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Webinars Automatizados: Qué son, para qué sirven y cómo crear un Webinar ejecutado en Piloto Automático

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Si ya sabes lo que son los Webinars Automáticos o Automatizados y estás buscando la mejor herramienta en relación calidad/precio te recomendamos no perder el tiempo leyendo este artículo y comprar EverWebinar. Es la que nosotros usamos y la recomendamos por encima de todas las demás por su potencia, escalabilidad y precio.

Si aún no sabes lo que son o simplemente te gustaría saber más información acerca de este concepto, te invitamos a que sigas leyendo nuestro artículo.


¡Hola a todos! Hoy voy a explicar qué son, cómo funcionan, para qué sirven los webinars automáticos. Pero sobretodo, vamos a descubrir cómo crear webinars automatizados perfectos.

1. ¿Qué es un Webinar Automático o automatizado?

Como ya todos sabemos, un webinar es una conferencia online que te permite conectarte en cualquier momento con un público que desea asistir a una de tus conferencias o que le resulta interesante lo que deseas explicar. Se puede hacer desde cualquier lugar, como por ejemplo tu casa, tu despacho, un aula… En cualquier sitio con acceso a internet.

Este sistema es una gran manera de mejorar la interacción con tu público objetivo y te sirve para crear una nueva fuente de ingresos para tu negocio.

Para los que aún no vean claro por qué es tan importante una buena estrategia de webinars para aumentar las ventas de su negocio, voy a explicarlo un poco más.

Cuando creas una de estas conferencias online, pasas una gran parte del tiempo aportando valor a la persona que está al otro lado de la pantalla. A medida que avanza la charla, creamos un nivel de empatía más y más alto con la persona que está escuchando. Por lo tanto, si después de haberle dado algo de calidad a nuestro público, (en este caso sería información), le ofertamos uno de nuestros productos, estarán mucho más receptivos a la hora de interesarse y comprarnos a nosotros en lugar de a la competencia. Eso sí, para que tenga éxito deberemos estructurar bien la relación entre contenido de nuestro webinar y el servicio que deseamos ofertar.

La tasa de conversión “de asistente a comprador”en los webinars dependerá de lo bien o mal que seas capaz de hacer ese Webinar. Elemental mi querido Watson. Pero te diré que una buena tasa suele oscilar entre un 3 y un 5%, por lo que es algo que deberías de tener muy en cuenta en tu estrategia de marketing online.

El problema de este gran invento, es que a veces deseamos que nuestro webinar sea en un día y a una hora en concreto para que tenga una mayor afluencia, pero justo en ese momento a nosotros no nos viene bien crear la conferencia online en directo porque no estamos disponibles o tenemos otros compromisos. Por lo tanto, los webinars automáticos nos servirían para realizar previamente el video o la conferencia que nos gustaría mostrar y después programarlo para que se lance a la web justo cuando nosotros deseamos. De esta manera,  a nuestro público siempre le parecerá que estamos retransmitiendo en directo cuando en realidad ha sido un trabajo que se ha realizado previamente.

2. ¿Por qué realizar webinars automáticos en lugar de uno en directo?

Si te está resultando de interés este post, supongo que es porque en realidad ya te has animado a realizar alguna vez este tipo de seminarios en directo y estás pensando en que quizás podrías optimizar mejor tu tiempo si los consiguieras automatizar. Pues bien, para ayudarte a decantarse sobre si será mejor realizarlo en directo o mejor automatizarlo, vamos a darte información relevante sobre problemas que hay en realizar el seminario en directo y que se evitarían si realizamos un webinar automatizado.

2.1. Para evitar los típicos problemas técnicos

Si alguna vez has acudido a una de estas conferencias online, te habrás dado cuenta de que siempre hay algún problema de sonido, que no se ve bien la imagen, que hay alguien que no logra conectar, no pueden compartir bien la pantalla, etc… Todos estos problemas serían evitables si previamente hemos creado nuestro video, nos aseguramos de que está todo bien y finalmente nos disponemos a automatizarlo para que se publique sólo cuando llegue el momento.

