras horas del día para las tareas que requieren más concentración y deja un bloque de tiempo a medio día para revisar el email.

Así estarás enfocado en esa tarea sabiendo que después tienes un hueco para el email.

Y si no tienes claro cuál es esa tarea más importante, pregúntate:

¿Qué sería eso que me haría sentir orgulloso y satisfecho de haber acabado mañana al final de mi jornada?

¿Cuál es esa tarea que más me acerca a mi objetivo ahora mismo? (y que muy probablemente estás procrastinando).

2.5. Poco a poco con las estimaciones

Cuando empiezas a usar la técnica de los bloques de tiempo, necesitarás hacer algo que quizá no has hecho nunca: estimar el tiempo que vas a tardar en acabar una determinada tarea.

Y es que, cuando no tienes práctica, lo que suele pasar es que lo que pensabas que te iba a llevar una hora, acaban siendo dos.

No te preocupes, es normal. Al principio, intenta no poner demasiados bloques en un día, porque seguramente tardarás más de lo planificado.

Y también puede pasar al revés: que planifiques demasiado tiempo y realmente esa tarea la puedas terminar en menos.

Así que recuerda la Ley de Parkinson:

La complejidad de una tarea se expande hasta ocupar el máximo tiempo disponible para realizarla

Y usar bloques durante el día es perfecto para obligarte a limitar el tiempo disponible para cada cosa y estar más concentrado.

Conforme vayas aprendiendo sobre cómo trabajas y cuánto tardas realmente en cada tarea, tus estimaciones de bloques de tiempo será más precisas, y eso te ayudará a ser más productivo.

2.6. Deja espacio para imprevistos y sé flexible

Muchas personas no le dan una oportunidad a esta técnica porque lo ven como algo rígido y estático, y se agobian.

Pero para nada es así.

Hay que ser realista y saber que durante el día van a surgir imprevistos, vas a tardar más de lo que habías pensado en acabar una tarea, etc.

Así que dejar bloques de tiempo en blanco es una buena práctica para no frustrarte viendo que cada día no consigues cumplir tu planificación.

Si te atascas en una tarea y tardas más de la cuenta, puedes usar ese bloque en blanco para recuperar. Y si cuando llega el bloque en blanco has cumplido tu planificación… ¡Genial! ¡Tómate ese tiempo de descanso!

Así que no te estreses. El calendario y los bloques de tiempo sirven para marcarte un rumbo, sobre el que podrá haber desviaciones y ajustes, pero al final siempre acabarás volviendo al camino establecido hacia tus objetivos.

2.7. No hagas micro bloques

No te vuelvas loco creando bloques de tiempo de quince minutos y pretender tener planificada cada pequeña tarea.

El calendario no está pensado para eso. Ese detalle deberías gestionarlo en una aplicación específica de gestión de tareas, como Trello, Kanbanflow, Asana…

Además, uno de los objetivos del time blocking es evitar hacer multitasking y estar cambiando de tarea continuamente. Así que intenta definir no más de 3 bloques grandes al día que puedes combinar con alguno más pequeño.

Se trata de tener una foto a alto nivel de las prioridades en las que vas a trabajar.

Por ejemplo, puedo marcar un bloque el martes de 10 a 14 para grabar lecciones de mi próximo curso online y después tener un bloque de treinta minutos o una hora para tareas reactivas, como el email o redes sociales.

Las tareas específicas que tenga que hacer en ese bloque (preparar powerpoint, grabar lección, editar video…), no es necesario dividirlas en bloques de tiempo más pequeños.

2.8. Trabaja concentrado y reduce distracciones

De nada sirve la planificación y la estrategia de time blocking si no trabajas concentrado.

Así que asegúrate de que nada ni nadie te va a molestar durante tu bloque de tiempo.

Ponte cascos, aleja el teléfono (o apágalo directamente), cierra las redes sociales y todas las pestañas que no necesites y concéntrate en la tarea durante el tiempo asignado.

Te sorprenderás de lo que consigues avanzar.

Y no te preocupes porque la gente se pueda ofender si no contestas en el momento.

Te aseguro que se acabarán acostumbrando y tú también te darás cuenta de que el mundo no se acaba por no estar continuamente “conectado”.

2.9. Educa a tus clientes y a tu equipo

Muy relacionado con el punto anterior, pero merece una mención especial.

