Beneficios de la Técnica del Time Blocking para ser más productivo

Todos tenemos las mismas 24 horas al día, entonces ¿por qué a algunas personas les cunde mucho más que a otras? ¿por qué unos consiguen hacer cosas increíbles y otros apenas les da para sobrevivir y salir del paso? Hoy te vamos a hablar de la estrategia que usamos desde hace varios años para sacar el máximo partido a nuestro día y asegurarnos de que avanzamos en lo que realmente es importante para nosotros, la técnica del time blocking.

Esta técnica de gestión del tiempo es usada también por muchísimos grandes emprendedores y expertos en productividad como Elon Musks, Bill Gates y Cal Newport y es, sin duda, una de las claves de su éxito.

Hablamos de los beneficios de la técnica del time blocking para ser más productiva, esta consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas específicas.

Porque de nada sirve tener una lista infinita de tareas, sino le pones a cada una de ellas una fecha y un limite de tiempo para llevarla a cabo.

Por eso, usar esta técnica de trabajar en bloques es perfecta para obligarte a limitar el tiempo disponible para cada tarea, dejar de procrastinar y estar más concentrado, y por lo tanto, ser mucho más productivo.

Y solo necesitas Google Calendar, o cualquier otro calendario en el que puedas planificar tu semana creando bloques de tiempo para cada una de tus tareas más importantes.

También lo puedes hacer en papel, pero la verdad es que siempre recomendamos usar aplicaciones online porque es mucho más fácil editar, replanificar e incluso compartir con otras personas.

Beneficios de la técnica del time blocking

Vamos a ver ahora algunos de los beneficios de usar la técnica de bloques de tiempo para multiplicar tu eficacia y conseguir avanzar mucho más rápido hacia tus objetivos:

1. Eres proactivo con tu tiempo

Todos tenemos las mismas 24 horas al día, y tus resultados dependen de cómo las utilices. El time blocking te enseña a usar tu tiempo de forma proactiva, así que en vez de dejarte llevar cada semana, tu tomas el control y planificas por adelantado para avanzar en tus prioridades y objetivos.

2. Aumenta tu concentración con la técnica del time blocking

Cuando te has planificado para hacer una tarea en un bloque de tiempo concreto, te comprometes mucho más. Y te obligas a concentrarte al máximo y evitar las distracciones para poder cumplir con tu plan.

3. Evitas la multitarea

Muy relacionada con el punto anterior. Como hay un momento determinado para cada tarea, evitas estar saltando de una cosa a otra con la sensación de que no llegas a todo.

Por ejemplo, ya no tienes la necesidad de estar mirando el email continuamente, porque sabes que tienes un bloque de tiempo planificado para hacerlo después.

4. Reduces el estrés con la técnica del time blocking

con la técnica del time blocking podrás tener de forma visual la planificación de la semana te da una sensación de control increíble. Eliminas de golpe el caos en tu mente y reduces el estrés porque tienes claras tus prioridades.

5. Más equilibrio entre tu vida personal y profesional

Cuando reservas bloques en tu calendario también para tu vida personal, estás dándole a esas áreas de tu vida la importancia que merecen. Además, te ayuda a crear separadores claros entre distintas partes de tu día.

6. Ser más productivo

Y por supuesto, ser más productivo. Los expertos dicen que una semana de 40 horas de trabajo usando time blocking equivale a una semana de más de 60 horas sin estructura ninguna.

Así que esta técnica puede incrementar tu productividad en un 150%.

Cómo hacer la técnica del Time Blocking para ser más productivo

Después de contarte todos estos beneficios, esperamos haberte generado la suficiente curiosidad como para que quieras saber más sobre esta técnica.

Así que ahora vamos a ver cómo implementar time blocking en 7 sencillos pasos:

1. Dedica un tiempo a planificar la semana

El primer bloque de tiempo que debes tener en tu calendario es el tiempo de planificación semanal, hay que salir del piloto automático del día a día y parar de hacer cosas sin rumbo.