2.2. Te exigirá menos tiempo de preparación

En realidad, no es tanto el tiempo que te exige, sino la dificultad de poder gestionarlo bien. Si lo quieres hacer en directo estás obligado a hacerlo en un determinado momento. Esto quizás te obligue a dejar otras cosas que estabas realizando porque simplemente ha llegado la hora de conectar. Si decides hacerlo automatizado, podrás crear el video en tus ratos libres y podrás gestionar mejor tu tiempo.

2.3. Si tienes una gran audiencia en distintas partes del mundo

A veces es complicado cuadrar tu webinar en directo con los horarios de los diferentes países. Si lo programas, cada uno lo podrá ver cuando más le convenga. Podrás hacer que una persona en Madrid lo vea cualquier día de la semana a las 8 de la tarde, justo cuando ya ha salido del trabajo. O que una persona en Miami elija verlo a las 13:00, porque es cuando tiene un descanso en su empresa. Incluso podrás elegir la opción “just-in-time” que permitirá a cada usuario, verlo justo en el momento en el que entró a registrarse a tu webinar, ¡incluso si son las 4 de la madrugada y tu estás durmiendo!

2.4. Para evitar posibles errores

Si lanzas la conferencia en directo, no tienes oportunidad de error. Mientras tanto, si algo sale mal mientras estás realizando un webinar automatizado, podrás editar el video antes de lanzarlo.

Después de ver las ventajas de los webinars automáticos respecto a los que son en directo, supongo que ya te habrás decantado por la opción de automatizarlo siempre (¡o al menos intentarlo una vez!).

Dicho esto, vamos a ver algunos puntos importantes a tener en cuenta para realizar tu primer webinar automatizado.

3. ¿Cómo crear Webinars Automáticos perfectos?

Ahora que ya sabemos qué es y cómo podemos hacer webinars automáticos, vamos con lo realmente importante: ¿Cómo puedo hacer un webinar automatizado perfecto?

Voy a dar una serie de pautas que se han de seguir cuando se automatiza un seminario y que a menudo se nos olvidan o no se tienen en cuenta. Estas pautas van a marcar la diferencia entre hacer una conferencia buena o perfecta.

3.1. Crea contenidos que sean “atemporales” (evergreen)

Por ejemplo, crear una conferencia sobre las mejores acciones SEO del 2015 está bien, pero se queda obsoleto y pierde atracción en cuanto entra el 2016. Por lo tanto, si quieres seguir teniendo tráfico en tu webinar, deberás crear uno nuevo y desechar el antiguo, con la consiguiente inversión de tiempo… ¡Qué es lo más valioso que tenemos!

Para evitar el tener que hacer contenido nuevo cada poco tiempo, la clave está en crear charlas que sirvan para un periodo de tiempo más largo y que siga siendo atractivo aunque pasen 2-3 años. Por ejemplo, siguiendo con el caso anterior, en lugar de hacer un taller sobre las mejores acciones SEO del 2015, puedes crear uno de “El Top 25 de las mejores acciones SEO”. Evidentemente tendrás que actualizar el contenido si quieres que tu curso esté actualizado, pero tu webinar podrá ser útil durante más tiempo.

3.2. Antes de automatizar, haz al menos 3 webinars en directo

Crear eventos automatizados está muy bien, pero antes hay un paso previo que me parece muy importante e incluso fundamental. Antes de pasarte a automatizar tus eventos, yo sugiero que primero pruebes a hacer algunos en directo. Con esto, puedes obtener un feedback que te ayudará en el futuro a mejorar tus presentaciones y tu contenido para que cuando se automaticen y se queden en la red, sean mucho mejores y de mayor calidad.

Además, cuando realizas convenciones en directo, obtendrás muchas preguntas frecuentes que después podrás incorporar en tu video automatizado y que podrá ser muy útil para los espectadores.

3.3. Analiza cuando se desconectan tus asistentes al seminario

En todas las charlas siempre hay algún momento donde hay más fuga de personas. Estos puntos hay que analizarlos e intentar buscar el por qué a esta pérdida de interés. Una vez que se encuentre cual puede ser el fallo, se intentará corregir. La parte buena de las automatizaciones es que se puede editar el video original, por lo que siempre se puede optimizar para tener un material de cada vez más calidad.

En el caso de que no se consigan eliminar los puntos donde la gente pierde el interés y se marcha, hay que tener en cuenta que el servicio que se quiere vender o promocionar, deberá de ofertarse siempre antes de ese punto.

