Metodología Kanban

¿Te gustaría conocer un método fácil, visual y eficaz para gestionar tus tareas que te permita avanzar más rápido en tus proyectos y objetivos?

Hoy te vamos a hablar de la metodología Kanban: qué es, para qué sirve y cómo aplicarla en tu día a día con 3 sencillos pasos.

1. En qué consiste la metodología Kanban

Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales”, donde Kan es “visual”, y Ban corresponde a “tarjeta”. 

El origen de la metodología Kanban procede de los procesos de producción “just-in-time” (justo a tiempo”) que fueron inventados por Toyota a finales de los años 40.

Se utilizaban tarjetas para identificar necesidades de material en la cadena de producción y de esta forma no fabricar stock en exceso.

Pero ¿qué tiene que ver esto con la productividad y las tareas?

Hoy en día el término Kanban ha pasado a formar parte de las llamadas metodologías ágiles, cuyo objetivo es gestionar de manera visual y rápida cómo se van completando las tareas de cada proyecto.

Un Diagrama de Kanban tiene un aspecto parecido a este:

Y es una de las metodologías más usadas por Start-ups, Emprendedores y Equipos de desarrollo de proyectos que necesitan velocidad y tracción.

2. Principales ventajas de la metodología Kanban

• Muy fácil de utilizar y fácil de implantar como herramienta de trabajo en un equipo.
• Muy visual, ya que de un solo vistazo puedes saber el estado de las tareas y proyectos.
• Tienes el control de todas tus tareas, lo que te ayuda reducir la sensación de estrés.
• Te ayuda a focalizarte siempre en el “Siguiente Paso”, manteniendo claras las prioridades y aplicando la mejora continua.

2. Principios de la metodología Kanban

2.1. Elimina lo innecesario

Kanban se basa en hacer solamente lo justo y necesario, pero hacerlo bien.

Esto supone la reducción de todo aquello que es superficial o secundario.

Es lo que en Ingeniería del Software se conoce como Principio YAGNI (en inglés: ‘You Aren't Gonna Need It‘, es decir, no vas a necesitarlo).

Centrándote en lo más importante y eliminando el resto, serás mucho más productivo.

2.2. Mejora continua de procesos

Kanban no es simplemente un método de gestión, sino también un sistema de mejora de procesos y proyectos.

Al tener de forma visual todo el flujo de trabajo es más fácil medir, identificar bloqueos y mejorar en siguientes ejecuciones.

2.3. Flexibilidad en la ejecución

La siguiente tarea a ejecutar se decide de lo que se conoce como Backlog o “Tareas Pendientes” que tenemos acumuladas.

Así podremos priorizar tareas según las necesidades del momento y de esa forma gestionar mejor los imprevistos o cambios de requisitos.

2.4. Control de flujo

Se trata de mantener un flujo de trabajo constante rápido e ininterrumpido.

Por un lado tenemos tareas en cola y por otro un seguimiento del trabajo realizado, almacenando la información que nos proporcionan las tarjetas.

Al controlar el flujo de forma visual, sabemos en cada momento qué está haciendo cada persona para no sobrecargarla de trabajo.

También identificamos cuellos de botella que nos permiten tomar medidas en el momento para mantener un avance constante.

3. Pasos para aplicar la metodología Kanban

Una vez vistos los principios en los que se basa la metodología Kanban, vamos a ver cómo aplicarla en tu día a día con 3 sencillos pasos.

3.1. Crear un tablero y definir el flujo de trabajo

La idea es simple.

Imagina una pizarra en blanco

Ahora divide la pizarra verticalmente en 4 columnas iguales.

Vamos a poner nombre a las columnas.

Por ejemplo: “Pendiente de Empezar”, “Siguiente”, “En Progreso”, “Hecho”…

El tablero debe tener tantas columnas como estados por los que pasa una tarea, desde que se inicia hasta que finaliza.

Cada una de estas columnas te servirá para saber en qué estado se encuentra cada tarea en un momento dado.

