Cuando pasan los días y vemos que no nos cunde el tiempo como necesitamos de manera continua, no hacemos más que preguntarnos por qué.
¿Por qué si madrugo no termino el trabajo diario?
Si aparentemente me organizo bien el día, ¿por qué no llego a nada?
¿Por qué hay gente que tiene menos tiempo que yo y les da la vida para hacerlo todo?
Por más que piensas y piensas no sabes la razón por la que eres menos productivo que los demás.
Tengo una pregunta para ti: ¿sabes en qué estás perdiendo ese tiempo?
Está claro que todos tenemos 24 horas al día, la diferencia entre unos y otros es cómo gestionamos esos minutos y segundos.
Diariamente nos enfrentamos a distracciones, personas o cosas que no impiden ser productivos y nos llevan a perder el tiempo sin medida, siempre con nuestro permiso.
Esas distracciones son los ladrones de tiempo que, como su nombre indica, nos están robando un tiempo valioso que nos mantiene atrapados en la baja productividad.
¿Sabrías detectar cuáles son los tuyos? ¿Podrías eliminarlos de tu vida para siempre?
Sigue leyendo y te ayudo a acabar con tus ladrones del tiempo hoy mismo.
¡Vamos a ponernos manos a la obra!
Índice de Contenidos
Qué son los ladrones de tiempo
Muchas de las personas que nos contactan por email o redes sociales nos suelen plantear sus problemas de productividad.
La mayoría de ellos no son conscientes de que, si eliminaran a sus ladrones de tiempo particulares, conseguirían elevar su productividad en un alto porcentaje.
Los ladrones del tiempo son los culpables de consumir ese tiempo tan valioso, nos obligan a alargar nuestra jornada laboral hasta altas horas de la noche o nos impiden que disfrutemos de la familia y amigos.
Pero vamos por partes.
Si me preguntaras qué son los ladrones de tiempo, precisamente los definiría de la siguiente manera: son los malos hábitos que incorporamos a nuestro día a día que, no solo nos roban el tiempo, sino que nos alejan de nuestras metas y objetivos.
Llegados a este punto, me gustaría hacer contigo una reflexión.
¿Crees que tu tiempo es oro?
Si estás dejando que los ladrones de tiempo tomen el control de tu vida continuamente, está claro que no le das a tus horas, minutos y segundos el valor que realmente tienen.
Siempre que toco este tema con alguien me gusta recurrir a una frase que resume este tema perfectamente:
“El tiempo es el recurso más escaso, y hasta que no se administre debidamente, nada más se puede gestionar” (Peter Drucker).
Con esto te quiero decir que, terminar con tus ladrones de tiempo no solo te ayudará a ser más productivo, sino que conseguirás cumplir tus objetivos y terminar tus tareas.
Todo ello te permitirá “tenerlo todo más controlado” y disfrutar de un equilibrio entre tu vida personal y profesional que no se paga con dinero.
Cómo afectan a la productividad
Como te comentaba antes, los ladrones de tiempo no solo consumen nuestros minutos y nos llevan a la pérdida total del tiempo que necesitamos invertir bien, también perjudican nuestra productividad.
La pérdida absurda del tiempo nos influye en dos aspectos, ambos muy importantes:
- Nos volvemos más desorganizados y, como consecuencia de ello, no trabajamos eficazmente, nos desconcentramos, trabajamos más despacio y, por eso, nos terminamos estresando.
- Psicológicamente empezamos a sentirnos mal con nosotros mismos porque vemos que somos incapaces de acabar las tareas cada día. Además, debido al estrés que vamos acumulando, estamos más nerviosos e irritables. Como consecuencia de todo esto, nuestras relaciones profesionales y personales son peores, lo que no ayuda mucho a resolver la papeleta que tenemos delante.
Así que, como ves, es muy importante que detectes cuáles son tus ladrones del tiempo y los elimines cuanto antes, para mejorar tanto tu vida personal como profesional.