3.4. Ten en cuenta todas las métricas

Mejorar la tasa de abandono es importante pero hay muchas más cosas que hay que tener en cuenta. Por ejemplo, si se está viendo que un gran número de personas confirman su asistencia, pero después hay una baja participación, se puede deber a que haya algún problema en el embudo de entrada y que se necesite más trabajo en este aspecto.

3.5. Automatizado + En Directo

Considera la posibilidad de grabar tu webinar automático que incluya alguna parte en directo.  ¿Por qué? Bueno, el objetivo es crear el espectáculo perfecto.

Siempre se crea una energía especial cuando haces cualquier tipo de evento en directo. El problema es que no siempre se controlan a la perfección todos los detalles, por eso el seminario perfecto sería aquel que complementará las dos acciones. Podría empezar teniendo una introducción en directo, después un desarrollo que ya estará automatizado (que a ti te permite la libertad de hacer lo que quieras en lo que dura el desarrollo programado) y se puede terminar de nuevo en directo.

Eso sí, para llevar a cabo esta técnica hay que ser consciente de las posibilidades de cada uno, ya que perdería mucho el sentido de la automatización de los webinars. La idea principal de automatizarlo es que lo pueda ver cualquier persona en el mundo, cualquier día y a cualquier hora sin tener que preocuparte de tener el ordenador delante. Esta opción sería para hacer seminarios de manera puntual.

Si ya tienes un curso y te interesa venderlo a través de un webinar automático, échale un vistazo a este artículo:

vender curso webinar

4. Aspectos a tener en cuenta en los webinars automáticos

Cuando se ejecuta un seminario automatizado directamente con el aspecto y la sensación de un seminario web en vivo, hay varias cosas a considerar. Pueden parecer detalles sin importancia, pero todo cuenta si queremos que no haya aspectos que desentonen cuando alguien pueda ver nuestro video varios días, semanas o meses después de publicarlo.

4.1. Dejar de lado cualquier referencia de tiempo

Algo a tener muy en cuenta es que el seminario se puede reproducir en cualquier momento y a cualquier hora, por lo que debemos de evitar expresiones que indiquen tiempo, como “Buenos días” o “Buenas noches”, ya que podría perder la esencia si queremos que parezca una retransmisión en directo. Puedes cambiarlo por expresiones como “Hola y bienvenidos a este evento”.

La idea de un seminario en línea automatizado es no engañar a nadie. De hecho, nunca recomiendo que digas expresiones como: “Esto es completamente en directo” cuando no lo es. Es mejor obviarlo y no meternos en ese terreno 🙂

4.2. Las preguntas durante el Webinar

Supongo que esta habrá sido de las primeras preguntas que se os habrán venido por la cabeza. “¿Pero, si no estoy en directo realizando la conferencia, cómo puedo responder a las preguntas que surjan?”. Obviamente no vas a poder responderlas en directo, por lo que la clave está en avisarles de que todas sus respuestas serán respondidas en la mayor brevedad posible a través del correo electrónico.

Eso sí, IMPORTANTE, si afirmas que vas a responder por correo, debes de hacerlo. No puedes dejar pendientes preguntas sin contestar porque pasarás de crear una cierta conexión con el usuario y cliente potencial, a tener una visión mala y poco profesional.

Otra forma de solucionar el problema (y la que nosotros usamos), es hacer 3 webinars en directo en los que respondas a todas las preguntas que te hagan los asistentes al evento. De esta manera tendrás decenas de preguntas y respuestas que después podrás ordenar y cargar en tu webinar automatizado. Es decir, tendrás preguntas previamente preparadas que formarán parte de todos los siguientes webinars que hagas, ya que estarán completamente automatizados. Después de responder la pregunta programada dices que no hay tiempo para más y que contestarás por mail a las preguntas que se queden pendientes.

4.3. Fomenta la venta y las promociones

Lo mejor es ofrecer un descuento mediante un código de cupón o promoción para que vean el precio original. También se puede añadir un código especial que sólo esté disponible para ese evento en concreto. Todo lo que sea “escasez” implica mayor índice de conversión por miedo a quedarse sin ello.

También puedes aprovechar para tratar de dar salida a productos o servicios de mayor valor, ya que se crea una empatía con el espectador y está más predispuesto a comprar tu producto, por lo que será un buen momento para ofertarlo.