Te servirá para pensar, reflexionar y reconectar con tus objetivos. Planificando tu semana te aseguras de que avanzas en las tareas correctas y no te dejas llevar por las urgencias del día a día.

2. Empieza por tu vida personal

Lo que suele hacer todo el mundo es empezar a bloquear tiempo para las tareas de trabajo.

Pero si lo haces asi, puedes caer en el error de sobrecargarte demasiado y no ser realista con el tiempo que tienes disponible y de esta forma descuidar otras areas de tu vida.

Así que empieza por ti, desde habitos que no quieres saltarte, como hacer ejercicio, o meditar, leer, hasta tiempo para pasar con tu familia.

Puedes usar diferentes colores para diferenciar mejor cada área y de esta forma tendrás un bonito calendario visual que te permitirá tener más control sobre el tiempo del que dispones para cada tarea.

Si quieres saber más sobre las áreas de tu vida te dejamos por aquí un vídeo sobre: La Rueda de la Vida..

2.3. Bloquea tiempo para tareas proactivas y reactivas

Las tareas proactivas son tareas de foco que te hacen avanzar en  tus proyectos. Estas son sin duda las más importantes y las primeras que deberás bloquear.

Pero en el día a día también tenemos tareas reactivas como revisar el email, reuniones, llamadas… y para las que será necesario reservar tiempo también.

Es recomendable agrupar este tipo de tareas en un único bloque para aprovechar mucho mejor el tiempo haciéndolas todas a la vez, en lugar de estar cambiado de contexto contiunamente.

2.4. Gestiona tu energía

A la hora de hacer tu planificación en bloques de tiempo, tienes que conocer cómo cambia tu energía a lo largo del día.

Para algunas personas el momento de más foco es por la mañana y para otras por la tarde o incluso por la noche.

Tenlo en cuenta para planificar las tareas más complejas o importantes en esos bloques de tiempo y verás como eres mucho más productivo.

2.5. Deja espacio para imprevistos y sé flexible

Los imprevistos y urgencias pasan, no siempre los podemos evitar.

Así que dejar bloques de tiempo en blanco es una buena práctica para no frustrarte viendo que no consigues cumplir tu planificación.

Además, al principio será normal que tardes más de lo que has estimado para hacer una tarea así que date más tiempo del que crees que vas a necesitar.

Y una buena práctica es trackear tu tiempo para saber exactamente lo que tardas en cada tarea y así ir aprendiendo y mejorando tus estimaciones.

Para esto puedes usar herramientas como toggle o kanbanflow que después te permiten ver informes detallados de cuanto tiempo has dedicado a cada actividad.

2.6. Trabaja concentrado y reduce distracciones

Asegúrate de que nada ni nadie te va a molestar durante tu bloque de tiempo.

Ponte cascos, aleja el teléfono (o apágalo directamente), cierra las redes sociales y todas las pestañas que no necesites y concéntrate en la tarea durante el tiempo asignado.

Te sorprenderás de lo que consigues avanzar.

2.7. Revisa la planificación al final del día. 

Por último, dedica unos minutos a revisar tu día para ver que has conseguido hacer finalmente, replanificar si es necesario e ir aprendiendo y mejorando tu sistema.

Hasta aquí nuestras claves para implementar la técnica del time blocking de bloques de tiempo para ser más productivo en tu día a día.

Ahora te toca decidir si quieres implementar la técnica del time blocking

Si te quieres limitar a vivir una vida «normal», quizás todo esto no te haga falta y puedas permitirte desperdiciar tu tiempo sin darte cuenta.

Pero los que buscan la excelencia y la mejora continua, los que quieren ser mejores conseguir grandes resultados y aportar más al mundo, ven su tiempo como los inversores su capital, como un recurso que aprovechar para tener el máximo retorno.