Razones por las que deberías deshacerte hoy de tus ladrones del tiempo
Si ya has llegado al límite y, leyendo este post, estás siendo consciente de que este es uno de tus problemas relacionados con la productividad, estás en un buen camino.
Si, por el contrario, aún tienes dudas voy darte algunos datos que las eliminarán del todo.
Está demostrado, y nosotros mismos hemos lo hemos comprobado, que estos ladrones del tiempo nos quitan entre un 50 y un 70% de nuestro tiempo de trabajo.
Imagina las horas que podrías ahorrar cada semana si consiguieras quitártelos de encima de una vez por todas.
Tal y como te comenté antes, estos ladrones nos roban concentración por lo que la atención que debemos prestar a nuestras tareas disminuye también.
Sumado al tiempo perdido anterior, tenemos que añadirle unos 6-9 minutos más. Los expertos aseguran que ese es el tiempo que necesitamos para retomar el rendimiento que hemos perdido por las distracciones.
Por todo ello, vamos posponiendo tareas, objetivos y metas y le vamos restando ese tiempo a los momentos personales relacionados, por ejemplo, con la familia y amigos.
¿Te he convencido ya de que es un problemón que tienes que quitarte de encima hoy mismo?
¡Genial!
Vamos ahora a detectar qué tipos de ladrones de tiempo existen y cuáles son los que están reduciendo tu productividad actualmente.
Tipos de ladrones de tiempo
Lo mejor para escapar de los ladrones de tiempo es conocerlos bien a fondo.
Por eso, te voy a explicar qué tipos de ladrones del tiempo existen para que hagas una primera ronda de identificación y puedas gestionar el tiempo como debes.
De esta forma, te será más fácil descubrir cuáles son los tuyos y de cuáles te estás librando cada día.
¡Vamos al lío!
Ladrones externos
Hasta hace relativamente poco, se solía hablar de ladrones de tiempo sin más y sin tener en cuenta cuáles procedían del exterior y cuáles de nosotros mismos.
Actualmente, están mucho mejor definidos y es más sencillo identificarlos.
Podría decirse que los ladrones de tiempo externos son aquellos que proceden más bien de las circunstancias que nos rodean y que no podemos controlar precisamente por eso, porque proceden del exterior.
Estoy segura de que son los que te parecen más fáciles de identificar: teléfono, sms, correos electrónicos, reuniones, interrupciones por parte de otros, etc.
Ladrones internos
Como te comenté antes, los ladrones de tiempo internos también son circunstancias, pero van en nosotros mismos.
En este caso, se ponen de manifiesto en nuestro comportamiento o en nuestros hábitos adquiridos y forman parte ya de nuestro día a día.
Los más comunes son la dichosa multitarea, la mala planificación a la hora de llevar a cabo el trabajo diario, incapacidad de marcar objetivos y metas, cero motivación , prorastinación infinita e imposibilidad de decir No sin sentirnos culpables.
Teniendo todo esto claro, te toca analizar cuáles son los ladrones externos que consumen tu valiosísimo tiempo y cuáles son los que los inherentes a ti.
Es la única forma de empezar a pelear con ellos y ganarles la batalla.
Los ladrones de tiempo más comunes y cómo enfrentarte a ellos
Teniendo en cuenta la clasificación que te he comentado en el punto anterior, voy a hablarte de cada uno de los ladrones de tiempo más profundamente y te daré algunos tips con los que podrás enfrentarte a ellos desde hoy mismo.
Cómo enfrentarte a los ladrones
- Interrupciones
Estoy segura de que es uno de los ladrones que más fácil te resulta identificar.
Da igual a qué nos dediquemos o si somos trabajadores por cuenta ajena o no, porque las interrupciones están por todas partes.
Ya sabes… llamadas de teléfono, visitas repentinas, compañeros que van a tu mesa para pedirte ayuda con algo, etcétera.
Es uno de los ladrones que más influyen en nuestra gestión del tiempo, recuerda esos 6-9 minutos de los que te hablé antes.