4.4. Añade “Call To Action” que fomenten la interactividad

Para mantener el interés y la energía durante el evento, se puede hacer lo que llamamos “llamadas a la acción” (call to action) que pueden ser en forma de preguntas, encuestas, botones de descarga o el famoso botón de compra.

Se trata de mostrar una pregunta debajo o al lado del vídeo con la que pedirás a los asistentes que respondan a una pregunta relacionada con el evento, con esto se crea mayor implicación, compromiso y aumentarás la tasa de permanencia en el webinar. Algo básico, ya que te interesa que el mayor porcentaje posible de personas llegue hasta el final.

5. Plataformas para Webinars Automatizados

Existen distintos software de automatización de webinars para poder llevar a cabo este gran avance dentro de lo que hasta ahora eran las retransmisiones en directo. El problema es que no son precisamente baratos.

Pueden rondar aproximadamente entre 400€ y 8.000€ al año y aunque algunas herramientas te dejan pagar mensualmente, lo normal es que ninguna baje de los 40€ al mes. 

Esto es un desembolso medio-alto y no está al alcance de todo el mundo. Pero tranquilo, no desesperes. Si actualmente tu situación no te permite poder adquirir estos software de automatización de webinar, todavía no cierres la página.

Ten en cuenta que si tienes un negocio, tendrás la intención de seguir creciendo con él. Por lo tanto, intenta aprender lo máximo de este método para ver si en un futuro podría ser rentable incorporarlo a tus herramientas de ventas.

Si eres emprendedor siempre hay que tener un ojo en el futuro, y en este caso el futuro pasa por los webinars automáticos.

Si por el contrario eres de los afortunados que se puede permitir adquirir estas plataformas de automatización, vas a necesitar ayuda para decantarte por una. Este mercado se ha expandido mucho y se han creado numerosas plataformas (y muy buenas) como:

Todas ellas son bastante decentes, pero al final del artículo te contaré por qué Ever Webinar es la mejor herramienta para crear tu primer webinar automático y por qué la llevamos usando desde hace ya casi 2 años. Por cierto, Ever Webinar lleva siendo la mejor herramienta desde Diciembre de 2015. Ten en cuenta que anteriormente se llamaba Automated Webinar Generator de Evergreen Business System.

Fíjate en esta gráfica de Google Trends dónde se aprecia claramente el subidón de búsquedas que ha habido a partir de esa fecha relacionadas con Ever Webinar (en azul) en comparación con las otras herramientas:

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5.1. EVER WEBINAR, la mejor herramienta

Antiguamente conocido como AUTOMATED WEBINAR GENERATOR de Evergreen Business System, es un Software que se creó en 2011 y desde entonces se ha mantenido como una de las mejores herramientas de automatización de webinars que existen. Para mi, sin duda es mi preferida.

Algunas de las razones por las que Ever Webinar se ha convertido en el mejor software de automatización de conferencias son las siguientes:

  • Permite asistentes ilimitados a cada webinar y puedes tener ilimitados webinars automatizados. ¿Te imaginas tener 10 webinars automáticos, uno en cada nicho de mercado atrayendo clientes en piloto automático? 🙂 ¡hay gente que ya lo está haciendo!
  • Se ejecuta en servidores de máximo rendimiento y calidad.
  • Tiene plantillas para poder diseñar a tu gusto desde la página de registro hasta que la persona termina la asistencia del seminario.
  • En comparación con otra de las principales plataformas de webinar cómo GoToWebinar, es mucho más barato. Además, dicha plataforma no cuenta con la opción de automatizar, por lo que EverWebinar gana en todos los sentidos.
  • Te da la opción de poder ejecutarse varias veces por día y por semana. Con esto puedes adaptar el horario con la conveniencia de cada asistente y conseguir así un mayor alcance de público.
  • Hay una integración completa con AutoResponder y con plataformas de Emailing como el que nosotros usamos, ActiveCampaign.
  • Te da opciones de programación muy completas. Tiene algo que es muy útil y que sin ello no podrías dar ese realismo necesario para que parezca que la conferencia es en directo. Tiene la opción de crear asistentes falsos con preguntas que tu previamente has diseñado para que se lancen en el momento oportuno que tu desees. Por ejemplo, si quieres enlazar el tema del que estás hablando con otro y quieres dotarlo de realismo, puedes hacer que en el minuto 17, justo cuando tu preguntas “¿Hay alguna duda?”, salga un comentario de un usuario falso con la pregunta que tu habías preparado previamente. Con esto, tu puedes autoresponder lo que querías y seguir con tu conferencia. Es algo que me parece tremendamente útil, ya que te proporciona todo lo necesario para que sea una conferencia completamente real como si fuera en directo.