Si trabajas como freelance ofreciendo servicios, seguramente gran parte de tu día lo dediques a responder llamadas, tickets, emails…

Y en este caso puede que veas complicado aplicar esta estrategia de bloques de tiempo.

Pero al final se trata de educar también a las personas con las que trabajas, tanto a tu propio equipo como a tus clientes.

Reserva cierto tiempo al día para estas tareas y comunica a tus clientes y equipo que solo vas a responder en un horario determinado.

Lo puedes indicar en el buzón de voz o en la firma de emails para que todos lo tengan presente.

También puedes establecer niveles de urgencia o prioridad, con tickets o consultas que sí que requieran una atención inmediata.

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3. Beneficios del time blocking

Imagino que ya estarás intuyendo todos los beneficios que tiene usar esta técnica de gestión del tiempo.

Te resumimos algunos de ellos:

3.1 Eres proactivo con tu tiempo

El time blocking te enseña a usar tu tiempo de forma proactiva.

Tienes claros tus objetivos y planificas por adelantado para dejar atrás esa sensación de llegar tarde a todo.

3.2 Aprendes a estimar cada tarea

Al principio no tienes ni idea de lo que tardas al hacer las tareas y tendrás que ajustar mucho, pero poco a poco irás aprendiendo y cada vez cumplirás mejor tu planificación.

Te volverás una máquina de estimar tareas y proyectos y aprovecharás tu tiempo mucho mejor.

3.3 Incrementa la concentración y minimiza las distracciones

Cuando te has comprometido a hacer una tarea en un bloque de tiempo concreto, es como una cita contigo mismo.

Sabes que el tiempo está pasando y debes acabarla. Así que te obligas a concentrarte al máximo y evitar las distracciones para poder cumplir tu plan.

3.4 Planificación semanal visual

Poder tener de formavisual la planificación de la semana con todos sus bloques de tiempo da una sensación de control increíble y esto ayuda a reducir estrés. Eliminas de golpe el caos de tu mente y tienes una foto clara de lo que será tu semana.

3.5 Equilibra tu vida personal

Cuando reservas bloques en tu calendario para tu vida personal, estás dándole a tu tiempo personal la importancia que merece.

Es un compromiso contigo mismo para dedicar tiempo a lo que es importante para ti.

Además, te ayuda a crear separadores claros entre distintas partes de tu día.

Cuando sabes que has acabado un bloque de tiempo y que tu bloque de familia o deporte está apunto de empezar, puedes hacer esa transición mucho más tranquilo sabiendo que has cumplido lo que te propusiste para ese día.

3.6 Evita la multitarea

Con time blocking hay un momento determinado para cada tarea, así que evitas estar saltando de una cosa a otra con la sensación de que no llegas a todo.

Por ejemplo, se reduce la necesidad de estar mirando el email continuamente, porque sabes que tienes un bloque de tiempo planificado para ello después.

4. Gestionar imprevistos e interrupciones

El mayor reto del time blocking son las interrupciones e imprevistos.

Mucha gente afirma que lo ha intentado por un tiempo, pero no les funciona porque tienen que acabar moviendo todo al día siguiente.

¿Qué pasa si me llaman por teléfono? ¿Si me entra un email importante? ¿O si me necesitan mis hijos?

Si has leído el articulo completo, habrás visto cómo podemos prevenir o minimizar muchas de estas situaciones.

Y como ya hemos comentado, conforme vayas aprendiendo a estimar mejor y a dejar huecos en blanco para las interrupciones y desviaciones del plan, irás mejorando.

Empieza poniéndote pocos bloques, deja más espacios en blanco y ve aumentando conforme controles más la técnica. Poco a poco irás encontrando el equilibrio.

Siempre van a aparecer imprevistos importantes y urgentes a los que no podemos darles la espalda, pero recuerda que esto no es estricto sino flexible. Con la práctica aprenderás a adaptar y recomponer tu plan como un ninja de la gestión del tiempo.

Te toca decidir

Si te tomas en serio tu trabajo y quieres conseguir grandes resultados, deberías preocuparte por el tiempo que pierdes sin darte cuenta.

Si te quieres limitar a vivir una vida «normal», quizás todo esto no te haga falta y puedas permitirte desperdiciar tu tiempo sin ser consciente de ello.

Pero los que buscan la excelencia y la mejora continua, los que quieren ser mejores y aportar más al mundo, ven su tiempo como los inversores su capital, como un recurso que aprovechar para tener el máximo retorno.

No lo desperdicies.