Un tablero puede ser individual, solo para tu uso, o compartido por todo un equipo.

También puede ser específico para un proyecto en concreto o bien genérico para toda tu actividad. Por ejemplo, puedes tener un tablero para cada proyecto, otro tablero para tareas personales, etc.

Y estos tableros, puede ser físicos, una pizarra blanca por ejemplo, o digitales, utilizando herramientas online que están diseñadas para aplicar esta metodología.

3.2. Definir cada tarea

Para definir una tarea necesitas:

• Nombre descriptivo. Piensa bien el título. Estamos buscando un impacto visual y debe ser breve, conciso y completo.

• Descripción de la tarea. Añade una descripción algo más larga. Y todo lo que necesites para explicarla mejor.

• Fecha de entrega de la tarea y estimación de horas.

• Responsable de la tarea. Muy importante porque sino se queda ahí en el limbo y nadie la hace.

• Además puedes añadirle un color. Recuerda que Kanban es una metodología muy visual, así que los colores van a ser un elemento importante para identificar diferentes proyectos, responsables o niveles de prioridad.

El objetivo es clarificar al máximo el trabajo a realizar de un vistazo, las tareas asignadas a cada miembro del equipo, las prioridades y el objetivo global de cada proyecto.

Si tu tablero es físico, las tareas serán post-it de colores, y si es digital, elementos que irás creando dentro de tu tablero en la aplicación online que estés usando.

3.3. Ponte en acción y empieza a terminar tareas

Stop starting, start finishing.

Esto que parece un trabalenguas es el lema principal de la metodología Kanban. Es decir, “deja de empezar y empieza a acabar” 🙂

De esta manera, se prioriza el trabajo que está en curso en vez de empezar nuevas tareas.

Y precisamente, una de las principales aportaciones de la metodología Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, hay un número máximo de tareas que podemos tener en cada una de las fases.

Por ejemplo: 3 Tareas en la fase de “En Progreso” y 5 Tareas en la fase de “Siguientes”.

Y a esto, se le añade otra idea que, por muy obvia que pueda parecer, a la hora de la verdad no es así:

No se puede abrir una nueva tarea sin finalizar otra.

Si tengo 3 tareas en ejecución, no puedo empezar una nueva hasta que no acabe algunas de estas 3.

De esta manera, con la metodología Kanban eliminas el problema de tener muchas tareas abiertas pero con un ratio de finalización muy bajo.

Aquí lo importante es que las tareas que se abran y se cierren antes de empezar con la siguiente.

Y por supuesto, cuando acabes la tarea, pásala a la siguiente columna de «Hecho».

Esta es una de las mejores sensaciones que existen.

4. Aplicaciones online para implementar la metodología Kanban

Y como sabemos que nos lo vas a preguntar, por último te vamos a contar algunas herramientas con las que puedes implementar la metodología Kanban de forma online:

Trello, Asana, Kanbanflow, ClickUp, Meistertask, Monday, Basecamp, TeamWork, ZOHO, JIRA, Confluence…

¡Hay miles de herramientas!

Pero recuerda que la herramienta que utilices no es lo más importante, lo más importante es elegir una metodología y aplicarla.

Nuestro método Productividad Emprendedora es una metodología de alto rendimiento para negocios, que se basa precisamente en la metodología Kanban como uno de los pilares para avanzar al ritmo de las mejores empresas del mundo.

Empieza hoy a usar la metodología Kanban para tomar el control de tus tareas y mantener tu productividad al máximo.

Desglosando los proyectos en tareas más pequeñas y limitando la acumulación de trabajo pendiente, será mucho más fácil para el equipo avanzar y mejorar cada proceso y proyecto.

Además es divertido mover las tarjetas en el tablero y celebrar cada vez que terminas una tarea.

¿Conocías la metodología Kanban?

¿Cuáles son tus herramientas preferidas?

Nos encantará leerte en los comentarios.