Las interrupciones paralizan nuestro trabajo, nos hacen retrasarlo, perdemos concentración y tardamos casi diez minutos en volver a recuperarla de nuevo.
Pero no solo eso, las interrupciones también nos afectan psicológicamente.
Al producirse todo lo anterior, nos estresamos más y sufrimos una ansiedad enorme. Eso repercute en nuestra motivación, te sientes inferior y profesionalmente peor que los demás.
Algunos consejos para combatir las interrupciones son:
- Tienes que posicionarte firmemente frente a ellas porque en tu mano está si quieres que sigan robándote tiempo o no.
- Cuando aparezca una interrupción, tienes que valorar si es una urgencia real o no lo es, para decidir atenderla o no. Es una valoración que tendrás que hacer tú mismo porque, para la persona que te interrumpe seguramente será una urgencia.
- Si ves que no es urgente, di no sin remordimientos e informa de que podrás hacerlo en otro momento.
- Para evitarlas aún más puedes apagar el teléfono o ponerlo en modo avión durante “x” horas al día.
Para evitar las interrupciones al máximo tienes que tener claras tus tareas diarias y tus hábitos de productividad. Si es necesario, informa de cómo trabajas para que haya aún mayor respeto por la organización de tu tiempo o deja claro que en determinadas horas del día no atiendes ni llamadas ni correos electrónicos.
- Notificaciones
Están bastante relacionadas con el ladrón de antes. La única característica que diferencia a las unas de las otras, es que las notificaciones no son urgentes.
La llegada de nuevos correos electrónicos, los avisos de las redes sociales, los mensajes, etc., no tienen nada de urgente. Cuando una urgencia es real, nunca te llegará a través de tu WhatsApp ni de tus perfiles sociales.
Actualmente, estamos casi enganchados a todo esto y nos cuesta estar incomunicados, aunque sean unas horas al día.
Ya te podrás imaginar lo que voy a recomendarte para enfrentarte a este ladronzuelo de tiempo: desactiva las notificaciones, todas.
Si no las tienes delante, es más fácil enfrentarte a ellas.
¡Ah! Y márcate unas horas concretas para revisar las notificaciones cada día, además de organizar mejor tu tiempo, ganarás paz mental. 😛
- Reuniones poco productivas
Tanto si trabajas con clientes propios como si trabajas en una oficina, es habitual que tengas que asistir a reuniones.
Estas, en sí mismas, no son un problema.
Llegan a serlo cuando están mal organizadas: no tienen objetivos fijos, no se han preparado con antelación, tienen una duración excesiva o no sirven para nada porque finalmente no se materializa ninguna acción después.
Para hacer frente a este ladrón del tiempo solo tienes que tener en cuenta tanto la forma en que organizas la reunión, como el contenido de la misma.
En cuanto a la forma, plantea la hora en qué empezará y en la que terminará, los temas que se van a tratar en ella y deja claras las tareas y las acciones que se llevarán a cabo tras la reunión.
Respecto al contenido, céntrate tan solo en los temas a tratar y no te vayas por las ramas. Si surgen temas que no tienen que ver con la reunión, habrá que tratarlos en otro momento porque, si no lo haces así, la reunión será eterna y los asuntos importantes quedarán sin tratar.
- Urgencias
Ahora toca lidiar con un ladrón que tampoco podremos frenar sin más.
Las urgencias también se escapan fuera de nuestro control, queramos o no se van a producir sí o sí.
Recuerda que, como te comenté en el apartado de las interrupciones, la mayoría de ellas no son tan urgentes como parecen.
Y también, en la inmensa mayoría de las veces, se pueden evitar organizándonos mejor, planificando cada tarea, empezando y terminando lo que tenemos que hacer, etc.
Para tener ver con claridad las urgencias y diferenciarlas de las que no lo son, es necesario que seas consciente de cuáles son tus obligaciones y… ¡Ponerte una fecha límite!
Las exclamaciones son porque sí. Es simplemente para hacer hincapié en ello, como ya hemos hecho otras veces.