5.2. Características de EverWebinar (Automated Webinar Generator)

Una vez que ya conocemos las razones por las cuales EverWebinar se ha convertido en una de las plataformas de webinar automáticos más prestigiosas, vamos a conocer algunas de sus características más importantes que marcan sus ventajas competitivas respecto a la competencia.

  •  Te automatiza completamente tu conferencia. Tu grabas el video una sola vez, y la plataforma se encarga de repetirlo continuamente a cada persona nueva que se vaya suscribiendo. De esta forma, el video estará disponible los 365 días del año a todas horas, aunque tú sólo lo hayas grabado en un momento determinado. Es una de las ventajas más grandes respecto al directo tradicional.
  • Te da la opción de estar disponible para cualquier zona horaria. Esto es especialmente útil si tienes usuarios por todo el mundo. Por ejemplo, si un usuario de Sudamérica y otro de España eligen ver la sesión de las 19:00h, cada uno verá el seminario a su hora local. Con esto se elimina las preocupaciones por la zona horaria de cada país.
  • Te da la opción de alojar tus conferencias en tu propio dominio o si lo prefieres los puedes alojar en los servidores del sistema totalmente gratis. Ellos ofrecen varios dominios, como ontowebinar.com, webinarmeetingroom.com, o digitalwebinars.com.
  • Posee plantillas ya creadas que son fácilmente editables aunque no tengas conocimientos de HTML. Con esto, puedes dar una aspecto completamente profesional con muy poco esfuerzo. Además, si tuvieras conocimientos HTML también puedes crear tus propios diseños y subirlos.
  • Puedes enlazarlo con tus redes sociales. Puedes integrar tu página de registro para entrar al seminario con tu perfil de Facebook. Con esto, todos tus usuarios estarán al corriente de tus últimas conferencias y podrás aumentar tu tráfico.
  • Cuando los usuarios se registran, sus datos son integrados en el servicio de autorespondedores. Esto te permite crear tu propia base de datos con tu lista de correos y llevar a cabo una campaña de mail marketing (que es otra gran forma de ganar fidelización y aumentar la conversión). Además, es compatible con la mayoría de plataformas de autorespondedores, como Active Campaign, mailchimp, icontact, aweber, etc.
  • Cuenta con un asistente inteligente para regular la asistencia. La gran mayoría de las veces, la imagen es una pieza fundamental a la hora de medir la calidad de un servicio en la mente del usuario. Por este motivo, no queda nada bien que una persona vea que hay muy poca gente siguiente el seminario. Para solucionarlo, esta plataforma cuenta con un asistente inteligente que regula la asistencia, es decir, cuando hay muy poca gente conectada, crea usuarios falsos que van entrando en la sala de forma aleatoria y con esto se da una sensación de que es una conferencia interesante y relevante. Se puede activar cuando se prefiera, por ejemplo, cuando haya 15 usuarios o menos conectados o cuando sólo haya 1. Además, también se puede indicar hasta qué número queremos que se llene la sala.

Puedes obtener más información y adquirir esta herramienta en la web de EverWebinar. O si lo prefieres puedes ver nuestro manual en español sobre Ever Webinar.

 


Con esto nos despedimos por hoy. Espero que hayáis disfrutado con este post y sobretodo que os animéis a programar vuestros futuros webinars automáticos.

Contadme vuestra experiencia en los comentarios y si tenéis cualquier duda podéis hacérmela llegar a través del email info@masymejor.com y os contestaremos con la mayor brevedad.

¡Un abrazo fuerte Cracks!

About the author

olivaresmerlos

Emprendedor de Alto Rendimiento en masymejor.com | Socio Co-Fundador de Coobis.com | Master en Project Management por la EEN | Amante del Baloncesto | Obsesionado con el Crecimiento Personal | Viajero Inconformista.

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