Ponerse fechas límite establece un compromiso con la tarea y contigo mismo y es la mejor forma de priorizar y acabar cada trabajo.
Fíjate si este consejo es importante que te va a ayudar a agendar tus tareas y las urgencias de los demás.
No dejes que, mientras tu agenda va como debe ir, los demás te impongan sus urgencias porque influirá negativamente en la gestión de tu tiempo.
Es lo que nosotros hemos denominado como A.O.P.
Te explicamos el concepto en el siguiente vídeo. Dale al play 😉
Para terminar con los ladrones del tiempo externos, recuerda: mantén a raya tus notificaciones, las interrupciones, las llamadas de teléfono improvisadas y la atención a los correos electrónicos y ya estarás siendo tú quien robe el tiempo a tus ladrones.
Cómo enfrentarte a los ladrones del tiempo internos
- Falta de organización
¿Conoces esa sensación de ver cómo el tiempo se te escapa de las manos sin poder evitarlo?
Pues esto ocurre cuando la organización de tu trabajo y tu tiempo no es la correcta.
Pierdes el tiempo con todo. Y cuando digo todo es todo.
Como no tienes organizado el tiempo no sabes qué tarea va antes y cuál va después.
Si terminas una, no sabes cuál debería ser la siguiente y pierdes el tiempo decidiendo lo que tendrás que hacer después.
Por todo esto, tienes diez tareas sin terminar a la vez, terminas por no cumplir las fechas límite que te habías puesto y todo se convierte en una urgencia.
Ya no puedes establecer prioridades porque todo es una prioridad, empiezas a ir con la lengua fuera y terminas estresadísimo por todo.
Y vuelta al bucle.
Obviamente, tampoco habrás definido los objetivos que debes cumplir para llegar a tu meta porque, si los hubieras marcado, conocerías tus prioridades y diferenciarías perfectamente lo que es una urgencia de lo importante.
La mejor manera de terminar con todo esto es planificar todo tu trabajo y el tiempo que te llevará hacerlo. Una vez terminado, verifica si has cumplido tus objetivos.
Si no lo has hecho, descubre por qué y mejora constantemente.
- Procrastinación infinita
Es uno de los ladrones que más protagonismo ha tenido en nuestro blog y en las preguntas y consultas que nos llegan a Más y Mejor.
Algunos de vosotros os autoproclamáis “procrastinadores oficiales o profesionales” y eso no puede ser.
Es uno de los ladrones de tiempo más comunes y el que más cuesta eliminar.
¿Dejas siempre todo para otro momento? ¿Eres de los que lleva a rajatabla el refrán de “vuelva usted mañana”?
Pues tengo que decirte que no haces más que perjudicarte a ti mismo.
Da igual que dejes para mañana aquello que no te gusta hacer hoy, porque tendrás que hacerlo tarde o temprano.
Si sigues procrastinando tareas, conseguirás que pasen de ser solo eso a urgencias. Urgencias que se irán acumulando con otras y que terminarán por asfixiarte un día más en el trabajo.
Psicológicamente, la procrastinación no hace más que hundirte. La razón es muy simple: te sientes culpable por no “cumplir con tus obligaciones” y te estresarás aún más porque estás acumulando trabajo sin parar.
Como te comentaba, ya hemos publicado en el blog muchos posts al respecto. Alguno de ellos te ayudará a enfrentarte a este ladrón con éxito y te explicamos con detalle todo sobre la procrastinación.
Ve corriendo a leerlos y termina hoy con él.
- Improvisación
Si has llegado hasta aquí, quizá hayas deducido por qué toco la improvisación dentro de los ladrones de tiempo internos.
Si no tienes nada planificado, te toca improvisar. No te queda otra.
También te digo que si improvisas continuamente, tampoco avanzarás como debes.
Es como la pescadilla que se muerde la cola.
No es necesario que seas un freak de la organización y gestión del tiempo como nosotros, pero tampoco que seas un improvisador profesional.
Si te estás preguntando cómo acabar con este ladrón del tiempo, te lo comento rápidamente.
Define las tareas más importantes de cada día, pensando en que esas tareas son las que te ayudarán a crecer a nivel profesional y personal.
Es decir, son las que te ayudarán a alcanzar tus objetivos y llegar antes a la meta que te has propuesto.
Cuando lo hagas, piensa en llevarlas a cabo en el momento en que seas más productivo y tengas más energía, no te despistes con otras tareas y déjala terminada cuando creas que estás satisfecho con lo que has hecho.
También es importante que tengas claras las tareas que tienes que hacer cada día sistemáticamente, por ejemplo, contestar emails.
Estas tareas debes hacerlas cuando hayas terminado las tareas importantes.
Planifica hoy lo que tendrás que hacer mañana, así no perderás el tiempo y la improvisación desaparecerá.
Antes de empezar tu jornada, repasa la lista de tareas que tienes marcadas ya para obtener una fotografía mental de cómo será tu día de trabajo.
Por último, ten en cuenta que siempre pueden surgir imprevistos, así que no seas inflexible y deja tiempo para ellos también por si las moscas. Si tienes suerte y no hay ninguno, aprovecha ese tiempo para seguir avanzando.
Olvida la multitarea y termina una tarea para empezar otra, es la única forma de mantener el foco y evitar estar dispersos todo el tiempo.
Ve poco a poco y verás cómo comienzas a ganarle la partida al ladrón de la improvisación.
- Incapacidad de tomar acción
Quizá este ladrón es más difícil de detectar.
Sabemos, por propia experiencia, que tomar decisiones es complicado.
Nos cuesta mucho porque supone dar un paso adelante, asumir riesgos y afrontar el miedo al fracaso.
Por todas estas razones, solemos retrasar el momento de la toma de decisión.
Cada vez que retrasamos esa toma de decisiones estamos provocando en nosotros mismos un gran estrés, debido a que no conseguimos dejar de darle vueltas a la cabeza a todo lo relacionado con esa decisión.
En este caso, nosotros siempre recurrimos a dos de nuestros lemas: “mejor hecho que perfecto” y “toma acción imperfecta”.
Es mejor tomar la decisión ahora y aprender de los errores, que no saber nunca qué hubiera pasado si hubiéramos tomado acción en su día.
- No saber decir “no”
Este es otro de los ladrones más comunes.
Normalmente, nos cuesta decir que no a los demás por miedo a decepcionarlos, no parecer corteses o sentirnos rechazados.
Pero lo cierto es que decir que sí a todo no es positivo.
Hacer cosas que no nos apetecen, no nos corresponden o no nos tocan, nos quita tiempo y energía.
Si dices que sí, por ejemplo, a ayudar a un compañero, te cargarás de más trabajo y no tendrás tiempo para lo que realmente debes hacer.
Para acabar con este ladrón del tiempo debes analizarte a ti mismo y descubrir por qué eres incapaz de decir que no a ciertas cosas.
- No ser capaz de comunicarse bien
Tus habilidades de comunicación también afectan a tu productividad diaria y a la organización de tu tiempo.
Si no hablamos claro con los demás, es probable que, al terminar las tareas tengamos que revisarlas mil veces después.
Para evitarlo, no des rodeos, pregunta lo que debas y sé específico. Es la única forma de ahorrar unos minutos que valen oro y evitar tener que modificar las cosas un montón de veces más.
Lo sé.
El post de hoy se me ha ido de las manos y mucho. 😛
Pero es que quería tocar este tema en profundidad porque son malos hábitos que podemos evitar con un poco de esfuerzo y ganarle muchas horas a la semana y a nuestras vidas.
Creo que ahora estás preparado para detectar qué ladrones están robándote tu tiempo y cómo puedes hacerles frente y eliminarlos de tu vida para siempre.
Si no es así, ya sabes que estamos aquí para ayudarte.
Contáctanos y te resolvemos las dudas que te estén rondando por la cabeza.